För en ganska nyutbildad svensk arkivarie var det en rolig och ibland ganska krävande utmaning att komma in på arbetsmarknaden i ett land, vars arkivtradition och förvaltningsstruktur skiljer sig en hel del från Sveriges. Österrike är i motsats till Sverige en federalstat med traditionellt en hög grad av sekretess inom förvaltningen. Men i övergången från pappersbaserad till digital arkivering står vi nog inför liknande utmaningar, fast i olika form.
Efter att ha avslutat min master i arkivvetenskap och jobbat i Sverige i lite drygt ett halvår, gick flyttlasset av privata skäl under vintern 2017 till Österrikes huvudstad Wien. Trots att jag tidigare praktiserat i Österrike var det en hel del nytt att lära sig. En stor skillnad ligger i det politiska systemet. Österrikes arkivtradition präglas av att landet, i likhet med Tyskland, är en federalstat. Varje delstat har sitt eget landsarkiv, särskilda historiskt framvuxna egenheter och även sin egen arkivlag (om än med många gemensamma punkter). Hur och när handlingar ska levereras till arkiven, vilka handlingar som bevaras samt även under vilka förutsättningar man har rätt till insyn kan därför variera från delstat till delstat. Även hanteringen av handlingar från nationella statliga myndigheter regleras av en egen lag.
Situationen har fördelar, eftersom varje landsarkiv har ganska stor frihet att välja sin egen linje i olika frågor. Federalismen på arkivområdet kan även ha lett till kortare vägar inom förvaltningen. Den har dock även nackdelar. Den administrativa strukturen gör det exempelvis mindre lätt att initiera och koordinera större projekt, som berör alla arkiv. Därtill kommer att de österrikiska arkivlagarna sällan eller aldrig prövas i domstol. Därför finns till exempel vid gallringsfrågor eller utlämnande av handling inte någon rättspraxis eller någon motsvarighet till Riksarkivets författningssamling och allmänna och myndighetsspecifika råd att orientera sig kring. Varje landsarkiv får därför söka sin egen tolkning av olika rättsliga frågor.
För att ge ett exempel på vad en österrikisk arkivlag kan innehålla, ska jag ge en kort sammanfattning av Wiens arkivlag (Wiener Archivgesetz), som jag genom egen erfarenhet känner bäst till. Wiens arkivlag stipulerar att alla institutioner som hör till staden eller delstaten Wien ska erbjuda Wiens stads- och landsarkiv (Wiener Stadt- und Landesarchiv) sina akter senast 30 år efter att handlingarna har avslutats. Wiens stads- och landsarkiv bedömer därefter om handlingarna har ett långsiktigt värde eller inte. I det fall där ett sådant värde föreligger övertar arkivet handlingarna för arkivering och ställer akter till forskares och allmänhetens förfogande. Man har rätt till insyn när handlingen är 30 år eller äldre, om inte handlingen innehåller personuppgifter. Dessa får bara lämnas ut om personen ifråga samtycker till utlämnandet, har avlidit eller är född för mer än 110 år sedan. Det finns en speciell regel för forskare: Dessa kan ansöka om en förkortning av sekretessen för serier eller grupper av handlingar.
Statsarkivet (Österreichisches Staatsarchiv) har till skillnad från det svenska Riksarkivet ingen övervakande eller reglerande roll. Inte heller tar arkivet över slutarkiveringen av äldre material från andra arkivmyndigheter. Det har snarare en funktion som påminner om landsarkivens, förutom att de arbetar med handlingar som upprättats av nationella statliga myndigheter.
I Wien sammanfaller kommunens gränser med federalstatens. I detta fall är landsarkivet ett arkiv för både delstatens och kommunens handlingar. Större kommunarkiv (stadsarkiv) finns även i de olika delstaternas huvudstäder, men de flesta kommunarkiv är relativt små, ofta bemannade av en enda arkivarie eller arkivansvarig.
