Det är inte varje dag man får höra om att den enskilda sektorn drivit ett projekt för att införa ett e-arkiv, men det är precis var Arkiv Sörmland, Folkrörelsearkivet för Uppsala län och Föreningsarkivet Västernorrland har gjort. AIT lyckades fånga Annika Bergsland, arkivchef på Arkiv Sörmland, för att ställa några frågor om detta unika och spännande projekt.
Första frågan, och här går vi ut hårt, är enskilda arkiv viktiga och varför?
– I enskilda arkiv hörs de enskilda och privata rösterna. Det handlar ytterst om demokrati och om att andra röster än myndigheternas röster ska sparas till eftervärlden. Utan enskilda arkiv blir bara de offentliga verksamheternas perspektiv bevarade.
På Arkiv Sörmland har ni tillsammans med Folkrörelsearkivet för Uppsala län och Föreningsarkivet Västernorrland drivit projektet Enskilda e-arkivet? Vad är bakgrunden till att projektet startade?
– Redan 2016 påbörjade Arkiv Sörmland ett projekt kallat ”Ungas digitala minnen” som hade till syfte att spara sörmländska ungdomars (18–25 år) digitala minnen. Forskning har kommit fram till att unga till mindre del ansluter sig till det traditionella föreningslivet och att deras interaktion till stor del är digital genom sociala medier och i löst sammansatta nätverk. I projektet uppenbarade sig ett akut behov av att kunna bevara dessa digitala avtryck. Vi upptäckte att vi hade ett behov av ett system för långsiktigt bevarande, ett e-arkiv. Under 2017 togs det första spadtaget och våren 2018 hade vi ett e-arkiv tillsammans med två andra länsarkiv.
Hur har arbetet med e-arkivet fortlöpt?
– Det har varit mycket spännande. Tillsammans med Folkrörelsearkivet i Uppsala län och Föreningsarkivet i Västernorrland har vi utvecklat plattformen som vi kallar Enskilda e-arkivet. Genom regelbundna workshops har vi systematiskt tagit ett steg i taget, inget är självklart i en så att säga ny värld där it och arkiv möts.
Vilka utmaningar har ni stött på i projektet som du inte tror att man möter i den offentliga sektorn? Finns det något du tror gick smidigare då ni är en enskild arkivinstitution?
– Som enskilt arkiv omfattas vi inte av arkivlagen, vilket är både en fördel och en nackdel. Nackdelen är att alla enskilda arkiv saknar lagskydd och därför kan innehållet i de enskilda arkiven slängas – det är fullt möjligt och oerhört skrämmande. Det här gör dessvärre också att kommuner och regioner kan nedprioritera bevarandet och förvaltandet av enskilda arkiv. Å andra sidan förenklar det för oss när vi inte omfattas av exempelvis kommunallagen eller lagen om upphandling. Vi är så att säga mer snabbfotade och kan gå från beslut till handling på ett enklare sätt.
Vilka vinster ser ni med e-arkivet, både för Arkiv Sörmland som förbund och för era medlemmar?
– Det digitala, vare sig vi pratar om hemsidor, Facebook, Instagram, digitala bilder som ligger i datorer, på USB-stickor eller i mobiler, har länge väntat på att kunna tas omhand för långsiktigt bevarande. Nu har vi en sådan lösning. På Arkiv Sörmland har vi gått vidare med att utveckla en e-arkivportal kopplad till e-arkivet. Den ska underlätta för våra medlemmar att själva lämna digitala handlingar, minnen m.m. till e-arkivering. Vi tror att arkiveringen ska kunna demokratiseras ännu mer på det här sättet. Arkivbildarna, alltså medlemmarna, metadatasätter själva sin information.
Slutligen, vad har varit det roligaste med projektet och vilka lärdomar vill du dela med dig av till andra enskilda arkivinstitutioner som vill starta samma resa?
– Det roligast är kanske att vara i frontlinjen. Vi tre länsarkiv som samarbetar delar gärna med oss av våra erfarenheter. Vi bildade en förening den 20/6 och hade sedan vårt första styrelsemöte den 22/6. Målet är att anställa en verksamhetsledare under hösten 2022. Vill du ha mer information får du jättegärna kontakta någon av oss; Anna Andersson, Föreningsarkivet i Västernorrland anna.andersson@sundsvall.se, Per Agius, Folkrörelsearkivet för Uppsala län per.agius@fauppsala.se samt jag Annika Bergsland på Arkiv Sörmland Annika@arkivsormland.se.
Vi på AIT tackar Annika för att du tog dig tid att svara på våra frågor och följer med spänning den digitala utvecklingen inom den enskilda arkivsektorn.
Läsa gärna mer om e- arkivet här: https://enskildaarkivet.se/
Arkiv Sörmland är en arkivinstitution för näringslivet och föreningslivet i Södermanland och ett enskilt arkiv som har till uppgift att hjälpa sörmlänningar att bevara minnen från privat verksamhet till eftervärlden. Dessa länsarkiv finns över hela landet. På Arkiv Sörmland arbetar fem personer för att hjälpa medlemmar, forskare och övriga arkivintresserade med att få svar på just deras frågor eller hjälp med att arkivering, både analogt och digitalt. Kontoret och företagsarkiven finns i Eskilstuna. Föreningsarkiven förvaras i kommunerna.
Sedan 2016 har Arkiv Sörmland arbetat intensivt med digitalt bevarande, med extra regional och statlig finansiering, och har under den tiden haft en e-arkivarie anställd. Arkiv Sörmland har profilerat sig inom den digitala sektorn. Arbetet har varit mycket intressant, men inte alltid så lätt då man har varit tvungna att tänka nytt och inte kunnat ta rygg på någon som gjort det förut. Just nu är de mycket stolta över att ha sått ett frö till ett nationellt utvecklingscentrum för digitalt bevarande.
