För att få en samlad bild av Migrationsverkets informationsutbyten med andra myndigheter och organisationer anlitades en verksamhetsanalytiker från ArkivIT. I Migrationsverkets processer finns ett stort antal regelbundet återkommande informationsutbyten. Det gäller både när myndigheten i sin verksamhet behöver uppgifter från andra myndigheter och organisationer som när andra behöver uppgifter från Migrationsverket för att kunna utföra sina uppgifter.
Beskrivning av uppdrag:
ArkivIT genomförde en kartläggning av Migrationsverkets utbyten av information med externa parter. Kartläggningen omfattade alltifrån manuella utbyten som tekniska integrationer, såväl ingående som utgående information till myndigheten.
Inom uppdraget genomförde ArkivIT även en genomgång av bland annat integrationer, förvaltningsplaner, myndighetens klassificeringsstruktur och genomförda informationsklassningar samt dialoger med nyckelpersoner i verksamheten.
Organisation av uppdraget
Uppdraget genomfördes till chefen för Innovation och digitaliseringsenheten på Migrationsverket. Till hjälp i arbetet fanns en referensgrupp bestående av representanter från verksamheten så som verksamhetsarkitekt, informationsarkitekt, informationssäkerhetschef, verksjurist samt verksarkivarie.
Resultat
Genom uppdraget har Migrationsverket fått en tydlig och samlad bild av myndighetens informationsutbyten. Det innebär bland annat:
- förutsättningar att enklare möjliggöra en digitalisering av analoga informationsutbyten,
- en samlad bild och kontroll över det rättsliga stödet för behandlingen,
- en samlad bild avseende informationssäkerheten och behandling av personuppgifter samt
- en samlad bild av hur information används vid vidareutveckling av verksamheten.
Resultatet av arbetet förvaltas vidare inom myndigheten för att stödja verksamheten och underlätta hanteringen av myndighetens verksamhetsinformation.
Läs mer om ArkivIT:s arkivtjänster samt tjänster för verksamhetsutveckling.