En annan skillnad mellan Sverige och Österrike är den historiska traditionen av öppenhet i förvaltningen. En motsvarighet till begreppet ”allmän handling” finns inte i Österrike och inte heller någon motsvarighet till den svenska offentlighetsprincipen. De nuvarande arkivlagarna, som tillkom från 1997 och framåt, var åtminstone indirekt till någon del en reaktion mot de svårigheter det kunde innebära att ta del av arkivhandlingar, men också ett sätt att skapa ett rättsligt ramverk på området.[2] Under de sista åren har Österrike upplevt flera fall av misstänkt korruption, eller politiska händelser som kan intryck av korruption. I det senaste fallet misstänks den sittande finansministern Gernot Blümel för att mot en gentjänst, för sitt partis räkning ha tagit emot otillåtna donationer. Detta har förnyat kraven på att införa en österrikisk informationsfrihetslagstiftning och i skrivande stund (februari 2021) verkar det troligt, att en sådan kommer att komma till stånd. Österrike har annars haft en tradition av slutenhet inom förvaltningen; det mest kända exemplet är förmodligen den del av grundlagen som i debatten brukar benämnas Amtsgeheimnis[3] (§ 20 (3) Bundesverfassungsgesetz). Denna innebär att en tjänsteman eller en handläggare inom förvaltningen inte har tillåtelse att göra uppgifter som hen fått kännedom om genom sitt arbete offentliga. Amtsgeheimnis motverkas i någon mån av den rätt att få upplysningar (Auskunftspflichtgesetz) som finns sedan 1987. Rätten att få upplysningar innebär emellertid inte att man har rätt att ta del av handlingar, bara att en handläggare meddelar svaret på en fråga man ställt om innehållet i vissa handlingar.
En annan skillnad mellan Sverige och Österrike är den historiska traditionen av öppenhet i förvaltningen. En motsvarighet till begreppet ”allmän handling” finns inte i Österrike och inte heller någon motsvarighet till den svenska offentlighetsprincipen.
De flesta österrikiska arkivarier är utbildade vid Wiens universitet, där det finns en masterutbildning i arkivvetenskap och historiska hjälpvetenskaper (Archivwissenschaft und historische Hilfswissenschaften). Till skillnad från den master jag gick i Sverige har utbildningen tonvikt på de historiska hjälpvetenskaperna (till exempel paleografi). Som specialisering kan studenterna senare välja mellan kurser i de historiska hjälpvetenskaperna och kurser i digitalisering och “records management”. För arkivansvariga utan utbildning inom området finns det en populär grundkurs att gå. Kursen erbjuds av föreningen VÖA (Verband Österreichischer Archivarinnen und Archivare), som är en slags samverkansförening för människor som arbetar inom arkivområdet i Österrike. En annan möjlighet är lärlingsutbildningen till arkiv-, biblioteks- och informationsassistent. De stora ABM-institutionerna (framförallt arkiv och bibliotek) brukar utbilda lärlingar inom yrket.
Enligt AMS (Österrikes motsvarighet till arbetsförmedlingen) finns det inom kultur- och förvaltningsområdet sparkrav som leder till att många poster inte nybesätts när innehavaren gått i pension; därutöver är antalet anställningstillfällen för arkivarier ganska begränsat.[4] Men det finns naturligtvis en möjlighet att söka sig andra vägar, till exempel inom forskningen eller inom den vidare informationsbranschen. Mitt intryck från min tid som arbetssökande i Österrike var att det var svårt att dels alls hitta platsannonser för jobb inom arkivområdet och närliggande områden – mycket går genom kontakter eller mejlinglistor – och därutöver svårt att hitta ett jobb som det gick att försörja sig på. Många av de annonser jag läste sökte en arkivarie för cirka 15–25 timmar i veckan, och på den lönen är det svårt att leva. I Österrike är det generellt vanligt att vid flera tillfällen ha gjort (oftast obetald) praktik och därigenom få arbetserfarenhet och kontakter, så många kommer in den vägen. Även jag hittade min nuvarande anställning genom en kontakt jag hade sedan min tid som praktikant. Däremot är det mitt intryck, att instegsfasen på arbetsmarknaden är värst – när man väl är etablerad går det lättare.
För att få arbete som arkivarie i Österrike krävs i normalfall att man gått utbildningen i arkivvetenskap och historiska hjälpvetenskaper eller motsvarande utbildning. I mitt fall räknades min svenska utbildning som motsvarande utbildning, både på min nuvarande arbetsplats och hos en tidigare arbetsgivare. Jag har personligen aldrig haft problem med att söka jobb med svenska betyg i Österrike.
