Snart tio år med R7 e-arkiv

R7e-arkiv har nu varit i drift i snart 10 år. Arkivet betjänar idag 13 av landets 21 regioner vilket täcker in ungefär halva Sveriges befolkning. Men vad döljer sig då bakom det kryptiska namnet R7? Namnet syftar på de sju regioner som utgör Uppsala-Örebro sjukvårdsregion. Detta är ingen formell region utan ett samarbete inom regionsjukvården. Det finns dock en förhistoria till e-arkivets uppkomst. 

Redan före 2008 hade dåvarande Stockholms läns landsting (SLL) tillsammans med en leverantör utvecklat ett e-arkiv för vården. Ett par driftiga landstingsarkivarier i Uppsala och Örebro tog då initiativ till att ta fram en gemensam e-arkivlösning, och efter förhandling med SLL och beslut av landstingsdirektörerna hos de sju regionerna, startade en vidareutveckling av Stockholms lösning med syfte att betjäna de sju regionerna. Tanken var då att en gemensam drift och förvaltning skulle upprättas men att varje ingående landsting skulle ha ”sin egen del” i arkivlösningen. Utvecklingen tog fart med hjälp av samma leverantör som SLL använt och man kunde driftsätta e-arkivet mot slutet av 2011.

Fler regioner har under åren tillkommit vilket lett till dagens samverkan med 13 regioner från Blekinge i söder till Västerbotten i norr. Region Stockholm har kvar sin lösning och region Skåne har gjort en motsvarande resa och vidareutvecklat SLL:s lösning. Vi är nu därför tre stora e-arkiv inom regionvärlden som kommer från en gemensam bakgrund. Under åren har också ett visst samarbete skett mellan dessa tre parter.

Inte bara vårdinformation formar arkivet. Den i särklass största delen av arkivet rymmer vårdinformation men vi hanterar även information från ekonomisystem, personalsystem, diarier samt dokumentation från genomförda inleveranser till arkivet. Fler informationstyper kommer succesivt att läggas till.

En annan viktig erfarenhet vi har tillsammans med våra regioner är att arkiveringsarbetet är mer omfattande och tidskrävande än man kanske räknar med till en början

Mellan- och slutarkiv, vad menar vi med det? 

Redan från starten har en bärande idé varit att man skall ha mellan- och slutarkiv i samma lösning. Mellanarkivet ägs av verksamheten som också har direktaccess antingen via direktinloggning eller via sitt normala vårdsystem/verksamhetssystem. Slutarkiv däremot ägs av respektive regionarkiv, och där hanteras informationen på sedvanligt sätt med kontrollerat utlämnande etc. Tanken med en samlad lösning är att man först arkiverar i mellanarkivet och att det därifrån är lätt att föra över informationen till slutarkivet när man vill göra det, utan extra arkiveringsprocedurer. Det är dock inte oproblematiskt med denna uppdelning, speciellt statusen för mellanarkivet kan diskuteras. Är det ett verksamhetssystem eller en arkivlösning? Å ena sidan skall det fullt ut vara ett arkivsystem och följa de principer och ramverk som finns kring e-arkiv t.ex. utifrån OAIS-modellen, samtidigt står mellanarkivet under samma lagstiftning (t.ex. patientdatalagen, PDL) som alla vårdsystem/journalsystem. Vi genomförde därför för några år sedan ett arbete för att klargöra frågan: Vad skall R7e-arkiv vara? Det ledde fram till att vi landade i att R7e-arkiv är ett ”system för bevarande” enligt Riksarkivets definition. Det innebär att bevarandefrågorna kommer i högsätet. Men de krav som ställs på mellanarkivet har varit en källa till ständig diskussion och de har lett till många avvägningar, och så kommer det säkerligen att fortsätta.

