E-arkiv

När ni använder ArkivIT:s e-arkiv får ni stöd av en erfaren e-arkivarie med att ordna er digitala information på ett säkert och korrekt sätt. Vi hjälper er att genomföra arkiveringar av filer eller system, hålla informationsstrukturen uppdaterad samt bevaka gallring och utföra planerad arkivvård.

En e-arkivslösning som är lätt att komma igång med

Säker långsiktigt bevarande av er digitala information.

Stöd av våra arkivkonsulter

När ni väljer ArkivIT:s e-arkiv för bevarande av elektronisk information får ni hjälp och stöd av en av våra arkivarier med att komma igång med systemet.

Vi driver tillsammans med er ett anslutningsprojekt där vi tillsammans utreder vad som ska arkiveras, i vilka format och hur leveransen ska struktureras.

Vi är även ett stöd i att skapa klassificeringsstruktur och ta fram sökbar metadata i e-arkivet.

Enkelt handhavande

Systemet är direkt tillgängligt för er och informationen är sökbar enligt de regler för access ni vill sätta. Självklart värdesätter och upprätthåller vi en hög informationssäkerhet. Systemförvaltare och arkivarie hos er har tillgång till administratörsverktyget i och kan välja att själv administrera e-arkivet eller att ta hjälp av ArkivITs arkivarier och utvecklare.

Teknisk specifikation

OAIS-modellen

ArkivIT:s e-arkiv följer OAIS-modellen (ISO 14721:2003). Detta innebär att det finns systemstöd för att konstruera SIP, AIP och för att tillhandahålla DIP. Vi använder etablerade e-arkivstandarder för metadata såsom t.ex. Premis. Vi är även väl förtrogna med Riksarkivets FGS:er och följer deras fortsatta utveckling av nya standarder. Ni kommer åt e-arkivet via användargränssnitt i webbläsaren. Ni kan manuellt välja filer som ska arkiveras (asynkron leverans) eller automatisera processen (synkron leverans) från verksamhetssystem. Vårt e-arkiv stödjer automatiserad arkiveringsprocess med inbyggda konverteringsverktyg. Vårt e-arkiv erbjuder flera funktioner för återsökning av den information som ni lagrar i e-arkivet.
OAIS
OAIS-modellen och dess funktionella enheter illustrerad.

Struktur & metadata

FGS för paketstruktur, METS, PREMIS, Dublin Core, EAD, ISAD(G), MODS, ISAAR-CPF m.fl. Metadata enligt FGS för paketstruktur: konstruktion av ny och/eller validering av inkommande.

Redovisning

Informationen i e-arkivet kan redovisas enligt både verksamhetsbaserad/processbaserad arkivredovisning och allmänna arkivschemat.

Stöd finns även för att exportera och importera arkivbeskrivningar i EAD XML, det vill säga bland annat det format som Riksarkivet använder för NAD.

I samband med att ni ansluter till vår e-arkivtjänst diskuterar vi tillsammans vilka anpassningar vi bör göra för att beskriva ert bestånd på bästa sätt.

Varför e-arkivera?

Fördelarna med e-arkiv är många, vi listar ett antal här nedan. Kanske finns det ännu fler fördelar för er organisation?

E-tjänster och snabbare service

Ett e-arkiv med tillhörande digitala flöden ger tjänstemännen stöd i arbetet. Äldre handlingar och ärenden återfinns lättillgängligt i en tydlig struktur, vilket utöver kortare handläggningstider och bättre service även effektiviserar arbetet i organisationen. Detta ger i sin tur en god verksamhetsutveckling och bättre arbetsmiljö i organisationen.

I dagens digitaliserade samhälle är det en självklarhet för medborgarna att själva kunna söka och ta del av information på ett lättillgängligt sätt, exempelvis få fram ett beslut på ett ärende eller hantera ett bygglov med tillhörande handlingar när helst de önskar (dygnet runt) via några knapptryck i en e-tjänst. Då kan inte bygglovsritningar förvaras på papper eller mikrofilm i ett traditionellt arkiv. Genom digitalisering och e-tjänster behöver inte medborgaren vänta på att beslut skrivs ut, postas och slutligen når brevlådan efter handläggnings- och utlämningstiden.

Genom att ha ett bra användargränssnitt, integrationslösningar och e-tjänster blir den arkiverade informationen tillgänglig för alla som har behörighet att söka efter den.

