En kris hanteras på olika nivåer samtidigt. Det vi tänker på i första hand är förmodligen en operativ krishanteringen som släcker bränder eller letar efter överlevande i rasmassor. Men parallellt sker ett styrnings- och planeringsarbete i en krisledningsstab som kan befinna sig alldeles intill händelsernas centrum, i ett kontorsrum eller nere i ett bergrum. Båda sidorna är lika viktiga men ju mer omfattande eller långvarig krisen är desto mer betydelsefull blir ledningsfunktionen och dokumentationen. 

Det är inom ledningsstaben största delen av arkivhandlingarna skapas. Krisledningens arbetsmaterial och slutprodukt är nämligen information. Man tar emot information från olika aktörer i krishanteringen: lägesrapporter, behovsframställningar, bemanningsuppgifter och så vidare. Inkomna uppgifter bearbetas till lägesbilder, prognoser och strategier för den fortsatta hanteringen av krisen. Den här informationen kan sedan användas för olika syften: hålla allmänheten informerad om vad som hänt, rapportera till ansvariga myndigheter, göra framställningar om resurser från myndigheter eller näringslivet samt göra prognoser på vad som kan förväntas hända längre fram och hur det kan komma att påverka befolkningen inom området. Att någon leder krishanteringen på ett systematiskt och beprövat sätt ökar förutsättningarna för att minimera riskerna för människor och ekonomisk förlust. Att krisledningen hanterar informationen på ett sätt som uppfyller lagkrav och standarder är en förutsättning för att det ska vara möjligt att göra en uppföljning och utvärdering av hur krisen hanterats. Det är också viktigt för att erfarenheterna ska kunna användas för att förstärka beredskapen och arbetssätten inför kommande kriser. 

Vi har under de senaste kriserna fått flera exempel på hur man inte ska göra, till exempel efter de dygnslånga trafikstoppen på E22 i januari 2024 har Trafikverkets hantering kraftigt ifrågasatts. Dokumentationen i sig har varit bristfällig och problemet växte ytterligare genom att viktiga sms-konversationer rörande trafikstoppet raderades. Riksarkivet har gått ut och uppmanat till utökat bevarande vid kris. Den uppmaningen betyder inte så mycket om man inte dokumenterat åtgärder eller inte har hanterat information på ett sätt som gör det möjligt att samla in den efteråt.  

Demokratisk beredskap en viktig del av krisberedskapen 

Det finns personer som börjar bli skeptiska mot myndigheternas agerande. Vi som jobbar med informationshantering kan vara en viktig del i att motverka att det sprids oro och skepticism genom att öka förutsättningarna för en god informationshantering oavsett det är ”business as usual” eller en omfattande kris man jobbar med. Det är lätt att tänka att sms, e-post, dokumentation av ställningstaganden med mera raderas medvetet. Och så kan det förstås vara ibland, men min övertygelse är att det sällan sker medvetet utan det beror på brist på kunskap, insikt och fungerande rutiner. Men för att informationshanteringen ska fungera under krishantering måste rutinerna och kunskapen komma på plats och övas på innan så dokumentationen sker naturligt under arbetets gång. Det har nämligen sina utmaningar att hantera information korrekt i stridens hetta. Och när krisen är över lämnas dokumentation över som en dump till arkivet som inte har en aning om hur det hänger ihop för de är inte insatta i sammanhanget. I värsta fall samlas inte informationen ihop utan ligger kvar i filhanteringsytor, i mobiltelefoner eller i högar med anteckningar tills de slutligen slängs för att de är obegripliga utan sitt sammanhang. Det är stora mängder information som flödar runt i en ledningsstab och för att få allt på pränt krävs att alla arbetar systematiskt och förstår vikten av att dokumentera på papper eller i ett IT-system.  

Det låter ganska lätt eller hur? Vad kan då gå fel? 

Informationens flöde genom staben 

Jag ska ge en kort beskrivning av hur information tas emot, dokumenteras och sprids vidare om man följer det etablerade arbetssättet som bland annat används av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och som lärs ut i utbildningarna för stabsassistenter. En stabsassistent är en person som är utbildad i att på olika sätt assistera i en krisledningsstab, det kan handla om allt från att sammanställa lägesrapporter till att hålla stabspersonalen vid gott mod genom att brygga det bästa kaffet. 

