Klassificeringssystemet Klassa är ett centralt instrument för att med utgångspunkt i en upparbetad kunskap om verksamhetens processer bygga ett underlag för den elektroniska informationsförvaltningen – värdering av informationen på kort och lång sikt, riskanalys och säkerhetsklassning, beslut om vad som bör dokumenteras, hur det ska dokumenteras och hur dokumentationen ska hanteras. Men Klassa får inte bli ett verktyg för enbart informationsförvaltare. Värdet av Klassa består i att det är av värde även för andra i organisationen.
I mitten av 1980-talet nåddes vi av rykten om att man i Australien bytte arkivperspektiv – från det traditionella organisatoriska perspektivet till ett som utgick från en beskrivning av organisationens verksamhet. När jag långt senare fick tillfälle att fördjupa mig i detta förstod jag att det gällde utvecklingen av Commonwealth Record Series (CRS) från 1960-talet till ett system som tillät registrering av funktioner och aktiviteter. Syftet med detta var att hitta en redovisningsform som kunde bestå även vid de allt tätare organisationsförändringarna.
I skriften ”Den goda visionen” (Svenska kommunförbundet 1992) lades detta synsätt till grund för ordningen i ett så kallat kontorsinformationssystem där metadata som beskrev ”funktioner” och ”aktiviteter” skulle speglas i arkivets mappstruktur.
”En struktur för KI-systemet bör därför enligt vår mening inte baseras på den för tillfället gällande organisationen. KI-strukturen bör i stället byggas upp så att den avspeglar kommunens/myndighetens faktiska verksamhet. Med verksamhet avses här de arbetsuppgifter myndigheten utför med stöd av lag, annan bestämmelse eller uppdrag… Inom varje myndighet bör KI-systemet ges en struktur som svarar mot en riktig beskrivning av myndighetens verksamhet.”
Det handlade om strukturen i det elektroniska arkiv vi såg växa fram och det stod klart att det gamla allmänna arkivschemat var på väg ut. Internationellt fortsatte utvecklingen under 1990-talet med en omfattande diskussion om ”electronic records” och påbörjat arbete med standarder som kopplade records till function – eller processer, som blev den svenska översättningen. I den australiensiska standarden AS 4390 år 1996 lades grunden för den analysmetodik och de begrepp som utmynnade i standarden för records management ISO 15490 år 2001, standarden för processanalys ISO 26122 år 2008 och Ledningssystemet för verksamhetsinformation (ISO 30300-familjen) år 2011.
Utveckling av standarder för hantering av verksamhetsinformation
Steg för steg nådde denna utveckling även våra breddgrader. I Sundsvalls kommun publicerade vi år 1987 en verksamhetsbaserad arkivkatalog för tiden 1863-1985 och från 2005 upprättade vi processbaserade dokumenthanteringsplaner. Vi förstod vid det laget betydelsen av standarder för records management och jag var själv involverad i bokprojekt i NLA:s regi år 2000 och 2005 där sådant beskrevs. En avgörande milstolpe var dock att Riksarkivet utfärdade RAFS 2008:4, där statliga myndigheter ålades upprätta ett schema för klassificering av verksamhetens processer samt ordna arkiven enligt den processuella strukturen.
2. På jakt efter processerna
Klassa
Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor mottog under denna tid ofta frågor om en kommunal struktur för verksamhetsklassificering och år 2012 fick jag Samrådsgruppens uppdrag att utarbeta förslag till en sådan. Arbetet bedrevs i dialog med en referensgrupp och utmynnade i det Klassa som publicerades våren 2013.
Uppdrag – verksamheter – processer
En central uppgift blev nu att identifiera alla de processer som bedrivs i kommuner och regioner och placera dessa i en struktur som speglar verksamhetens organisering. Vi sneglade ordentligt på kommunförbundets och SCB:s mycket stabila statistikområden – i bruk sedan 1800-talets slut – liksom de diariedossiéplaner som underhölls av Svenska kommunförbundet 1958–1989. Vårt ändamål var emellertid bredare än dessa, vi sökte en struktur som kunde användas för alla slags informationsmängder i kommun och landsting – en struktur som innefattade ledning, styrning och kärnverksamheter och där beskrivningen av kärnverksamheterna vilade på kunskap om de faktiska arbetsprocesserna, identifierade i anslutning till de kommunala uppdrag som formuleras i lagstiftningen.
Relationen mellan uppdrag, verksamhetsområde och process och den verksamhetsinformation som hanteras i processen är och förblir ett huvudspår som måste analyseras och beskrivas i alla sammanhang där man organiserar sin informationsförvaltning. Grafen illustrerar detta förhållande.
