Kommuner och regioner som går samman och bildar kommunalförbund kan med gemensamma krafter sätta upp den organisation som krävs för att driva ett framgångsrikt och modernt arkiv. En gemensam organisation med arkivarier och andra specialister gör att vi tillsammans kan arbeta för att driva utvecklingen framåt. Genom att samla flera inom samma yrkeskår skapas förutsättningar att uppnå synergieffekter och därmed högre grad av specialisering.

Organisationsformen kommunalförbund ger möjlighet att bedriva gemensam verksamhet och fatta gemensamma beslut. Kommunalförbundet Sydarkivera styrs av ett gemensamt förbundsfullmäktige med representanter från samtliga förbundsmedlemmar. Via den gemensamma styrelsen och fullmäktige blir det möjligt att lyfta frågor som berör förbundets medlemmar. Sydarkivera har blivit en gemensam plattform för samarbete med Riksarkivet och Sveriges Kommuner och Regioner (SKR), samt på Europanivå genom projektet E-ARK3 och byggnadsblocket för e-arkivering. Vi har engagerade kommun- och regionpolitiker som tar arkivfrågor på allvar. Det är en närvarande politik som beslutar om inriktningar i olika frågor, bland annat handlingsprogram, strategisk tillsynsplan och vilka informationstyper vi ska prioritera när det gäller digitala arkivleveranser. Sydarkivera är en gemensam arkivverksamhet och gemensam arkivmyndighet, inte bara en gemensam förvaltning av arkivsystem.

Många mindre och medelstora kommuner har svårt att knyta till sig rätt kompetenser för att klara av dagens utmaningar inom arkiv och informationsförvaltning. Samverkan inom olika sektorer gör att resurser kan frigöras för prioriterade områden inom kommunal verksamhet. 

Att bevara elektronisk information för framtida generationer är ett långsiktigt, komplext och kostsamt åtagande. Det innebär att det krävs samverkan mellan olika professioner och en organisation som är stabil och långsiktigt hållbar. Vi anser att en nödvändig förutsättning för att få ett fungerande koncept är att organisationen även fungerar som arkivmyndighet. På det sättet kan den gemensamma organisationen lyfta ansvar från medlemmarna. Det kan till exempel gälla ansvaret för att planera och genomföra bevarandeåtgärder för de elektroniska arkiv som överlämnats, ta hand om den ofta bortprioriterade tillsynen eller pröva sekretess vid utlämnande. Det ansvaret kan nämnder och bolag enligt arkivlagen överlämna till arkivmyndighet. Arkivmyndigheten tar då över det fulla ansvaret.

Arkivarieyrket är ett spännande område att djupdyka i.  Som arkivarie arbetar du ofta ensam, om du har tur så har du en eller ett par kollegor som förstår vad du arbetar med. Du ansvarar för ett brett område och med många olika frågor. Det kan röra sig om allt från hur man ska vika en arkivbox till hur kommunen bör hantera skyddade personuppgifter eller vilka krav som ska ställas när kommunen ska köpa in en ny e-tjänsteplattform. Det kan också röra sig om avancerad sekretessbedömning vid utlämnande av allmän handling inom socialtjänsten eller att se till att sekretessgallringen sköts på ett korrekt och rättssäkert sätt. En arkivarie behöver därför ha en god pedagogisk förmåga och kunna lagstiftningen inom offentlighetsområdet utan och innan. Du behöver även känna till din organisations historia samt kunna ordna och förteckna äldre arkiv. 

Sydarkivera är en kunskapsbaserad arbetsplats och strävar hela tiden efter att tillsammans med förbundsmedlemmarna utveckla arkivverksamheten. När man samlar flera personer inom olika yrkeskårer tillsammans med arkivarier under samma tak skapas ett mervärde. Men det kan också vara en utmaning att gå från att vara ensam arkivarie inom en organisation till att ha kollegor inom samma yrkeskår. Man är inte ensam expert längre – men vi har högt i tak och många intressanta diskussioner. Vi arbetar tillsammans, lär av varandra och får därmed en djupare och bredare kunskap tillsammans. Sydarkivera betonar eget ansvar i det egna arbetet och samverkan med kollegor.

En svårighet med en större gemensam arkivorganisation kan vara att vi kommer längre ifrån de verksamheter som skapar informationen. För att överbrygga detta har vi gemensamma arbetsträffar och arbetsmöten där vi samarbetar med tjänstepersoner inom vår förbundskrets.   De är öppna för alla som vill vara med och arbeta med olika problemställningar. Vi arbetar tillsammans för att ta fram mallar, rutiner och hjälptexter som vi publicerar i vår handbok på webben. Vi välkomnar också deltagare från organisationer utanför förbundskretsen till våra arbetsträffar och arbetsmöten.

