Arkivutredningen – många små ändringar, men få radikala förslag i efterlängtad utredning

Äntligen låg arkivutredningens betänkande för våra ögon! I två år hade det talats i arkivvärlden om den genomgripande utredning som pågick och som skulle ge förslag på en arkivlagstiftning som anpassats efter dagens digitala samhälle, och som kanske till på köpet skulle ge lite klarhet i den komplicerade frågan om arkivlagstiftningens förhållande till dataskyddsförordningen alias GDPR. Den hade också uttryckligen i uppdrag att se över regleringen för de enskilda arkiven, vilket var efterlängtat då dessa tidigare inte uppmärksammats i författningssammanhang. Särskilt pekas i direktivet till utredningen på det intresse som finns att vårda och bevara de nationella minoriteternas kulturarv. Vidare skulle Riksarkivets (RA) roll behandlas och möjligheterna till massdigitalisering av kulturarvsmaterial utredas.  
 
Nåväl – vad blev då resultatet av mödan? Efter att ha tagit oss igenom alla 672 sidorna sammanfattar vi i det följande de viktigaste förslagen samt redogör därefter för våra egna reflektioner och tankar kring den grundliga utredningen.  

---

Skribenter: Jenny Pettersson och Anders Hedman, arkivarier vid ArkivIT.

Viktigare förslag

• Enskilda arkivinstitutioner som får statsbidrag skall framöver omfattas av arkivlagen. Detta innebär att dessa arkiv behöver leva upp till de regler för hantering av handlingar som anges i lagen. Men RA får inget tillsynsmandat över enskilda institutioner, och givetvis blir deras handlingar även framgent inte allmänna i lagens mening.  
• Utredningen lyfter vikten av att arkiv i bred bemärkelse från samerna och de nationella minoriteterna tas om hand, och vill att medel avsätts för att sametinget skall kunna samla kunskap och tillgängliggöra samiska arkivbestånd. RA skall i sin rådgivande roll särskilt uppmärksamma samerna och minoritetsgrupperna. 
• Utredningen vill se en nationell fortbildningsplan i samarbete mellan arkivinstitutioner och högskolor och universitet för yrkesverksamma arkivarier.
• Utredningen vill att RA beräknar ekonomiska konsekvenser av massdigitalisering av kulturarvsmaterial.
• Utredningen föreslår att arkivsektorn skall bli ett ämne inom den offentliga statistiken och föreslår RA som ansvarig myndighet för detta.  
• Utredningen lyfter fram det nationella arkivinformationssystemet NAD, och föreslår att RA inventerar statliga arkiv och att enskilda arkiv som uppbär statsbidrag skall rapportera till systemet.
• Man förändrar arkivlagen på ett antal punkter, bl.a. ovan nämnda att enskilda arkiv lyfts in. Vidare förtydligar man lagen och sätter lagens syfte och arkivens ändamål inledningsvis: Arkiven är en del av kulturarvet och skall bevaras och hållas ordnade för att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och forskningens behov.
• Den nya lagen vill också göra tydligare att allmänna handlingar som förvaltas av andra än offentliga verksamheter fortfarande har sin status av allmänna handlingar. 
• Utredningen föreslår även ett antal förändringar i arkivförordningen, alltså regeringens mer detaljerade bestämmelser. Bl.a. vill man att det skall stå i författningstexten att myndigheter som upphandlar verksamhetssystem måste kräva att information kan tas ut, gallras och föras över till andra system. Man vill göra tydligt att dataskyddsförordningens direktiv om utplåning av personuppgifter inte gäller handlingar som har förts över till arkivmyndighet. Vidare önskar utredningen, som nämnts ovan, att det här skrivs in att samerna skall samla information om samiska arkivbestånd, och arbeta för att lyfta fram dessa.
• Utredningen vill tydliggöra arbetsfördelningen mellan RA och andra myndigheter för att undvika överlappning. Bl.a. föreslår man att det i RA:s instruktion skall vara inskrivet att myndigheten skall driva det fortsatta arbetet med förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) medan Myndigheten för digitalisering (DIGG) får i uppdrag att fastslå format och standarder för den offentliga förvaltningen. 
• Utredningen vill renodla begreppen i lagstiftningen så att begrepp i samband med hanteringen av handlingar inte är desamma i författningar som rör dataskydd som i dem som berör arkivfrågor. Begrepp som gallring och rensning bör vara vigda åt arkivrelaterade bestämmelser, medan utplåning, förstöra med mera vigs åt dataskyddslagstiftning.
• Utredningen föreslår ett antal riktade statsbidrag till arkivsektorn. Bl.a. ett utökat stöd till enskilda och regionala arkivinstitutioner och ett riktat statsbidrag till inrättandet av arkivcentra. Utredningen föreslår också utökade anslag till RA.
• Utredningen ställer sig positiv till s.k. arkivcentra, d.v.s. samarbeten mellan kommunala eller andra myndigheter om arkivlokaler, personal med mera. Man föreslår en förordning om statsbidrag till arkivcentra. 
• Vidare vill utredningen att statliga myndigheter framgent upprättar bevarande- och överlämnandeplaner och sänder dessa till RA. Detta för att det i en digital värld är ännu viktigare än tidigare att arbeta pro-aktivt, menar utredningen. 

