Allmänna handlingar och webbsidor – Lagen, verkligheten och (o)tillgängligheten av Viktor Lundqvist

Om du frågar någon som jobbar inom sektorn informationshantering hur man ska hantera allmänna handlingar på kommunala webbsidor går den mest självklara associationen till lagen om allmänna handlingar. Efter det kommer vanligtvis frågor om sekretess och personuppgifter/GDPR. En faktor som oftast inte uppmärksammas på samma reglerade nivå är om webbplatsen eller handlingarna är tillgängliga för personer med funktionsnedsättningar.  

En vanlig föruppfattning, eller kanske snarare död vinkel är att anpassningar gjorda för personer med en funktionsnedsättning inte gynnar tillgängligheten för andra grupper. Därför ses detta som något extra man lägger till för att man måste. Det många inte tänker på eller som man glömmer bort är att om man bygger något så att det funkar för de som har det svårast från början, blir det bara enklare för resten. Om tröskeln är låg nog för rullstolar att passera utan problem minskar även risken att andra snubblar över den.  

Den så kallade DOS-lagen, Lagen om Offentlig Digital Service reglerar detta och den pekar mot “Web Content Accessibility Guidelines” (WCAG).1 WCAG är en samling riktlinjer hur man gör webbsidor och digitala tjänster tillgängliga. Processen kring att arbeta med tillgänglighet i en organisation stannar ofta när man tycker att man uppfyller WCAG. Det tyckandet försvinner när folk börjar ringa, posta eller mejla in sin begäran om allmän handling för att de inte kan hantera webbplatsen. För att lösa detta behöver verksamhetens webbutvecklare ett fokus på enkelhet, begriplighet och sådant som kan sägas höra till kognitiv tillgänglighet.  

Faktaruta   

Kognitiv tillgänglighet: Kognition är hjärnans förmåga att ta in och hantera information. Kognitiv tillgänglighet är kort sagt hur lätt (eller svårt) det är att förstå saker och miljöer, vare sig dessa är fysiska eller digitala. Om något är helt kognitivt tillgängligt behöver man i princip inte ställa följdfrågor. Så snart du ställer dig frågor som vad något är, hur det fungerar, vart en funktion sitter eller liknande frågor har du stött på kognitiv otillgänglighet. Alltså det som inte blir intuitivt. Kognitivt tillgängliga saker går ofta obemärkt förbi då vi inte behöver tänka särskilt mycket på dem. Begreppet kognitiv tillgänglighet gäller alltså miljö och objekt.  

Kognitiva funktionsnedsättningar är alla tillstånd som gör kognition svårare för en individ. Detta innefattar allt från hjärnskador och neuropsykiatriska diagnoser till stress, depressioner och till och med berusning. 

Den sortens tillgänglighet som grundar sig på anpassning efter kognitiva funktionsnedsättningar regleras inte i DOS-lagen. Det finns en standard för kognitiv tillgänglighet. Den heter ISO 21801:12020 och är en internationell standard som tagits fram i samarbete med Begripsam.2 Denna beskriver hur kognitiv tillgänglighet kan uppnås i system, produkter och tjänster.3 DOS-lagen hänvisar inte direkt till denna standard, men standarden uppfyller i princip lagens krav. Begripsam har skapat en uppsättning filmer som förklarar standardens huvudinnehåll och arbete pågår att göra den mer lättillgänglig.4 

Kommuner och allmänna handlingar på webben  

Kommuner och myndigheter lägger ut allmänna handlingar på sina webbplatser som annars skulle begäras ut via arkiv- och registratorsfunktionen. Det kan exempelvis röra sig om protokoll från kommunala nämnders sammanträden. Flera kommuner har även börjat lägga upp sitt diarium på kommunens webbplats. Detta är ett stort och positivt steg. Medborgaren får tillgång till nästan allt som inte har sekretessbelagts utan att de ens behöver fråga och allt finns digitaliserat. Men räcker dessa satsningar till att handlingarna blir tillgängliga i praktiken?  