Krav på öppenhet

Alla kommuner, landsting, regioner och kommunala bolag måste uppfylla offentlighetslagstiftningen. E-arkivet är ett stöd i att säkerställa öppenhet och det blir mycket enklare att möta detta med ett e-arkiv och digitala flöden i organisationen.

Ett e-arkiv främjar delaktighet och transparens genom organisationen och mot allmänheten.

Miljövänlighet

E-arkivet med tillhörande e-tjänster och övriga omkrinliggande digitala flöden bidrar till en minskad pappersförbrukning, vilket är en mycket god miljömässig vinst.

Arkivlagen och vårt digitala kulturarv

Arkivlagen gör inte skillnad på analog och digital information vilket gör att samma krav gäller för bevarande och arkivering även för digitalinformation hos myndigheter. E-arkivet hjälper er som myndighet att följa lagar och regelverk för bevarande och arkivering.

Utöver regelefterlevnad kommer insamlandet av digitala, långtidsbevarade, handlingar i e-arkivet att underlätta för framtidens forskare att förstå hur samhället såg ut.

För vad händer annars med den digitala information som vi skapar och tar emot idag när filerna inte kan läsas ochprogrammet som användes för avläsning har gått ur tiden sedan länge. Då är risken stor att informationen (det vill säga vår gemensamma, numera digitala, samtidshistoria) går helt förlorad för framtida generationer och forskare, om inte ett e-arkiv finns på plats i tid.

Minskade kostnader

Med ett e-arkiv i funktion kan ni minska era kostnader i organisationen på flera olika sätt. Ni minskar de långsiktiga kostnaderna för manuell hantering och arkivering när de digitala flödena är på plats. Ett e-arkiv förenklar även processen vid byte av verksamhetssystem och ni slipper betala dubbla licenskostnader när det äldre systemet helt kan tas ur funktion – med bibehållendata insamlad, anpassad för långtidsbevarande och sökbar i e-arkivet. Därtill kan ni minska kostnader för lokaler och utrymmen när ni börjar att spara digitalt i ett e-arkiv istället för i ett fysiskt arkiv som garanterat tar större plats.

Vad är ett e-arkiv?

Ett e-arkiv är ett system för digitalt långtidsbevarande och hållbar hantering av digitala handlingar. Hos en myndighet hittar man allmänna handlingar i e-arkivet, De filer som förvaras i e-arkivet kan vara alltifrån textdokument, bildfiler, videofiler, ljudupptagningar, kartor till databaser.

Informationssamhällets ökade krav

Införande av e-arkivet i organisationen är svaret på framförallt samtidens digitalisering och ökade krav på effektivisering i samhället.

Då e-arkivet är fristående från övriga verksamhetssystem får organisationen en bättre möjlighet att använda sin data till e-tjänster, vilket öppnar upp både vad gäller tillgänglighet och möjligheter – för både medborgare och verksamhet.

Det enhetsoberoende långtidsbevarandet i e-arkivet tillför såväl praktisk nytta i vardagen samt bereder väg för ett digitalt kulturarv för kommande generationer och forskare att ta del av. Därtill är det både ekonomiskt och miljömässigt försvarbart.

Bilder från arkivet

Medelpunkten i organisationens informationshantering

E-arkivet är en funktion som agerar i syftet att säkra en hållbar informationshantering. E-arkivet innehåller en rad funktioner för all hantering som krävs (likt ett traditionellt arkiv men helt digitalt), där finns funktioner för inleverans, arkivering, lagring, gallring, administration, återsökning och utlämnande/utfående.

För att handlingarna ska kunna vara bevarade lång tid framöver så är de helt frikopplade från de system de från början skapats i, det vill säga enhets- och systemoberoende. Informationen ska fortsatt vara läsbara och sökbara i e-arkivet trots att den IT-miljö/verksamhets-system som filerna först skapades i sedan länge är utbytt och support för dessa har upphört. Handlingarna säkras kontinuerligt från förluster genom validering, kontroller och tester i e-arkivet.

Att enbart lagra all information i ett verksamhetssystem kan leda till förlust av information för all framtid. Alla verksamhetssystemen har en begränsad livslängd och är inte anpassade för att kunna hantera information över mycket lång tid. För att säkerställa upprätthållande av autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet hos de allmänna handlingarna måste därför ett e-arkiv till.

Relaterade tjänster

Läs våra senaste inlägg på området