Våra synpunkter

Undertecknade tycker mycket av det utredningen förslår är bra, en del saknar vi, och en del tycker vi är mindre nödvändigt. Betänkandet i sig ger en bred bakgrundsteckning, både till arkivförfattningarnas historia och till arkivväsendets organisation i Sverige. Den är därför till stora delar en god repetition för den som är i branschen och säkert även användbar för den som studerar till arkivarie eller för den som helt enkelt vill förstå hur den svenska arkivvärlden är organiserad. I mångt och mycket är det en försiktig utredning, som väger och diskuterar tankar som har framkommit från olika håll under arbetet, och ofta stannar vid att ingen förändring bör göras eller att enbart en mindre justering är av nöden.  

Som Fia Ewald, konsult inom informations- och datasäkerhet, påpekar i sin blogg https://www.fiaewald.se/category/e-arkiv/ saknar betänkandet helt diskussioner om informationssäkerhet. Vi instämmer i denna synpunkt och tycker det är märkligt att den digitala informationens förvaring och hantering inte alls diskuteras ur detta perspektiv. Detta är särskilt relevant i en tid när mycket offentlig information sparas i s.k. molntjänster och i sociala medier, ägda av amerikanska IT-bolag. Skyddsklassning tas inte upp alls, trots att detta utan tvekan kan bidra till en mer rättssäker och strukturerad hantering av allmänna handlingar. Det finns även juridiska problem med information sparad hos externa aktörer, som hade behövt redas ut. 

Vi hade vidare gärna sett att utredningen i kapitlet om bevarande och gallring hade diskuterat frågan om gallring av patient- och socialjournaler. I dagsläget är grundregeln att dessa gallras efter fem år om inte den journalen gäller är född på datumet 5, 15 eller 25. Genom denna bestämmelse hindras rättskipning och den enskildes rätt att få insyn i vård som har utövats mot denne. Hävdandet av gallring av integritetsskäl kan lätt mötas genom förlängt sekretesskydd. 

Vi tycker det är viktigt och bra att utredningen lyfter fram den nationella arkivdatabasen NAD och vill göra denna mer omfattande. Vi tror att NAD skulle kunna ha en större betydelse för forskningen om fler kände till den, och med obligatorisk rapportering till systemet blir det än mer relevant.  

