Stockholm Vatten flyttade från lokaler man haft i 110 år till nya lokaler i Ulvsunda.
Stockholm vatten har en modern verksamhet som ska möta upp behoven i en växande stad av vatten-, avlopps- och avfallshantering.
I verksamheten skapas och har skapats en skatt av information som finns i arkivet. Informationen är värdefull både för verksamheten och för eftervärlden. Inför flytten från lokaler man haft i 110 år, som skulle ske våren 2016, stod Stockholm vatten utan bolagsarkivarie. I början av 2015 bestod arkivet av pappershögar, gamla pärmar och arkivboxar med sådant som ska slängas och sådant som ska sparas i en salig blandning. Arkivet var långt ifrån i skick att flyttas och skulle helt enkelt inte få plats i den nya arkivlokalen.
Ett gyllene tillfälle att ta tag i arkivet
Den förestående flytten blev ett bra tillfälle att ta tag i arkivet en gång för alla. Rensnings och ordnings- och förteckningsarbete var påbörjat sedan året innan. När Ebba Södersten, arkivkonsult från ArkivIT fick i uppdrag att ersätta bolagets arkivarie började processen med att ta tag i arkivet inför flytten med ny kraft. Projekt arkivflytt började ta form.
Projektets syfte var att flytta verksamhetens arkiv från gamla huvudkontoret på Torsgatan till en ny arkivlokal i Stockholm vattens huvudkontor i Ulvsunda. Projektet löpte från oktober 2015 till september 2016.
Nu stod vi inför ett antal utmaningar
Vi hade en tydlig deadline på grund av flytten, att färdigställa ordnandet och förtecknandet av serierna i arkivet, men hur skulle vi hinna få arkivet flyttfärdigt till dess?
En av utmaningarna för arkivprojektet var att samla ihop och ordna arkivet. Detta handlade förutom de stora mängderna och den dåliga ordningen om arbetssätt och kultur i organisationen.
Ebba har i intervju med Malin Warpare, avdelningschef på Stockholm Vatten granskat de konsekvenser som flytten av arkivet har inneburit för verksamheten.
Förut ställdes arkivmaterial okontrollerat ner i arkivlokalen, och det ledde till att material som skulle gallras (förstöras) och bevaras (sparas) blandades samman och att ingen ordning fanns. Lösningen här var att gå igenom allt material, att komprimera och gallra i det för att få ned mängden samt att ordna och förteckna handlingarna i arkivboxar. Detta viktiga arbete skulle leda till ett ordnat arkiv och en förbättrad arkivförteckning – nyckeln till att hitta rätt i Stockholm Vattens handlingar genom åren.
– ”Om vi kan vända på bilden att information försvinner när den går till arkivet, till att se arkivet som ett aktivt verksamhetsstöd under hela informationens levnadstid då tror jag att vi kommit långt.”, säger Malin
Att förändra en lång tradition att hantera arkivet som en avställningsplats och inte lämna rätt saker till arkivet var kanske ett större arbete än vad vi förstod i början. Många arkivhandlingar som egentligen skulle varit i arkivet stod också ute i huset på avdelningarna. Detta bland annat på grund av att man behållit material, i tron om att lämnas material in till arkivet så försvinner det och det syns aldrig till mer.
Men vi arbetade målmedveten med kontakten och samarbetet med verksamheten, för att kunna få in så mycket material som möjligt och få hjälp med det som redan var nedlämnat. Vi organiserade kontakten med de olika enheter och avdelningar som kunde veta vad det var för material för att få hjälp med om vad som skulle bevaras och vad som kunde gallras.
Det fanns en tilltänkt lokal för det nya arkivet, i gången mot matsalen från receptionen, men den var helt tom. Den behövde inredas med arkivhyllor och anpassas för att bli en godkänd arkivlokal.
Därför upphandlades arkivinredning i form av kompakthyllor, lämplig belysning och avlastningsbord. Vi säkerställde sedan att inredningen blev korrekt, samt brandsäkerheten och att temperatur och luftfuktighet höll sig enligt reglerna för arkivlokaler – allt för att bevara materialet på bästa möjliga sätt.