När informationen om krisen kommer in till staben (till exempel genom ett telefonsamtal) tas den emot av stabsassistenten som skriver ner allt som sägs, det inkommande meddelandet dokumenteras i loggboken och förses med ett löpnummer. I loggboken ska alla viktiga händelser och all inkommande och utgående information noteras, de första händelserna är att staben och loggboken upprättats och sen rullar det på ända tills krisen anses avslutad och staben avslutas. Loggboken är en allmän handling och ska diarieföras, den blir sökingången till dokumentationen över krisen. Löpnumret som används i loggen kallas Tidnummer (TNR) och består av dagens datum och klockslaget, så om jag skulle logga den här texten nu skulle tidnumret vara 042220, alltså klockan 22.20 den 4:e (juni), om krisen håller på i flera månader kan således samma TNR återkomma varje månad.  

Spårbarhet 
Tidnumret är jätteviktigt för det är det som håller ihop ärenden i en stab. Efter att assistenten tagit emot informationen avgör stabschefen hur den ska spridas vidare, vilka roller i staben som ska agera på den och förstås om den verkar trovärdig. Inom staben används olika tablåer för att sprida informationen internt, en tablå förs ofta på White board eller ett blädderblock så alla som jobbar i staben kan ta del av informationen, numera kan det naturligtvis också vara en fil som visas upp på storskärm. Tablåernas innehåll varierar beroende på vilken information som är viktig för den pågående krisen; väderförhållanden, resurser som används just nu ochresursbehov. En karta över området där platsen för viktiga händelser markeras är också vanligt. Noteringarna på tablån förses med tidnumret som hänvisar till loggboken och den skriftliga dokumentationen från inkommande meddelande. Med stöd av tablåerna är det lättare att få en överblick av nuläget, möjligheter och förutsättningarna för att lösa olika delar av krisen. Den här informationen utgör också underlag för de beslut som tas, rapporter som skrivs och svar till journalister och övriga intressenter. Utgående information eller interna beslut och protokoll som upprättats hanteras på motsvarande sätt, de får ett tidnummer och dokumentet läggs till pärmen (analog eller digital) så att man hela tiden upprätthåller en spårbarhet. Det är därför ett mantra bland stabsassistenter att för att något verkligen ska anses ha hänt så ska det vara infört i loggboken.  

Ett ärendes gång 

Det låter ganska lätt eller hur? Vad kan då gå fel? En sak är förstås att det på staben i en modern civil myndighet inte bara är en enda telefonlinje in till staben så att alla samtal går direkt till assistenten med loggboken. Alla har en egen mobil, de får mail, de får information genom personliga möten och så vidare. Det kan periodvis även vara väldigt mycket information som strömmar in samtidigt så det blir svårt att hinna med att hantera allt. Dessutom saknas ofta kunskapen om vikten av att informationen sparas för uppföljning och utvärdering av krishanteringen. Bortsett från stabschefen och stabsassistenten som kan betraktas som experter och inövade i sina roller så består de övriga rollerna i staben av personer som tillsatts för att de är experter inom de områden krisen berör. De kanske inte är lika strukturerade så den information de tagit emot direkt eller själva producerat kan finnas i olika former; mail, Post-It-lappar, anteckningsblad, i block, e-post, sms, chattar med mera som inte kopplats till ett ”ärende” genom tidnumret. Det blir helt enkelt inte lätt att samla ihop och få tag på allting efteråt och ofta ser personen inte sina egna anteckningar som särskilt viktiga utan som arbetsmaterial med ett kortsiktigt värde. 