Vi tycker det är bra att utredningen vill uppmärksamma arkivbestånd efter samerna och nationella minoriteter, i synnerhet som handlingar som berör dessa grupper oftast är upprättade av majoritetsbefolkningen och följaktligen har dess perspektiv. Vi anser dock att utredningen även borde ha beaktat andra grupper vilkas berättelser och perspektiv riskerar att försvinna om de inte tas omhand. Vi tänker främst på de olika intressepolitiska organisationer som är representanter för grupper av människor med funktionsvariationer. Exempelvis har döva och hörselskadade flera stora organisationer på rikstäckande, regional och lokal nivå. 

Grupperna som utredningen har satts att beakta tillhör alla dem vilkas språk räknas till de nationella minoritetsspråken i enlighet med språklagen (2009:400). I språklagen nämns även svenskt teckenspråk som ett eget språk som ”det allmänna har ett särskilt ansvar för att skydda och främja”. Men av någon anledning nämns gruppen teckenspråksanvändare inte med ett ord i betänkandet. Ur ett demokratiskt, kulturarvs- och forskningsperspektiv finns det all anledning att även dessa gruppers arkivbestånd tillgängliggörs och bevaras.  

Utredningen diskuterar frågan om massdigitalisering av äldre kulturarvsmaterial. Men den beaktar inte vilka typer av äldre material som kan vara aktuellt för massdigitalisering. Vi anser att man tydligare borde ha lyft fram vikten av att digitalisera det material som p.g.a. sin medietyp eller hårt slitage riskerar att bli kortlivat. Den första gruppen utgörs ofta av audiovisuellt material, på film, foto och magnetband, samt pappershandlingar på dåligt papper med bleknande tryck. Både denna grupp, och den andra, som slits hårt genom intensivt användande finns det all anledning att inom överskådlig tid digitalisera. Medan material på stabila databärare med litet intresse för forskningen knappast är motiverat att digitalisera. Massdigitalisering är värt utreda, men inte utan eftertanke beträffande vad som skall digitaliseras, menar vi.

Vi ställer oss tveksamma till nyttan med anslag för vidareutbildning av yrkesverksamma arkivarier i samarbete mellan arkivinstitutioner och universitet och högskolor. Vi tror att dessa pengar skulle kunna användas på bättre sätt för arkivsektorn. Arkivarier har redan idag goda möjligheter till vidareutbildning via kurser vid högskolor och andra institut. Vidare anordnas välbesökta seminarier och fora av RA, arkivföreningarna med flera. Därtill deltar många arkivarier i egna nätverk och diskussionsgrupper på internet och kan om de vill hålla sig à jour genom dessa och de tidskrifter inom ämnesområdet som ges ut i Sverige och utomlands. 

En fråga som utredningen inte velat ta upp till diskussion eftersom den berör ändringar i en grundlag, närmare bestämt tryckfrihetsförordningen, är definitionen av begreppet ”allmänna handlingar”. Vi anser trots detta att innebörden i begreppet framöver behöver diskuteras, för att eventuellt anpassas efter dagens informationshantering. I dag innebär en allmän handling, en informationsbärare (på en myndighet) som har expedierats, inkommit, ingår i ett ärende, eller har justerats, eller på annat sätt färdigställts. Det är en tydlig definition i en pappersbaserad värld. Men vad i en databas med information som ständigt uppdateras och fylls på med nya uppgifter utgör allmän handling? Är den en upprättad handling från ögonblicket den togs i bruk – som ett diarium? Eller blir den inte upprättad och offentlig förrän den dagen den är avslutad och är redo att bytas mot en ny databas? För den typen av informationsmängder behövs tydligare definitioner av vad som utgör en allmän handling. 

Vårt slutomdöme är att utredningen är gedigen och genomarbetad, och i det stora hela kommer med bra och vettiga förslag som skulle kunna stärka arkivsektorn som helhet. Vår förhoppning är att resultatet kan få upp intresset för dessa frågor hos politiker och allmänhet. De förslag till anslagsförstärkningar som utredningen föreslår är i våra ögon modesta ställda mot vilken vikt det har att dagens, morgondagens och gårdagens informationsflöden tas omhand (eller gallras när det är motiverat), och tillgängliggörs.