The Next Frontier: verksamhetsutvecklare
Joel Norén Krutrök om att snubbla in på arkivvetenskap, våga misslyckas och att göra sig anställningsbar i en föränderlig bransch.
I offentlig sektor bör all utveckling av verksamhet primärt utgå från medborgarna. Allt för ofta har jag i mitt yrkesliv insett att verksamhetsutvecklingen många gånger saknat förankring i människors vardag, en erfarenhet som gjort att jag sökt mig från en tidigare förvaltande roll till mer utvecklande arbetsuppgifter. Vi känner väl alla igen omorganisationer och IT-projekt som varit både misslyckade och kostsamma, eller där slutresultatet inte blev vad man önskat. Detta är negativa konsekvenser som också underminerar förtroendet för verksamhetsutvecklingen i sig, som mycket handlar om att leda människor i förändring. Som gurun inom design thinking, David Kelley, beskriver i boken “Creative confidence: unleashing the creative potential within us all” så handlar ledarskap mycket om att skapa empati för användarna (alltså människorna) du har fått förtroendet att förenkla vardagen för. Detta gäller ju oavsett om du ska ta fram en ny tjänst eller effektivisera en verksamhet på andra sätt. Att lyckas med verksamhetsutveckling handlar också mycket om att våga misslyckas: ”Failure sucks, but instructs” skriver Kelley. Vi borde helt enkelt vara bättre på att driva framgångsrika utvecklingsprojekt utifrån all samlad erfarenhet. Detta kräver dock ofta ett förändrat synsätt för många organisationer, ett synsätt som är mer behovsdrivet.
Min väg till verksamhetsutvecklare har inte varit spikrak, utan den har i stället kantats av med- och motgångar. Någon utstakad karriärväg var aldrig min melodi. Inte heller blev jag pushad åt något särskilt håll i min uppväxt. Intresset för samhällsfrågor har dock alltid funnits där. Kanske kommer det från min barndomsmiljö med gröna vågens akademikerföräldrar och där kultur- och världsfrågor alltid diskuterades vid köksbordet. Min pappa har så länge jag kan minnas varit politiskt engagerad och haft ett flitigt föreningsliv. Min mamma är lärare med stort litteraturintresse.
Att studera på universitetet var som att komma hem för mig men jag hade väl (som många andra) mer fokus på här och nu än på framtiden, lön och status. Valet att studera språk, historia och statsvetenskap kändes naturligt. Som så många andra kom sedan verkligheten i kapp och det blev dags att skaffa sig ett yrke också (de flesta informationsförvaltare har väl kanske inte haft drömmen att bli det sen barnsben, men jag kan ha fel!). Som av en händelse snubblade jag in på institutionen för ABM vid Uppsala universitet och jag kände att här finns en ingång! Från början drevs jag av ett starkt historieintresse och lockades en del av den exotiska kufigheten som arkivarien besitter åtminstone i tv-serier. Jag insåg fort att verkligheten var en annan och att yrkesrollen i dess olika skepnader är central för pådrivande av den offentliga sektorns digitala utveckling! Detta är dock något som övrig verksamhet kanske inte alltid inser.
Mitt första jobb var en tidsbegränsad anställning som registrator på dåvarande Högskoleverket. Avancerade efter några månader till arkivarie och fick med tiden drivande roller i utveckling mot dokument- och ärendehantering, e-arkiv och att kartlägga processer. Innan jag visste det tangerade jag ofta det som kallas verksamhetsutveckling! Efter statens trygga famn gick jag över till konsultsidan och fick förmånen att under åren arbeta i en mängd olika roller och uppdrag inom informationshantering och IT-utveckling mot offentlig verksamhet, inte sällan som en brygga mellan verksamhet och IT under ett utvecklingsinitiativ. Väldigt roliga och utvecklande år. Jag har ofta sett till att kompetensutveckla mig för att bli mer attraktiv på arbetsmarknaden och för att få möjlighet att arbeta i fler roller. Detta har inneburit kurser i exempelvis projektledning, processutveckling, förändringsledning, kravanalys, tjänstedesign m.m. Detta har med tiden gjort att jag kunnat bredda scopet för nästa steg i min yrkesbana. På dagens arbetsmarknad betonas ju inte sällan flexibilitet och vidareutbildning för att möta morgondagens behov. Som informationsförvaltare/arkivarie/documentcontroller/whatever har man som jag ser det ett guldläge på arbetsmarknaden – om man är beredd att omdefiniera sig själv med jämna mellanrum.