Precis som de flesta andra arkivarier arbetar vi inom Sydarkivera med råd och stöd, utbildning, tillsyn och arkivleveranser. De flesta av oss har inget fysiskt arkiv där vi kan gå och titta och känna på arkivhandlingarna, vilket gör att det inte är ovanligt att man som arkivarie känner sig lite vilsen i början. För att strukturera upp arbetet, fördela uppgifter och förtydliga de olika rollerna vi som arkivarier inom förbundet har så har vi skapat två olika roller, medlemssamordnare och ämnesansvariga. I dagsläget är nästan alla våra arkivarier både medlemssamordnare och har ett ämnesansvar.

Medlemssamordningen är central för Sydarkiveras samarbete med sina förbundsmedlemmar. Den är till för att ge bästa stöd till förbundsmedlemmarna, använda befintliga resurser på ett effektivt sätt och öka professionaliseringen. Rutinerna har utarbetats och anpassats under de år som Sydarkivera växt från 11 förbundsmedlemmar till 33. Erfarenheten visar att det är mycket viktigt för kommunerna att ha en utpekad samordnare att vända sig till, det vi kallar medlemssamordnare. Grundtanken är att nyckelpersoner hos förbundsmedlemmar alltid ska veta vem de ska vända sig till. Det ger en tydlighet och samtidigt en närhet mellan Sydarkivera och förbundsmedlemmarna. Som medlemssamordnare lär du känna dina kommuner och får en förståelse för vilka utmaningar de står inför, och vilket stöd de behöver.

Medlemssamordnarna genomför tillsyn och har i uppgift att fånga upp frågor och behov från förbundsmedlemmarna. Där utöver ska de även svara på vanliga frågor om arkiv, informationsförvaltning, informationssäkerhet och dataskydd samt vid behov lämna vidare frågor till andra specialister inom organisationen.

Våra arkivarier delar även ansvaret för olika kommunala verksamhetsområden (t.ex. skolan, kultur och fritid, vård och omsorg) mellan sig, det vi benämner ämnesansvar. Det innebär att det finns en kontaktperson hos Sydarkivera med fördjupad kunskap och erfarenheter när det gäller ett specifikt verksamhetsområde. Den ämnesansvariga har hand om nätverk och nätverksträffar inom sitt område. 

Ämnesansvarig ansvarar för att hålla sig uppdaterad, framför allt när det gäller gallringsråd och förändringar i lagstiftning som påverkar informationshanteringen, samt ansvarar för att gallringsråden i vår mall VerkSAM uppdateras. Som ämnesansvarig arkivarie deltar du även i arbetet med leveransutredningar avseende bevarande, gallring, åtkomst och tillgänglighet till information som ska slutarkiveras. Sydarkivera stödjer förbundsmedlemmarna under hela processen med digitala arkivleveranser, från det förberedande arbetet som krävs för att kunna genomföra en digital leverans till utlämnandet från arkivet. Arkivarierna har en aktiv roll i att handlägga de digitala arkivleveranserna och hålla i kontakten med förbundsmedlemmarna tills leveransen är mottagen i arkivet. I detta arbete samarbetar ämnesansvarig med Sydarkiveras specialister inom långsiktigt digitalt bevarande, för att informationen ska kunna förstås långsiktigt, samt med it och utveckling, som hanterar mottagningen av den digitala leveransen.

Genom att bilda ett kommunalförbund och därmed samla arkivarier och andra specialister har vi skapat förutsättningar att tillsammans med våra förbundsmedlemmar utveckla arkivverksamheten till nytta för både kommuninvånare och verksamheterna.

Illustration av Magnus Heimonen.

Emilia Bergvall Odhner har lång erfarenhet inom kommunal arkiv- och informationshantering. Hon leder arbetet i Sydarkiveras enhet Tillsyn och informationsförvaltning som ansvarar för och samordnar arbetet med medlemssamordning, ämnesansvar, utbildning och tillsyn. Både på arbetet och privat ses hon ofta med ett stick- eller ett virkprojekt i handen.

Bernhard Neuman har en brokig bakgrund, allt från mentalskötare inom hälso- och sjukvårdvård till arkivarie vid statliga myndigheter, vilket har lagt en bred grund att ösa erfarenheter ur. Inom Sydarkivera driver han ett projekt för att skapa ett större centralarkiv för regioner och kommuner som behöver hjälp. Fritiden tillbringar han gärna med att renovera hus eller vid grillen med en kall dryck i ena handen.