Mycket skiljer sig åt mellan Sverige och Österrike – men en del utmaningar föreställer jag mig är ganska lika, oavsett vilketav länderna vi arbetar i, även om formen kanske inte är alldeles densamma. Till exempel har GDPR även i Österrike varit ett stort tema de senaste åren, och digitaliseringens utmaningar står båda länderna inför. Som en del av den österrikiska “e-governmentstrategien” har Österrike infört ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (med den för svenska öron smått komiska benämningen ELAK), som används av staten, de flesta delstater samt ett antal kommuner. ELAK kan användas för enbart protokollsföring eller för att skapa och hantera digitala handlingar. Systemet ska underlätta samarbetet mellan olika myndigheter på olika nivåer i den österrikiska förvaltningen och dessutom kunna hantera en akt genom hela dess livscykel. För närvarande pågår i Wien ett projekt, där alla stadens myndigheter ställer om till att föra sina akter digitalt. När dessa har avslutats och en vissfrist uppnåts ska akterna automatiskt antingen gallras eller föras över till stads- och landsarkivet för arkivering. För digitalt långtidsbevarande kommer systemet DIMAG att användas, ett OAIS-baserat arkiveringssystem som utvecklats vid landsarkivet i den tyska delstaten Baden-Württemberg. Hur långt utvecklingen mot digitalt långtidsbevarande hunnit varierar från delstat till delstat. Det är ännu oklart om alla delstater i slutändan kommer att bestämma sig för DIMAG eller om de föredrar en annan arkiveringslösning. Men oavsett utfallet finns det ett mångårigt samarbete mellan de olika delstaterna i frågan. Skillnaden i utvecklingen mot digitalt långtidsbevarande har till stor del att göra med hur akut frågan är – en delstat vars dokumenthantering till största delen är pappersdominerad har naturligtvis inte samma tidspress som en delstat som satsar på digital dokumenthantering.[5]
Allt som allt har det varit spännande och ofta roligt att sätta sig in i Österrikes arkivväsende, arbetsmarknad och förvaltningsstruktur, men det har inte alltid varit lätt. Särskilt det första året i Österrike var utmanande. Ifall någon läsare skulle fundera på att arbeta utomlands en period, kan jag ändå bara rekommendera hen att ta chansen. Både genom arbetet och genom samtal med nya kollegor får man möjligheten att se även det invanda och det bekanta med nya ögon, vilket minst lika spännande som allt det nya landet och dess egenheter erbjuder.
Vem är jag?
Sanna Wännström är utbildad arkivarie med masterexamen i ABM (inriktning arkivvetenskap) från Uppsala universitet. Hon har även en kandidatexamen med huvudämne etnologi från Wiens universitet. Sedan hösten 2017 är hon anställd som arkivarie vid Wiens stads- och landsarkiv, där hon bland annat arbetar med informationsvärdering, utveckling av dokumenthanterings- och gallringsplaner och forskarstöd. Vid sidan av arbetet befinner hon sig gärna på vandring i Alperna, eller på något av Wiens kaféer med en bok.
Foto: Föreställer Wiens Gasometer (gasverk), som numera inrymmer Wiens stads- och landsarkiv. (Kuriosa: Arkivet och samtliga depåer är runda till formen). Bildkälla: KDZ – Zentrum für Verwaltungsforschung. Licens: CC BY-NC-ND 4.0 URL: https://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/ Jag vet inte om tidningen räknas som icke-kommersiell? Licensen är bara öppen för icke-kommersiell vidareanvändning.
[1] Alter Schwede (betyder ”gamle svensk”) är ett talesätt som bland annat kan uttrycka förvåning.
[2] Buxbaum Martina (2015). Rechtlicher Zugang zu Archivgut und seine Entwicklungen im Laufe des 20. und 21. Jahrhunderts. Masterarbeit: Universität Wien, S.47ff. URL: http://othes.univie.ac.at/39019/1/2015-09-17_0805374.pdf
[3] Från „Amt“ – myndighet och „Geheimnis” – hemlighet.
[4] https://www.berufslexikon.at/berufe/2446-ArchivarIn/#aussichten (aufgerufen 6.3.2021) https://www.berufslexikon.at/berufe/263-ArchivassistentIn-BibliotheksassistentIn-InformationsassistentIn/#vergleichbareschulen(aufgerufen 6.3.2021)
[5] Schmidgall, Markus (2019). Zum Stand der digitalen Archivierung in den österreichischen Bundesländern. In: Scrinium, Band 73. Hsg.: Verband Österreichischer Archivarinnen und Archivare: Verlag Anton Pustet, S. 86-89.
