ArkivIT grundades 2010. Bolaget har idag drygt 50 medarbetare, som arbetar inom arkiv, IT och informationssäkerhet och dataskydd. Vårt huvudkontor ligger i Stockholm, vi har ett lokalkontor i Norrköping, och våra konsulter arbetar över hela landet. Våra kunder är främst kommuner, landsting och statliga myndigheter.
ArkivIT ställer sig i stort bakom utredningens förslag. Vi tycker att förslagen om ändringar i arkivlagen är motiverade, vi instämmer i att arkivsektorn över lag behöver ytterligare anslag, och vi ser det angelägna i satsningar på minoritetsgruppers arkivbestånd – för att nämna några av de viktigare förslagen. Med det sagt finns det några punkter vi saknar, hade velat att utredningen utvecklat eller av andra anledningar önskar kommentera.
Informationssäkerhet
Vi saknar diskussioner om informationssäkerhet då frågor om detta är särskilt relevant i en tid när mycket offentlig information sparas i så kallade molntjänster och i sociala medier, ofta ägda av amerikanska IT-bolag. Frågan om säkerhetsskyddsklassning tas vad vi kan se inte upp alls, trots att arbete med detta bör kunna bidra till en mer rättssäker och strukturerad hantering av allmänna handlingar. De juridiska problemen med information sparad hos externa aktörer och exempelvis deras hantering av personuppgifter i tredje land med mera diskuteras inte heller. Detta är frågor som vi anser att utredningen borde ha diskuterat ytterligare.
Gallring av journaler
Vi hade vidare gärna sett att betänkandet i kapitel 7 om bevarande och gallring hade diskuterat frågan om gallring av socialtjänstjournaler. I dagsläget är grundregeln att dessa gallras efter fem år om inte den journalen gäller är född på datumet 5, 15 eller 25. Genom denna bestämmelse hindras rättskipning och den enskildes rätt att få insyn i vård som har utövats mot denne. Argumenten för gallringen har varit att den skyddar den enskildes integritet samt att gallringen är platsbesparande. Vi anser dock att utrymmesargumentet blivit mindre giltigt i och med att journaler i dag till största delen är digitala, och den enskildes intressen bättre tas tillvara om dokumentation om denne bevaras, givetvis med upprätthållande av sekretess.
Enskilda arkiv
Utredningen föreslår att enskilda arkivinstitutioner som uppbär statligt stöd skall lyda under arkivlagen och därför ha rätt att bevara sina personuppgifter, trots att de enligt dataskyddsförordningen skall utplånas när de inte längre uppfyller sitt ursprungliga syfte. RA önskar i ett inspel till utredningen att enskilda arkiv som inte är omhändertagna av institution med statligt stöd också skall kunna bevara sina personuppgifter, och att RA skall ha rätt att peka ut vilka dessa arkiv av särskild betydelse är.
Riksarkivet kommer enligt tillägget till dataskyddsförordningen att lyfta fram de arkivinstitutioner som får rätt att behandla personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse. Det vill säga dessa institutioner behöver inte förstöra personuppgifter om de tas omhand för arkivering. Men frågan vad mindre enskilda arkiv som inte kommer omfattas av dessa bestämmelser ska göra med sina arkivalier med personuppgifter kvarstår. Skall de lyda dataskyddsförordningen skall ju personuppgifterna utplånas då syftet med hanteringen inte längre uppfylls. Det innebär som vi tolkar lagen att till exempel korrespondens, fotografier och medlemsregister måste förstöras – med en stor förlust för framtida forskning som följd. Detta problem anser vi att utredningen borde ha diskuterat.
Minoritetsgruppers arkivbestånd
Vi tycker det är bra att utredningen vill uppmärksamma arkivbestånd efter samerna och nationella minoriteter, i synnerhet som handlingar som berör dessa grupper oftast är upprättade av majoritetsbefolkningen och följaktligen har dess perspektiv. Vi anser dock att utredningen även borde ha beaktat andra grupper vilkas berättelser och perspektiv riskerar att försvinna om de inte tas omhand. Vi tänker främst på de olika intressepolitiska organisationer som är representanter för grupper av människor med funktionsvariationer. Exempelvis har döva och hörselskadade flera stora organisationer på rikstäckande, regional och lokal nivå vilka kan behöva stöd för att främja sin arkivbildning.