Principer i Klassa
När man arbetar med ett system som har ”riks”ambitioner måste man eftersträva systematik och konsekvens och de begrepp som används måste vara definierade. Vår målsättning var naturligtvis att nå fram till en lösning som alla kommuner/regioner kunde tillämpa och helst också gilla – men vi var också medvetna om att många kommuner skulle välja en ”enklare” lösning. Jag sammanfattar nu de saker som utmärker Klassa – egenskaper som förklarar varför vissa valt Klassa; sannolikt också varför vissa valt att gå egna vägar.
1. Huvudstruktur och övergripande ledning
Schemat har en huvudindelning som består av 1. Ledning, 2. Stöd och 3. Kärnverksamhet. Var och en av dessa underindelas i Verksamhetsområde, Processgrupp och Process. Med 1. Ledning avses inte ledning i allmänhet utan kommunledning och förvaltningsledning, dvs de processer som krävs för att leda hela förvaltningen/nämnden/kommunen.
2. Funktionsledning
Varje nivå av schemat inleds med en 0-grupp som rubrikeras Ledning-Styrning-Organisering. Där beskrivs de processer som har att göra med varför och på vilket sätt verksamheten bedrivs – hur styrdokument ska upprättas och tillämpas, hur den planeras, hur den resurssätts, hur den följs upp. Funktion är ett svårt begrepp. Här avses inte organisatoriska funktioner utan verksamhetsfunktioner.
I kvalitetssammanhang brukar dokumentation på detta område kallas styrande dokument.
Exempel på en sådan dokumentation kan vara ordning för brandsläckning.
3. Genomförandeprocesser
Genomförandeprocesserna (processgrupper och processer) är de processer där den resurssatta verksamheten är i arbete, dvs när varan/tjänsten produceras.
I kvalitetssammanhang brukar dokumentation på detta område kallas redovisande dokument.
Exempel på en sådan dokumentation kan vara redogörelse för aktiviteter som bestått i att hantera operativ brandbekämpning.
4. Verksamhetsstödets struktur
Bland de olika klassificeringsscheman som upprättats under senare år finner man många som inleds med ”Personal” och ”Ekonomi” men som helt saknar de processer som tillhör informationsförvaltningen. I Klassa ligger de senare överst i verksamhetsstödet, tillsammans med systemförvaltning och arkitektur. Verksamhetsstödet i Klassa skiljer således ut de verksamhetsstöd som krävs för långsiktig förmåga att utföra uppgiften.
5. Kärnverksamhetens struktur
Kärnverksamheterna innefattar 8 kommunala och 5 regionala verksamhetsområden. Kommunernas och regionernas utbildnings- och kulturverksamheter hålls alltså åtskilda.
3. Tillämpning och nuläge
Genomslag
Vi ha tyvärr inga uppgifter om hur många kommuner och regioner som använder Klassa. Mitt intryck är att det är många och kanske är Klassa nu det system som är mest spritt.
Många använder Klassa utan att i alla delar följa de principer som beskrivits ovan. Att lokalt anpassa Klassa till det arbetssätt som råder i den egna kommunen är dock inte fel – en vinning med Klassa är att man kan använda systemet som utgångspunkt för sitt eget analysarbete, ett förslag att ta spjärn mot och som genom att det existerar gör det egna arbetet så mycket enklare.
Förvaltning 2013-2023
Klassa ägs av beställaren, Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, men någon aktiv förvaltning från Samrådsgruppens sida förekommer inte i dagsläget. Mitt företag och Rundström konsult AB gjorde år 2018 en översyn som ledde fram till nu aktuella Klassa 2.0. För närvarande finns Klassa 2.0 publicerat på Samrådsgruppens hemsida och på den hemsida för informationsförvaltning som drivs av Näringslivets arkivråd (www.informationsforvaltning.com).
4. Processdokumentation – för informationsförvaltare och övriga intressenter
Klassa har skapats som ett instrument för modern informationsförvaltning, ett sätt att redovisa verksamhetsinformation där allmänna arkivschemats arkivstruktur ersätts med en struktur som representerar den faktiska verksamheten.
Det är viktigt att den förvaltade processtrukturen läggs till grund för en informationsförvaltning där samma struktur återkommer i ärenderegistrering, dokumentationsplanering, gallringsbeslut och arkivredovisningar.
”Informations-Klassa” och ”Säkerhets-Klassa”
Det är också angeläget att förse processdokumentationen med metadata och beskrivningselement som handlar om informationssäkerhet på processnivå – riskanalyser, säkerhetsklassningar, uppgifter om integritetsskydd och sekretess. Om processdokumentationen i Klassa utrustas med information av detta slag då erhåller kommunernas informationsförvaltare ett ovärderligt instrument för sitt arbete. De behöver t ex inte vänta i åratal på att någon kompetent säkerhetsexpert utför riskanalyser och arrangerar för säkerhet – ty allt sådan ligger med i det paket som är framtidens Klassa och som kan användas om utgångspunkt i det lokala arbetet.