I min nuvarande tjänst som verksamhetsutvecklare driver jag ett flertal uppdrag inom Polismyndigheten som på ett eller annat sätt syftar till att förbättra servicen gentemot medborgare via digitala tjänster. Inte sällan handlar det om att på längre sikt tänka nytt kring kontakten med medborgare och runt vilka förväntningar dessa har på en modern myndighet. En stor del av mitt arbete går ut på att utifrån myndighetens mål och strategier samla in, identifiera och analysera medborgarnas och verksamhetens behov inför en utvecklingsprocess, t.ex. i olika förstudier och verksamhetsanalyser. I detta måste flera olika perspektiv samspela och behoven måste sättas i relation till rättsliga, säkerhetsmässiga och tekniska förutsättningar. Tre frågor är här vitala: 1. Vilka behov och förväntningar har medborgare? 2. Vad behöver göras för att förbättra och effektivisera verksamheten? Det är ju inte alltid säkert att en IT-lösning är den bästa lösningen utan här kan flera olika förbättringsförslag behöva tydliggöras. 3. Vad innebär förändringen för våra system, medarbetare och processer? Vilken nytta kommer vi uppnå?
Den kanske viktigaste delen av mitt jobb är att omsätta analysresultaten och presentera dessa för relevanta målgrupper inom polisen, för att alla ska vara med på tåget och gå åt samma håll inför förändringen. I en stor organisation är kommunikation och förankring alltid en utmaning och inför införande bör detta planeras tidigt i utvecklingsprocessen. Samverkan med andra delar av organisationen är avgörande. Detta innebär att jag även är delaktig då de analyserade förändringarna övergår i kravanalys och genomförande. Samarbetet med kravanalytiker på IT-sidan är viktigt och det kan även bli aktuellt att göra kompletterande analyser utifrån vad som framkommit av t.ex. användarintervjuer eller test av prototyp.
Mitt tips om du vill satsa på en roll som verksamhetsutvecklare är att själv vara aktiv och kolla runt efter olika potentiella arbetsgivare, roller och uppdrag. Var nyfiken och skicka spontanansökningar till de som verkar intressanta. Det finns mängder av konsultbolag och organisationer som sysslar med verksamhets- och organisationsutveckling. Eller bevaka jobbannonser i offentlig verksamhet för andra roller än du kanske brukar som t.ex. verksamhetsutvecklare, projektledare eller liknande. Det finns ett stort behov av kompetens inom informationshantering och digitalisering. Efter en tid som arkivarie har man många erfarenheter och kompetenser som man kanske inte tänker på, inte minst inom samordning och kommunikation med olika målgrupper. Tänk snarare på vad du har gjort och vad du kan bidra med än vilken titel du för närvarande har. Det är lätt att låsa fast sig här. Lägg stor vikt vid dina personliga egenskaper men se till att kompetensutveckla dig ofta! Här finns en uppsjö av områden att fördjupa sig inom. Ofta har man som arkivarie en projektledande eller samordnande roll och har tillskansat sig mycket kunskap om verksamhet, juridik och teknik. Och kom ihåg att våga misslyckas! Failure sucks, but instructs.
Namn: Joel Norén Krutrök
Roll/yrke: Verksamhetsutvecklare på Informationsförvaltningsenheten
Nuvarande arbetsplats: Polismyndigheten
Det roligaste med min roll i en stor och komplex organisation är att jag får förmånen att lära mig
många olika verksamheter som alla har samhällsviktiga uppdrag. I mitt yrkesliv är jag nog mest stolt
över att jag varit orädd i att prova nya roller och uppdrag, att jag många gånger gått utanför min
comfortzone vilket har utvecklat mig både personligt och yrkesmässigt.