Grupperna som utredningen har satts att beakta tillhör alla dem vilkas språk räknas till de nationella minoritetsspråken i enlighet med språklagen (2009:400). I språklagen nämns även svenskt teckenspråk som ett eget språk som ”det allmänna har ett särskilt ansvar för att skydda och främja”. Men av någon anledning nämns gruppen teckenspråksanvändare inte i betänkandet. Ur ett demokratiskt, kulturarvs- och forskningsperspektiv finns det all anledning att även teckenspråkiga och ovannämnda gruppers arkivbestånd tillgängliggörs och bevaras.
Massdigitalisering
Utredningen diskuterar frågan om massdigitalisering av äldre kulturarvsmaterial. Men den beaktar inte vilka typer av äldre material som kan vara aktuellt för massdigitalisering. Vi anser att man tydligare borde ha lyft fram vikten av att digitalisera det material som på grund av sin medietyp eller hårt slitage riskerar att bli kortlivat. Vi tänker på audiovisuellt material på obeständiga medietyper samt pappershandlingar på dåligt papper och med dåligt tryck. Dessa typer av material samt annat material som genom mycken användning slits hårt finns det all anledning att inom överskådlig tid digitalisera. Medan material på stabila databärare med litet intresse för forskningen knappast är motiverat att digitalisera i stor utsträckning då det kan bevaras billigt i arkivdepåer. Kort sagt: Massdigitalisering är värt utreda, men inte utan eftertanke beträffande vad som skall digitaliseras.
Vidareutbildning av arkivarier
Vi ställer oss till stor del positiva till de tankar som uttrycks i betänkandet beträffande vidareutbildning av arkivarier. Vi vill dock lyfta fram de goda möjligheter till vidareutbildning som arkivarier redan idag har via kurser, seminarier och andra fora. Därtill finns diskussionsgrupper på internet och nätverk mellan exempelvis kommunarkivarier i olika delar av landet. Dessutom ges det ut tidskrifter inom ämnesområdet både i Sverige och utomlands. Vi menar därför att utifrån givna förutsättningar finns det ett eget ansvar för att hålla sig orienterad med de goda möjligheter som står till buds.
Med det sagt anser vi inte att det är fel att stärka arkivvetenskapen inom den akademiska sektorn. De universitetsutbildningar i ämnet som i dag finns i landet har något olika inriktning, tydligast uttryckt i Mittuniversitetets digitala fokus ställt mot Uppsalas mer kulturhistoriska inriktning. Vi anser att det är bra att utbildningarna har olika fokus, men vi tror att samordningen dem emellan skulle kunna stärkas och därmed skapa en synergieffekt. Inte minst skulle detta tydliggöra för studenter och yrkesverksamma arkivarier vart de skall söka sig för att få den inriktning de önskar på sin utbildning. Genom ett ökat samarbete skulle institutionerna kunna ge studenterna en mer heltäckande bild av vad yrket innebär och var de för individen rätta kurserna finns.
Vidare anser vi inte att det nödvändigtvis måste vara universiteten och högskolorna som står för kurserna. Vi menar att även privata utbildningsproducenter skulle kunna genomföra kurser som upphandlats genom en kravställning från exempelvis Riksarkivet och SKR. Det utredning pekar på är främst behovet av praktisk vidareutbildning för arkivarier. Det är vi positiva till men vi ser också gärna att den mer teoretiska grenen av arkivvetenskapen stärks akademiskt. I Sverige finns inte många möjligheter för den som önskar arbete i ämnet på ett vetenskapligt plan. Så vitt vi vet erbjuder i dag enbart Mittuniversitet forskarutbildning med renodlad arkivvetenskaplig inriktning. För att disciplinen skall kunna utvecklas krävs att statsmakterna skjuter till medel så att fler högre lärosäten kan erbjuda forskarutbildning inom arkivvetenskap.
