socialamedier #attarkivera, #hurgörman?, #lagligt? #måstevi?

Vi lever i en tid av snabba informationsflöden – en tid då den amerikanska presidenten meddelar sig främst via Twitter och våra myndigheter finns på Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, Youtube och så vidare. När kriser, som den som pågår just nu, uppstår i vårt land är en säker informationskälla myndighetens Facebookflöde liksom deras webbplatser. Men vad innebär det här för oss arkivarier? Kan vi lita på att det som skrivs på sociala medier diarieförs eller tas om hand för arkivering? Är det ens möjligt?

Nationalencyklopedin definierar sociala medier på följande sätt:

Sociala medier, samlingsnamn på kommunikationskanaler som tillåter användare att kommunicera direkt med varandra genom exempelvis text, bild eller ljud. Sociala medier kan skiljas från massmedier genom att de bygger på ett innehåll som produceras av dem som använder dem. 

[https://www.ne.se/uppslagsverk/encyklopedi/l%C3%A5ng/sociala-medier, 2020-02-24]

I den här artikeln används begreppet för exempelvis Facebook, Instagram, LinkedIn, Youtube, Twitter m.fl. Dock inkluderas inte webbplatser/hemsidor i denna definition.  

Utifrån ett arkiveringsperspektiv finns det flera utmaningar när myndigheten väljer att vara tillgänglig på sociala medier. Det finns även utmaningar i form av t.ex. sekretessbestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen – det måste bland annat finnas en plan för att hantera om någon medborgare skriver något som omfattas av sekretess på myndighetens sida. Bestämmelserna i dataskyddsförordningen, GDPR, kan också vara värda att titta närmare på utifrån bl.a. kontexten att myndigheten väljer att vara aktiv på sociala medier där information i många fall lagras utanför EU:s gränser. Fokus för denna artikel är dock just arkivering och omhändertagande av informationen på långsikt. 

När en myndighet är aktiv på sociala medier så skapas en kanal för både upprättade handlingar, dvs. det som myndigheten själv publicerar, och för inkommande handlingar i form av t.ex. kommentarer. Även om många sociala medier erbjuder möjligheten att stänga av inkomna kommentarer så är ju ofta en av poängerna med att finnas på ett socialt medium att man vill underlätta dialogen med medborgare. Det upprättade materialet i form av t.ex. nyheter är ofta inte den stora utmaningen när det kommer till arkivering – det är i många fall, men inte alltid, samma nyhet som sprids på flera plattformar och sparas på annat håll i t.ex. databaser för kommunikatörerna eller i diariet. Gallringsbeslut för information av ringa betydelse kan därför i många fall tillämpas på denna typ av utgående information. 

Myndigheten har däremot ingen kontroll på vad som kommer in via de sociala medierna – det kan vara harmlösa tillrop om att myndigheten gör ett bra (eller mindre bra) jobb, att någon vill tipsa om något m.m. Det kan dock också vara ärenden, som t.ex. klagomål och felanmälan, som kommer in som myndigheten måste behandla. Det går därmed inte att tillämpa ett generellt gallringsbeslut för allt som kommer in via sociala medier – det skulle vara som att ha ett generellt gallringsbeslut för allt som kommer in via post eller e-post. 

En vanlig metod för att omhänderta informationen som ska diarieföras eller bevaras hos myndigheten är skärmdumpar. Detta fungerar ofta jättebra om det rör sig om små mängder av information men kan snabbt bli tidskrävande och svårt att överblicka. Skärmdumparna kan då t.ex. diarieföras och på så sätt tillföras den metadata som krävs för att kontexten och proveniensen ska bevaras på sikt. 

Rent tekniskt är det i många fall möjligt att använda så kallade ”harvester-robotar”, spindlar eller scrapers för att samla in sin information på de olika sociala medierna. Men får man göra det? Det enkla svaret är ofta: NEJ. I de användningsvillkor som alla medlemmar godkänner när man går med i t.ex. Facebook, LinkedIn eller Instagram så lovar man att inte samla in information på ett automatiserat sätt dvs. via olika robotar eller spindlar. Metoden för automatiserad insamling som ofta används i samband med t.ex. bevarande av webbplatser är alltså inte tillämpningsbar på information som publicerats på många av de mest använda sociala medierna.

I och med att dataskyddsförordningen, GDPR, infördes i maj 2018 tillhandahåller merparten av företagen bakom de sociala medierna en möjlighet för sina användare att ladda ned sin egna data. Problemet för myndigheter är dock att t.ex. kommentarer inte inkluderas i detta utan endast det som myndigheten själv har publicerat.  Formaten är inte heller alltid så användarvänliga eller anpassade för att uppfylla offentlighetsprincipens krav på den information som företagen tillhandahåller. Dessa funktioner löser alltså inte hela problemet för myndigheterna. 

En möjlighet, som vi på ArkivIT har använt oss av, är istället att använda de funktioner som många av de sociala medierna har för att skapa appar eller tekniska lösningar för att hämta information via de API:er, dvs. en form av gränssnitt som ger möjlighet för externa applikationer att anropa den egna applikationen, som plattformarna tillhandahåller. Detta är dock inte heller helt okomplicerat då många av plattformarna har ett godkännandeflöde där apputvecklare måste motivera vad den information som hämtas ska användas till och hur den ska användas. Kontroller sker alltså av dem som hämtar information om användare på detta sätt. Fördelen om man lyckas är dock att i många fall kan då, om detta godkänns, inlägg tillsammans med kommentarer och reaktioner hämtas och bevaras i ett arkivbeständigt format – t.ex. i form av html-filer med bilder i jpeg-format. 

Sammanfattningsvis finns det alltså en rad utmaningar när en myndighet väljer att vara tillgänglig på sociala medier. Arkivering är i många fall en utav utmaningarna, men situationen är inte olöslig. 

Magdalena Sjödahl, arkivarie och projektledare. Produktägare arkivering av webbplatser och sociala medier ArkivIT.