Jag ser en stor risk att mycket tid och resurser läggs på lösningar som allmänheten sedan måste vägledas och instrueras i för att kunna använda. Diarium och arkiv kan vara svåra att förstå och navigera i för en ovan medborgare. En otydlig digital lösning förflyttar denna förvirring geografiskt från myndigheten till individen. Användaren förväntas anpassa sig till systemens design när det bör vara tvärt om. Ett exempel på ett dåligt utformat system är Skolportalen som används i Stockholms stad. Appens recensioner på varje app-store talar ett tydligt och aggressivt språk. Till och med Stockholms stads egen användarundersökning för 2022 konstaterar i sin sammanfattning att:  

 ”Både elever och vårdnadshavare beskriver i undersökningen att Skolplattformen inte underlättat deras kommunikation med skolan och lärare; en bild som bekräftas av lärarna och skolledarna som besvarat enkäten. På grund av svårigheterna med att använda Skolplattformen har ett parallellt kommunikationssystem skapats av skolorna för att säkerställa att information når hela vägen till elever och vårdnadshavare.”5 

Till råga på svårigheterna som finns i att navigera sig fram till de handlingar man söker i publika lösningar är ofta att själva handlingarna inte tillgängliga. Filformat och tekniska begränsningar är ett stort problem. Många användare har gammal utrustning och mjukvara som inte kan öppna filerna korrekt och den tekniska lösningen kan vara väldigt begränsad i vilka format och upplägg den kan spotta ur sig informationen. Även vanliga PDF-filer eller Microsoft Office filer kan vara otillgängliga när lösningen som skapat dem inte är väl anpassad. Den person som inte lyckas hitta vad den söker eller som inte kan komma åt informationen i handlingen kommer antingen att ge upp sitt sökande eller kontakta myndigheten i fråga och begära ut handlingar. Vi är då tillbaka på ruta ett. Så hur gör vi dessa digitala lösningar tillgängliga? 

WCAG och dess begränsningar  

Den tidigare nämnda WCAG är otroligt viktig och hjälper användare som annars troligen inte skulle uppmärksammas. Däremot har WCAG i stort sett skapats för att hjälpa personer som har svårt att se, svårt att höra eller som har motoriska svårigheter. Kognitiva funktionshinder och kognitiv tydlighet är som mest en eftertanke.6 Som medlem i Föreningen Begripsam kan jag med stolthet hänvisa till statistik från en unik undersökning skapad av Begripsam AB “Svenskarna med funktionsnedsättning och internet.”7 Denna undersökning bygger vidare på Internetstiftelsens årliga undersökning “Svenskarna och internet.”8 Begripsams undersökning har till skillnad från Internetstiftelsens undersökning, frågor och svarsmetoder som är anpassade för att få fram statistik över hur just grupper med olika funktionsnedsättningar använder eller inte använder internet. Resultaten är tydliga. 

Bild 1 illustrerar de specifika proportionerna av olika grupper med funktionshinder i ett cirkeldiagram.

 
https://www.begripsam.se/images/18.7a157e0118125cbf13c24cad/1655132101774/11%20illustration.png 
Bild 2 illustrerar grupper som ingår i Begripsams undersökning ”Svenskarna med funktionsnedsättning och Internet”. Grupperna representeras proportionerligt, men illustreras med människor för att vi inte ska glömma människorna bakom statistiken. Endast de inringade omfattas av tillgänglighetskraven i webstandarden WCAG.”9 

Av de grupper som omfattas i undersökningen är det alltså endast de inringade som får direkt stöd genom WCAG. Riktlinjerna fyller en viktig roll för grupper som annars kan glömmas bort för att de helt enkelt är för små. WCAG kan också underlätta vissa specifika problem för de med kognitiva funktionsnedsättningar, men är långt ifrån att vara en helhetslösning. 

Historik 

EU direktivet 2016/2102 “Om tillgänglighet avseende offentliga myndigheters webbplatser och mobila applikationer”10 Utfärdades i oktober 2016 och i juli samma år fick Riksarkivet i uppdrag att främja arbetet med att tillgängliggöra information och öppna data från statliga myndigheter för vidareutnyttjande.11 
Detta resulterade i längden i två viktiga steg. Sedan 2018 har den tidigare nämnda DOS-lagen  (“Lag om tillgänglighet till digital offentlig service” (2018:1937)) funnits för att uppfylla EU-direktivet och den nya Myndigheten för Digital Förvaltning (DIGG) ansvarar för att ge ut föreskrifter, utöva tillsyn och ta över riksarkivets arbete på området. DIGG ger årligen ut rapporter över digitaliseringen av statliga myndigheter år för år och över vilka strategiska prioriteringar som krävs för digitaliseringen framöver. DIGG kan också utfärda krav på åtgärder och ytterst kräva att ägare till webbplatser blir ålagda viten de dröjer med att uppfylla tillgänglighetskrav.  