Jag är aktiv inom svenska lottakåren där jag utbildar stabsassistenter och vidareutbildar en del av dem till registratorsassistenter. Trycket på registraturen i övrigt ökar också under en långvarig kris och man inser att bemanningen tillfälligt kan behöva förstärkas genom personer som övats i organisationens krishantering, som fått lära sig systemen och kanske framförallt är säkerhetsprövade hos myndigheten. Jag lär ut till alla mina elever att de ska kräva att få kontakt med myndighetens registratur och arkiv så fort de skrivit på sitt avtal. Och fråga efter informationshanteringsplanen för att veta vad de ska spara och vad de får rensa som arbetsmaterial.  

Arkivariens ansvar att vara proaktiv 

Min uppmaning till arkivfunktionerna är att ta reda på hur myndighetens krisorganisation ser ut och få en genomgång av hur de övar i att dokumentera information och händelser under kriser. Om de är vaga och undflyende i sina svar ”det kommer vi att utarbeta under arbete, vi jobbar agilt” måste ni pressa dem. Tänker de jobba på papper och väggtavlor, i ett verksamhetssystem eller med lösa filer? Om de jobbar digitalt – hur försäkrar de kontinuitet om det blir strömavbrott eller nätverket ligger ner? Hur upprätthåller de spårbarhet mellan åtgärder, underlag och beslut/rapporter? Hur ser rutinen ut för att samla all inkommande information till en händelselogg eller motsvarande om informationen kan strömma in genom olika personer och olika kanaler?  
Om de kan svara på dina frågor så är det bara att dokumentera och föra in i informationshanteringsplanen. Om inte, ja då är det dags att jaga på dem. Våga vara lite obekväm och påstridig. Att arkiv och registratur är involverade i myndighetens beredskapsarbete är en viktig faktor för att dokumentationen ska uppfylla de krav som faktiskt ställs av Riksarkivet och ansvariga myndigheter inom krisberedskap. 

Informationsredovisning 

De handlingstyper som uppstår inom krishanteringen måste tas upp i informationshanteringsplanen och det måste vara lätt att identifiera de processer de ingår i. De handlingar som måste diarieföras behöver en processtillhörighet för att ärendena ska få ett sammanhang. Jag har noterat att det är många myndigheter som säger att de kommer att redovisa informationen från krisledningen i den ordinarie verksamhetens processer. Om man gjort valet för att man inte vill ha en processgrupp för aktiviteter som förhoppningsvis aldrig kommer att behövas eller om man gjort det för att kunna dölja ärenden som rör krishantering må vara osagt. Det förekommer säkert olika ställningstaganden. Men man bör ändå göra det möjligt att hitta alla handlingar som handlar om hanteringen av en specifik kris om inte för annat så för att kunna ha en egen uppföljning av den, kanske kan man lösa det genom fastslagna sökord eller taggning.  

Som jag ser det så vinner man på att ha en egen processgrupp för de processer/ärenden som kan förekomma inom krishanteringen för att lätt hitta dem i informationshanteringsplanen. Det underlättar för personer som hanterar informationen att ha de möjliga processerna samlade och det blir också lättare att hitta dem både för verksamheten själv och allmänheten. I ett framtida forskningsperspektiv blir det nästan omöjligt att särskilja beslut tagna av krisledningen från beslut tagna av den ordinarie myndighetsledningen om man inte kan hålla isär dem genom strukturen. Det underlättar insynen och visar att myndigheten kan skilja på ordinarie verksamhet och kris & beredskap även om processerna ser ungefär likadana ut så är tidsaspekten annorlunda och beslutsvägarna skiljer sig med annan delegation och snabba beslut som inte hinner beredas och remissas som i den ordinarie verksamheten.  

Alla myndigheter har fått instruktioner om att se över sin beredskap, det gäller även oss som jobbar med arkiv och registratur och arbetet med kontinuitet och redundans i informationshanteringen är något vi måste ta aktiv del i för att det ska bli bra. 

Martina Engsjö Lindgren

Sektionschef, Regelverk och Strategi

Arbetsförmedlingen  

Har under mina 25 år som arkivarie jobbat med informationens hela livscykel och om det är något jag lärt mig och vill föra vidare så är det att alltid ligga steget före! Tänk strategiskt och styr upp hur informationen ska hanteras innan den skapats. Informationshanteringsplanen kan vara arkivariens World Domination Plan, använd den som det!