Databaser som allmän handling
Begreppet allmän handling ligger utanför utredningens uppdrag att diskutera eftersom det definieras i en grundlag. Men konsekvenserna av att definitionen skrevs i en tid då analoga handlingar var normen ser vi i dag, inte minst i synen hos myndigheter på informationen i databaser som ofta upplevs som flyktig och svårfångad och därför ibland inte ses som allmän handling. Faktum är ju att databaser i sig inte behöver utgöra ett problem ur offentligrättslig mening: Det finns rättsfall som slår fast att även sammanställningar, ”potentiella handlingar”, utgör allmän handling. Finns bara en strategi för hur innehållet ska bevaras, och inte minst hur gallringen ska kunna ske med laglig rätt, behöver inte databaserna vara mycket att diskutera.
Problemet är i praktiken, då informationen med sin öppna karaktär, är svår att fånga in i till exempel en dokumenthanteringsplan. Myndigheter ser ofta databaserna som något föränderligt, ett ”levande dokument”, och inte en upprättad handling. Man missar därför ofta att ta fram gallringsbeslut och tänka igenom konsekvenserna av den information som förstörs. Vidare raderas ofta loggar utan eftertanke med hänvisning till RA-FS 1991:6 där de tas upp som ett exempel på en handlingstyp som kan vara av tillfällig eller ringa karaktär.
Vi anser att SOU:n borde ha lyft upp frågan om databaser och vikten av att utreda förutsättningar för bevarande och gallring av denna typ av system. Ett resonemang kring detta borde ingå i sammanhanget då det rör regelverket kring allmänna handlingar och påverkar insynen i och tillgången till det som kommer att utgöra framtida arkivkällor.
Framtida bevarande
En fråga som vi också saknar i betänkandet är den om det framtida bevarandet av dagens information som inte upprättas strukturerat i form av dokument eller handlingar, digitalt eller på papper. Det är naturligtvis en teknisk fråga, men det är helt avgörande för arkivväsendet framöver att man finner säkra och autentiska sätt att bevara, inte bara databaser, utan olika slag av multimediakonstruktioner och annat. Det är ofrånkomligt att utvecklingen rör sig mot den typen av medier, med så kallade dynamiska, föränderliga webbsidor som förändras efter läsarens förmodade preferenser. Och det finns inget som utesluter att till exempel interaktiva konstverk eller dataspel kan utgöra allmän handling och därför måste bevaras – men frågan är hur? Det är tekniska frågor, men betänkandet hade kunnat peka på hur man gör i andra länder och diskuterat olika vägar i ett större perspektiv.
Tillgänglighet
Med tanke på EU:s tillgänglighetsdirektiv från 2019, som stipulerar att huvudsakligen digitala tjänster och varor från 2025 ska vara tillgängliga för personer med olika funktionsnedsättningar, är det märkligt att betänkandet inte alls tar upp denna aspekt beträffande arkivsektorn. I vilken utsträckning är till exempel tillgängliggörandet för funktionsnedsatta något som tas i beaktande när arkiv digitaliseras och läggs ut på webben? Hur långt har kommuner, regioner och stat kommit när det gäller dessa frågor när det gäller arkiv och dokumenthantering? Det vore intressant att veta. Vi saknar en diskussion om detta, och i synnerhet om i vilken utsträckning utredningen hade velat se någon form av stöd för att dessa och andra sektorer i praktiken i skall kunna leva upp till direktivet.
Slutomdöme
Vi anser att utredningen är gedigen och genomarbetad, och i det stora hela kommer med bra och genomtänkta förslag som skulle kunna stärka arkivsektorn som helhet. Vår förhoppning är att resultatet kan öka intresset för dessa frågor hos politiker och allmänhet. De förslag till anslagsförstärkningar som utredningen föreslår är i våra ögon modesta ställda mot vilken vikt det har att dagens, morgondagens och gårdagens informationsflöden tas omhand (eller gallras när det är motiverat), och tillgängliggörs.
Jenny Pettersson och Anders Hedman, arkivarier vid ArkivIT, läste betänkandet och höll i pennan. Yttrandet skrevs med bidrag av tankar från kolleger både på ArkivIT och i andra verksamheter.