Vidareutveckling har hela tiden varit en central fråga. Listan på önskade förbättringar och tillägg av funktionaliteter har varit lång, och den har inte betats av i tillräckligt hög takt som vi önskat. Vi har dock kunnat avsätta en relativt stor del av vår budget till vidareutveckling, cirka 30 % som ett genomsnitt över åren. En orsak till detta är förstås att man genom den breda samverkan med många ingående regioner har kunnat frigöra medel för utveckling, även om det som sagt ändå inte alltid varit tillräckligt. Utvecklingen bedrivs i vår förvaltning både genom egna fasta resurser/utvecklare och genom kontrakt med underleverantörer.

Vi arbetar med en spridd organisation. Orsaken till detta är att all vår personal är anställd av någon av våra ingående regioner och utlånade för arbete inom samverkan. R7e-arkiv är alltså ingen juridisk person utan styrs av ett samarbetsavtal mellan de ingående parterna. Detta arbetssätt var till en början ganska ovanligt inom regionvärlden, men även om det innebär en del utmaningar så har det i det stora hela fungerat väldigt bra. Genom detta fick vi också en flygande start in i pandemins begränsningar eftersom vi redan hade fått omfattande erfarenhet av distribuerat arbete och arbete på distans. Vi följer för övrigt PM3-modellen i vår gemensamma förvaltning. Förutom vår centrala förvaltning som består av 13 personer är den lokala organisationen som finns i varje region en väsentlig del i arbetet, speciellt när det gäller inleveranser till arkivet.

Hur ser då framtiden ut?

Vi har arbetat de snart tio första åren utifrån den lösning och arkitektur som togs fram till en början. Vi ser nu ett behov av att gå in i ”andra andningen” och bygga ut lösningen dels för nya kapacitetskrav, men även utifrån det faktum att tekniklösningar inom it åldras snabbt och behöver ses över. Vi driver detta under arbetsnamnet ”R7e-arkiv 2.0” där vi ser över helheten, både teknik, sätt att arbeta, organisation etc. Detta är ett långsiktigt arbete som vi räknar med kommer att pågå under en stor del av 2020-talet. En utmaning i detta är att få till en tätare integration med de befintliga vårdsystemen i regionerna, men också att tydligare säkra bevarandekraven m.m. Vi tror också att fler regioner kan komma att ansluta sig till denna samverkan.

Vad har vi då lärt oss under dessa snart tio år?

Det vi kanske framför allt kan konstatera är att denna typ av samverkan fungerar väldigt bra på det stora hela. Alla regioner har ju i princip samma uppdrag men befinner sig förstås i olika faser, har olika systemflora etc. Visst har det förekommit situationer där vi tvingats prioritera t.ex. funktionell utveckling som efterfrågats av någon av regionerna, men ändå inte vid särskilt många tillfällen. Ett samarbete är förstås alltid ett givande och ett tagande, men med tanke på den stora besparingen som varje region gör genom samverkan är kostnaden för vissa eftergifter försvarbara. En annan viktig erfarenhet vi har tillsammans med våra regioner är att arkiveringsarbetet är mer omfattande och tidskrävande än man kanske räknar med till en början. Endast ett fåtal inleveransprojekt har varit kortare än ett år, vilket säger en del om omfattningen. Utöver detta står det klart att det är långt ifrån bara själva arkivlösningen som är viktig i samverkan. Det utbyte mellan olika regioner som blir möjligt då de t.ex. står inför att arkivera information från samma system skall inte underskattas. En stor grupp med olika kompetenser inom t.ex. arkiv och it ger möjlighet att driva arbetet framåt på ett betydligt effektivare sätt än om varje region agerar på egen hand.

Vår slutsats blir därför att, visst, samverkan innebär ibland en del utmaningar, men övervägande är ändå de vinster, både verksamhetsmässiga och ekonomiska som vi gjort.

Och sist men inte minst: Det är trevligt att samarbeta! Och det fortsätter vi gärna med in i framtiden när våra första tio år passerat.


Namn: Leif Sandberg
Roll/yrke: Förvaltningsledare R7e-arkiv
Nuvarande arbetsplats: Region Uppsala
Roligt med rollen: Att få förena komplexa IT system med arkivens hantering och att få bidra till ett gott samarbete mellan flera regioner för att skapa en kostnadseffektiv kvalitativ e-arkivlösning.