ArkivIT har i 10 år kontinuerligt rekryterat arkivarier. Det innebär att vi har sett en förflyttning av kompetensen hos dem som söker, från att de tidigare oftast främst hade kompetens inom pappersarkivering, till att de allt oftare har kunskaper inom digitalisering, e-arkiv och i hur man uppnår synergieffekter med IT-avdelningar. Utbildade arkivarier ställer i dag högre krav på sina arbetsgivare, och karriärkurvan pekar ofta brantare uppåt. Man är också mer benägen att byta arbete och söka sig till mer utmanande arbetsuppgifter.
Som arbetsgivare ska du ge dina anställda möjligheter till utmaningar och utveckling.
Kravställningen på arkivkompetensen
Många av våra kunder är små myndigheter. Det innebär ofta att arkivarierna även får agera som registrator. Dessutom tampas myndigheterna med utmaningar som digitalisering, eftersatta arkiv, gamla verksamhetssystem som ingen tar hand om eller ens orkar bry sig om att ta hand om, en otillräcklig informationsförvaltningskultur och begränsade budgetar. Samtidigt söker sig medarbetare till mer utmanande arbetsuppgifter, modernare titlar och nyare arbetssätt. Detta sätter krokben för matchningen mellan arbetsgivare och arbetstagare. De senaste åren har det skett ett generationsskifte då många av de anställda vid myndigheter gått i pension, och verksamheterna har då sett en möjlighet att se över arkivfunktionen.
Kravställningen inför ett uppdrag kan innehålla önskemål om att kandidaten ska förstå sig på pappersarkiv, ha kunskap om e-arkiv och digitalisering. Samtidigt som han eller hon ska vara behjälplig och agera som registrator vid behov. I flera fall går 50% av tiden till registratorsfunktionen (ibland som en ren kontrollfunktion och ibland som utförare av diarieföring). I en drömvärld hade vi kunnat täcka upp för alla dessa delar av yrket med en enda person, men så ser det ofta inte ut. Smörgåsbordet inom arkivbranschen utökas konstant. Vi kan erbjuda roller som projektledare och it-arkivarie. Är det då rimligt att samtidigt använda den arkivkompetensen i registraturen halva tiden? Och vill den kompetensen det? Kanske eller troligen inte, men hur gör vi då?
Kravställ – gör om, gör rätt!
Låt oss först och främst börja med att säga, vi kan inte trolla bort den förflyttning inom yrket som sker i detta nu. Vi kommer att sitta med dessa utmaningar länge än. Men för att få bort en del av dessa svårigheter, kan vi börja med att se över vår kravställning när vi gör en rekrytering.
Börja med att titta på målet med rollen och funktionen. Hur strategisk är den egentligen? Hur mycket operativt arbete är det egentligen och hur många procent av omfattningen innebär rena registratorsuppgifter? Vilka egenskaper krävs för att utföra dessa arbetsuppgifter, som både innefattar registraturen och strategiskt arkivarbete? Är rollen delad hälften/hälften på registratur och arkiv/digitaliseringsprojekt? Ta hellre då in en registrator/dokumentcontroller eller en junior arkivarie som har möjlighet att utvecklas i sin roll. Använd er av personlighets- och logiktester för att få en tydligare bild av vem personen är och för att se hur stor chansen är att personen lär sig i en snabb takt.
Men vad du än gör, ta inte in en senior arkivarie som får utöva sin specialistkompetens endast 50% av tiden. Konsekvensen av det blir att personen efter ett tag väljer att säga upp sig, du får merkostnader till följd av en felrekrytering och ett skadat arbetsgivarvarumärke. Som arbetsgivare ska du ge dina anställda möjligheter till utmaningar och utveckling. Och genom att anställa någon som har ambitioner och kompetens på en nivå långt över de arbetsuppgifter som ska utföras på 50% av arbetstiden, blir det helt enkelt en förlust för båda parter.