Till råga på svårigheterna som finns i att navigera sig fram till de handlingar man söker i publika lösningar är ofta att själva handlingarna inte tillgängliga. 

Avslut  

Bra webbplatser med tillgängligt material gör det enklare för såväl medborgaren som för registraturen och arkivet. Men vi får inte inbilla oss att informationen på våra webbsidor kan nå ut till alla. Oavsett hur digitalt samhället blir kommer det alltid finnas människor som de etablerade systemen inte fungerar för. Jag hoppas innerligt att de digitala framstegen kommer frigöra mer tid och resurser att hjälpa dessa medmänniskor som så ofta inte syns i några mätningar och vars problem därför inte heller gör det. I Douglas Adams bok “Liftarens guide till galaxen”/”Hitchhikers guide to the galaxy” visste inte mänskligheten om Vogonernas planer att demolera hela jorden för att bygga en rymd-motorväg. Mänskligheten påstods inte ha någon ursäkt för att de inte sagt ifrån tidigare då all dokumentation om demoleringen varit tillgänglig hos Vogonernas planeringsavdelning i Alfa Centauri galaxen i 50 år. 

Fotnoter

  1. https://www.w3.org/WAI/standards-guidelines/wcag/
    https://www.w3.org/WAI/standards-guidelines/#guidelines https://www.w3.org/WAI/standards-guidelines/     ↩︎
  2. https://www.w3.org/WAI/standards-guidelines/wcag/
    https://www.w3.org/WAI/standards-guidelines/#guidelines https://www.w3.org/WAI/standards-guidelines/     ↩︎
  3. https://www.begripsam.se/lar-dig-mer/digital-tillganglighet/iso-standard-for-kognitiv-tillganglighet
    https://www.sis.se/produkter/halso-och-sjukvard/hjalpmedel-for-personer-med-funktionsnedsattning/hjalpmedel-for-personer-med-funktionsnedsattningar/ss-en-iso-21801-120212/     ↩︎
  4. https://www.begripsam.se/om-oss/foreningen-begripsam/projekt-digikog/filmer-om-iso-standarden-21801 ↩︎
  5. https://start.stockholm/globalassets/start/forskola-och-skola/skolplattformen/anvandarundersokning-skolplattformen.pdf Sida 5 ↩︎
  6. Fysiska funktionsnedsättning påverkar fysiska förmågor och förmågan att göra något med sensoriska begränsningar som till exempel syn eller hörsel. Kognitiva funktionsnedsättning påverkar hur information kan hanteras och bearbetas. En dörr med dålig fysisk tillgänglighet kan vara tung och trög att öppna och ha ett handtag som är svårt att greppa. En dörr med dålig kognitiv tillgänglighet är svår att lista ut hur man öppnar, åt vilket håll, vad som är handtaget och hur man vrider på det. I båda fallen är det viktigt att betona att det inte är människan eller diagnoser som är hindret. Hindren uppkommer endast om miljön (även digitala miljöer) inte är anpassade för människorna som ska använda dem. Dörren är problemet, inte den som ska öppna den. En dåligt anpassad miljö blir ett funktionshinder för användare oavsett diagnoser. ↩︎
  7. https://www.begripsam.se/forskning/internet ↩︎
  8.  Undersökningen ”Svenskarna och Internet” har stora problem med sin tillgänglighet som gör att de flesta med funktionsnedsättningar inte kan svara på den. Detta resulterar i missvisande statistik där de som har det svårast inte hörs eller syns. Om denna missvisande statistik används för att informera politiken blir utanförskapet bara värre och en negativ spiral börjar ta fart. https://svenskarnaochinternet.se/rapporter/svenskarna-och-internet-2023/ ↩︎
  9. https://www.mynewsdesk.com/se/begripsam-ab/images/kognitiv-tillganglighet-illustration-wcag-missar-malet-2471915 ↩︎
  10. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016L2102&from=MT ↩︎
  11. https://riksarkivet.se/Media/pdf-filer/Slutrapport-regeringsuppdrag-Riksarkivet-180627.pdf ↩︎

Namn: Viktor Lundqvist 

Roll: Arkivarie 

Arbetsplats: ArkivIT 

Viktor är aktiv i föreningen Begripsam. En förening som arbetar för att skapa ett begripligt och inkluderande samhälle där alla, oavsett kognitiva förutsättningar, kan delta och använda tjänster, produkter och information