Leif Pettersson och Enes Ramovic möttes den 3 september 2021 för att diskutera e- arkiv och hur de utvecklats genom åren.
Leif inleder intervjun med frågan – varför började landstingsarkivet i Stockholm att utveckla en e-arkivlösning?
Enes berättar att arbetet började omkring 1999–2000 av flera orsaker. Tankar kring att ta hand om digital information hade redan väckts på landstingsarkivet när Enes började där hösten 1999. Frågor kring rädslan för millennieskiftet och vad som skulle hända med all IT, privatisering av sjukvården samt ett allt större fokus på att ordna en sammanhållen journalföring inom landstinget var några av faktorerna.
Landstingsarkivet hade dessutom börjat ta emot digitala leveranser men detta skedde helt utan regelverk. Till exempel kom vid ett tillfälle en komplett server med en lapp där lösenordet var oläsbart som leverans.
Allt ställdes på sin spets när S:t Görans sjukhus såldes till en privat aktör.
Enes berättar vidare alla utmaningar de stod inför när det påbörjade arbetet. Hur gör man egentligen? Det fanns inga direkta förebilder i Sverige. Det arkivmyndigheter de kontaktade arbetade med frågan om digitalt bevarande på ett väldigt teoretiskt plan. Det fanns ingen hantering av digital information ur ett arkivperspektiv, OAIS hade ännu inte implementerats. Det fanns inga verktyg. I sitt arbete var de tvungna att tänka utanför boxen.
Med sin IT-bakgrund förstod Enes att det fanns en överhängande hotbild om de inte lyckades styra upp i detalj hur leveranser av digital information skulle gå till. Vad händer när stora mängder information kommer från potentiellt 1000-tals system över tid? Som arkivmyndighet skulle landstingsarkivet vara tvunget att samordna, styra och reglera hur leveranser skulle genomföras. De insåg snart att det inte räckte med att bara bestämma vilka filformat som skulle användas.
I början fanns det glapp i kommunikationen mellan Enes och arkivarierna. Med sin IT-bakgrund hade Enes ingen arkiverfarenhet och arkivarierna förstod inte när han talade om varför lagring, databaser och andra tekniska element var så viktiga för långsiktigt bevarande. De talade helt olika språk och det tog tid att finna en gemensam grund att stå på.
Att arbeta med bevarande av information var inte i prioriterad verksamhet inom landstinget vid den här tiden. Detta förändrades 2003–2004 då en utredning konstaterade att fler personer dog på grund av felbehandling inom landstingets sjukvård än av bilolyckor inom Stockholms län. Inom landstinget fanns vid den här tiden över 30 olika journalsystem och de var inte kompatibla med varandra. Det blev nu ett helt annat fokus kring frågor rörande informationshantering.
År 2003 upphandlades den lösning som kom att heta version 1.0. Det var svårt att veta vad som behövdes göras. De beslutade att helt enkelt våga prova. De tog fram funktionella och icke funktionella krav. Patientinformationen från S:t Görans sjukhus var den allra första leveransen. Från början var det viktigt att få rätt format in i systemet. Att det som togs emot var informationsneutralt, det vill säga att den information som arkiverades var självbärande och inte beroende av specifika operativsystem, mjuk- eller hårdvaror.
Tidigt uppstod det en del utmaningar med e-arkiv 1.0. Lösningen hade dokumenthanteringssystemet EMC Documentum som grund. En reflektion som Enes gör idag är att det är viktigt för vem ett e-arkiv kravställs. En utmaning som följt landstingsarkivet (idag regionarkivet) är att den lösning som skapades blev ett ”journalsystem light” vilket resulterade i en ganska komplex inleveransspecifikation. Snart blev det också svårt att finna kompetens som kunde systemet Documentum. Det blev mycket jobb med att stötta landstingets dagliga arbete inom sjukvården. Landstingsarkivet började en diskussion att dela upp systemet i två speglade delar. Den ena delen kallades för mellanarkiv och skulle övertas av landstingets IT-förvaltning, den andra delen skulle få status som slutarkiv och förvaltas av landstingsarkivet.
Under åren 2005–2007 utvecklade landstingsarkivet en egen arkivlösning som blev e-arkiv 2.1. Omkring 2015 var det tid att byta e-arkiv 2.1 till en ny lösning. Landstingsarkivet valde nu att upphandla en standardprodukt som e-arkiv version 3.0.
Leif undrar nu, med de erfarenheter som landstingsarkivet byggde upp succesivt genom åren, vilka lärdomar som Enes ser som de viktigaste.
I början skedde utvecklingen lite av en slump men arbetet har ändå övergripande gått i rätt riktning anser Enes. Det fanns interna utmaningar inom arkivet, det fanns en vilja att allt skulle vara ”perfekt”. Externt var utmaningen att de verksamheter som skulle leverera till e-arkivet ifrågasatte de kostnader som uppstod.
Här finns ett par lärdomar. Det räcker med tillräckligt bra! Det bästa är det godas fiende. En annan lärdom är att för komplexa specifikationer är kostnadsdrivande. Även om den specifikation som togs fram för patientinformation var för omfångsrik var ändå formen för en specifikation helt rätt. Det var och är en resa, det finns ibland inga färdiga svar. Som pionjärer inom området digitalt bevarande har arkivvärlden bara skrapat på ytan.
Det är mycket ”business” inom IT-utvecklingen. Teknikbolagen har hela tiden ett försprång och kommer löpande med nya lösningar, nya format. Arkiven har inte musklerna att hänga med till exempel med kompetensförsörjning. Enes tycker att det till vissa delar fortfarande finns ett analogt tankesätt inom arkivvärlden och det tar också för lång tid för arkiven att anpassa tänk och metoder till omvärldens utveckling.
Leif ber slutligen Enes att komma med tre råd till de som ännu inte har kommit i gång med att säkerställa digitalt bevarande. De är som följer:
Våga börja att prova!
Våga tro på dig själv!
Du har aldrig svar på alla frågor!
Enes Ramovic leder idag arbetet med e-tjänsteutveckling och digitalisering med medborgarservice i fokus inom Uppsala kommun. Enes bakgrund är dock att han är en av de sanna pionjärerna när det gäller e-arkivering i Sverige. Enes fick 2019 FAI-priset främst för sina insatser kring utvecklingen av e-arkivering.
Det som drev mig i mitt arbete med e-tjänster för arkivering var ett ”icke utforskad mark” med många utmaningar som krävt en kreativ och utanför boxen tänkande. Att möjliggöra och tillgängliggöra information för ”all framtid” är en fantastisk vision som motiverar och ger enorm drivkraft.
