Kärt barn har många namn, i föreskriften för statliga myndigheter heter det verksamhetsbaserad arkivredovisning, men det kallas även processorienterad arkivredovisning eller informationsredovisning, allt beroende på vilken organisation du befinner dig i.
Oavsett namn har ArkivIT:s konsulter den kompetens som behövs och kan hjälpa er att kartlägga era verksamhetsprocesser och identifiera er information.
För att få fram verksamhetsprocesserna så görs en processkartläggning, när denna görs i syfte att beskriva information tittar man på de processer som avsätter information. Fokus brukar då vara att beskriva informationsprocesserna utifrån nuläget.
Processkartläggning kan göras i samband med verksamhetsutveckling men då ligger fokus oftast på andra variabler, där nuläge och börläge definieras.
Många organisationer går över till att beskriva sin information och sina arkiv utifrån organisationens verksamhetsprocesser. Detta sätt att redovisa arkiv och arkivinformation är obligatoriskt för statliga myndigheter. Eftersom det har visat sig att beskrivning av information och arkiv utifrån verksamhetsprocesser har stora fördelar så att flertalet kommuner och regioner valt att lämna det allmänna arkivschemat frivilligt.
Att kartlägga verksamhetsprocesser för att beskriva verksamhetens information är dessutom det sätt som ISO standarderna för LVI Ledningssystem för verksamhetsinformation (ISO 30 300) och LIS Ledningssystem för informationssäkerhet (ISO 27 000, 27 001 och 27 002) förordar för att få kontroll över sin information.
Under denna tid var allmänna arkivschemat det vanligaste sättet att strukturera verksamhetens arkiverade information. Med en ökad digitalisering i samhället stod det allmänna arkivschemat inför utmaningen att den:
Detta år utkom Riksarkivets Föreskrift om införande av verksamhetsbaserad arkivredovisning för statliga myndigheter (RA-FS: 2008:4), även kallad processorienterad arkivredovisning eller informationsredovisning. Den utgår från samma tankar som ISO-standarderna för informationshantering; LVI och LIS. Det som främst kännetecknar det nya sättet att redovisa information är att den:
Den kanske största vinsten med att beskriva informationen på detta sätt är att organisationsförändringar inte stör informationsstrukturen som förblir intakt då detta sätt att beskriva informationen är helt frikopplat från hur verksamheten är organiserad. Strukturen ändras endast om verksamhets-processerna, organisationens uppdrag och/eller verksamhet inriktning förändras.
Informationshantering handlar om att hitta bra strukturer, arbetssätt och systemstöd för organisationens information under informationens hela livscykel.
ArkivIT är experter på arkiv och digital informationshantering och kan nu erbjuda tjänster för arkivering av Facebook- och Instagramsidor.
Vi kan hjälpa er med allt från bevarandestrategi till postöppningen. Löpande stöd och snabb assistans, skräddarsytt utifrån era behov.
Vi kan hjälpa er att genomföra arkiveringar av filer eller system, hålla informationsstrukturen uppdaterad samt bevaka gallring och utföra planerad arkivvård.
När ni använder ArkivIT:s e-arkiv får ni stöd av en erfaren e-arkivarie.
Vi på ArkivIT kan hjälpa dig genom att värdera din information.
Inom offentlig verksamhet görs detta genom att utföra en så kallad gallringsutredning.
För att nå framgång i ett projekt krävs en duktig projektledare.
ArkivIT:s projektledare har mångårig erfarenhet av såväl större som mindre projekt hos olika typer av kunder.
Med en konsult från ArkivIT kan ni känna er trygga i att arbetet upprätthålls även under semesterperioden eller andra luckor i er bemanning.
Vår samlade kompetens erbjuder lösningar för alla situationer och behov.
Står ni inför digitaliseringsdrivna utvecklings- och förändringsprojekt?
Låt oss hjälpa er med er digitaliseringsresa.
Bevara historiken på era webbsidor, intranät och andra digitala kanaler.
Få ett webbarkiv som är surfbart, lättillgängligt, långtidsbevarat och mjukvaruoberoende.
Beskriv din förfrågan i formuläret eller kontakta oss via telefon 08-410 008 01 så kan vi berätta mer om hur vi kan stå till tjänst för er.