Frågan om hur arkivflytten skulle genomföras praktiskt behövde också lösas. Vi insåg att för att genomföra den komplicerade flytten av arkivmaterial, behöver man ta hänsyn till de speciella förutsättningarna ett arkiv innebär. Materialet är känsligt, exempelvis finns där glasnegativ från 1800-talet, och arkivet har en egen inre ordning som inte får brytas. Därför separerades arkivflytten från det övriga flyttprojektet och en dedikerad flyttfirma, med erfarenhet av just arkivflytt, upphandlades.
Arkiv som ska bevaras prioriteras i arkivlokalen i Ulvsunda, därför har en depålösning tagits fram handlingarna som ska gallras. Depåföretaget kommer att förvara handlingarna och sköta gallringen i egna lokaler.
Resultatet av projektet
- Allt arkivmaterial 1990- 2013 är nu ordnat och förtecknat och arkivförteckningen har förenklats och gjorts mer överskådlig. Det äldre arkivet innan 1990, levererades till Stockholms Stadsarkiv.
- En godkänd arkivlokal, som följer reglerna för säkerhet, med inredning för arkiv och med rätt luftfuktighet och temperatur för att arkivet ska kunna bevaras.
- Arkivet är flyttat i sin helhet och bara handlingar som ska bevaras finns i arkivet i Ulvsunda.
Arkivet i siffror
För att läsaren ska få klart för sig vilka mängder det egentligen handlade om i arkivet och hur mycket som har tagits med till Ulvsunda kommer här lite siffror:
- 2014 fanns det 1816 hyllmeter i arkivet på Torsgatan.
- December 2015 hade vi krympt arkivet till 1225 meter.
- 6000 volymer har gallrats från Stora och lilla arkivet och resten av huset 2015-2016. Nu har vi ungefär 500 hyllmeter handlingar i arkivet.
- Gallringen motsvarar en sträcka på 293,1 mil om du lägger ut alla arken i en rad! (Baserat på att pärmen är 8 cm bred och innehåller 600 ark). Det kan jämföras med att sträckan mellan Arlanda flygplats och Barcelonas motsvarighet är 280 mil.
Varför var det så viktigt att minska och krympa arkivet?
För att den nya arkivlokalen bara rymmer 1000 hyllmeter och att arkivet måste ha plats att växa.
Lärdomar och följder av arkivprojektet
Projektet har fört med sig en del lärdomar, medvetenheten om arkiv-och dokumenthantering har höjts.
– ”Nu har vi ju ett arkiv, och det måste vi se till att upprätthålla. Det är inte något man gör en gång och sedan inte behöver göra igen, utan vi måste se till att vi har ordentliga processer för hur vi skapar, hanterar och lagrar information, tillgängliggör och avvecklar den. Så lärdomen för [oss] är att detta är ett arbete som sker i vardagen och ingenting som någon annan kan göra, utan att varje person som skapar information ska också vara med och ta ansvar för att den tas om hand.” – säger Malin
En värdefull konsekvens av projektet är att informationshanteringen har blivit en av ledningsgruppens strategiska frågor för den kommande femårsperioden, som ligger med i bolagets strategiska plan. Så hade inte varit fallet om inte projektet hade genomförts. Arbetet med arkivet har öppnat upp ögonen för de brister som fanns och vilka konsekvenser det får. Det har också fått organisationen att lyfta blicken framåt och se vilka krav och behov som finns. Det finns ett stort intresse från allmänheten vad gäller de projekt som Stockholm Vatten driver. Det är bara en tidsfråga innan de kommer få en massa frågor och då är det bäst att ha ordning och reda på informationen.
Framtiden – På väg mot ett digitalt arbetssätt
Att vi har avslutat arkivet 1990-2013 inom projektet gör att bolaget kan koncentrera sig på att gå över till en modern informationshantering och ett arkiv som visar upp verksamheten som den bedrivs nu. Nu kan man gå vidare med att arkivera information i den elektroniska miljö där den skapas och skapa en strategi för hur informationen ska redovisas och bevaras digitalt på lång sikt.
Arvet efter projektet är ett arkiv i ordning så att man kan hitta denna skatt av information om bolagets verksamhet och historia. Arkivet kan nu användas som en resurs för verksamheten internt och kan även användas för att marknadsföra bolaget genom dess historia.
Stockholm 2016-11-16 Ebba Södersten