Ett par år efter lanseringen av Klassa framkom dock att SKR lanserat ett annat Klassa, för enkelheten skull här kallat Säkerhets-Klassa – ett instrument för riskanalys och säkerhetsklassning som även beskrivs på SKR:s hemsida. Säkerhets-Klassa är fokuserat på system och systemmiljöer, men riskanalysverktyget kan även tillämpas på dokumenterade processer.
Att SKR och Samrådsgruppen inte lyckats åtgärda den irriterande namngemenskapen är anmärkningsvärt. I den dialog som pågått om dessa saker har dock framkastats en idé om att Informations-Klassa och Säkerhets-Klassa borde byggas samman till ett gemensamt verktyg som hanterar både processdokumentation och dokumentation av riskanalyser och säkerhetsklassningar. För oss som arbetar med inspiration från Ledningssystem för verksamhetsinformation, LVI (ISO 30300-familjen) är det självklart att hantera informationssäkerheten som en avgörande funktion i informationsförvaltningen. Analysmodellen i Ledningssystem för informationssäkerhet, LIS (ISO 27000-familjen) utgår liksom LVI från den dokumenterade processen. Riskanalys och säkerhetsklassning enligt LIS sker med andra ord med samma underlag som informationsvärdering och planerade arkivåtgärder enligt LVI.
En sammanslagning skulle kunna utmynna i ett system med tre delar
- manual för processkartläggning och processdokumentation
- manual för riskanalys och säkerhetslassning
- förslag till standardiserat klassificeringsschema (”Klassa”) som innefattar resultat av riskanalys och säkerhetsklassning
Redskap för övriga intressenter inklusive Inera
Klassa innehåller väldigt lite information om hur processerna drivs och fungerar. Den väldokumenterade och beskrivna arbetsprocessen är en neutral plattform som kan delas med alla aktörer i organisationen: informationssäkerhetsansvariga, arkitekter, IT-strateger, arkivarier, kvalitetsansvariga m fl. Den kan utgöra denna plattform eftersom den arbetar på neutral mark – den beskriver helt enkelt vad som uträttas. En förutsättning för att den ska kunna fylla denna bredare funktion är dock att den förses med beskrivningar av hur processen drivs och ett antal beskrivningselement som nu saknas.
Inom Inera och den organisation som kallas Arkitekturgemenskapen pågår ett arbete med beskrivning, kartering och klassificering av ”förmågor”. Vad är då en förmåga och vad är syftet med detta koncept? En förmåga är helt enkelt ett uppdrag och en kapacitet att utföra detta uppdrag. Vi kommer här mycket nära det som ryms i Klassas 0-signerade ledningsfunktion: de aktiviteter som styr hur genomförandeprocessen ska utformas och hanteringen av de resurser som krävs. Inera har använt Klassa 2.0 som underlag till sin förmågekarta, men med ganska stora förändringar i strukturen. Det avgörande är dock att Arkitekturgemenskapens arbete inte uträttas för strukturens skull eller för att åstadkomma en god informationsförvaltning – utan för att standardisera ett bra sätt att lösa uppgiften – t.ex. att genomföra en hjärtoperation. Det är alldeles utmärkt. Om detta existerat när vi byggde Klassa hade vi använt det.
Arkitekturgemenskapen och Inera är instrument i det kommunala digitaliseringsarbetet. Förmågebeskrivningen och förmågeutvecklingen är ett led i detta.
Vi påminns om att digitaliseringen – som alltid – drivs av behovet av verksamhetsutveckling.
Ett bredare och djupare Klassa
Ett Klassa som fyller de funktioner jag nu beskrivit borde förses med följande beskrivningselement:
- beskrivningar av aktiviteter och transaktioner, med eller utan grafiskt stöd, är ett viktigt led i processtyrningen – för effektivitet och kvalitet; helt avgörande för verksamhetsansvariga och utvecklare
- styrdokument är kopplade till uppdraget och har stor betydelse för de varor och tjänster som produceras och hur informationen ska värderas
- dokumentationskrav för den verksamhet som beskrivs blir styrande för hur verksamhetsinformation skapas och förvaltas i processen
- relationen till andra processer (vertikalt, horisontellt) bidrar till förståelse för processens natur och är avgörande för schematisering och klassificering, dvs verksamhetsmetadata
- behov hos externa intressenter bidrar till värdering för bevarande
- riskanalys och säkerhetsklassning på processnivå är avgörande för informationssäkerhetsarbetet
- värdering för bevarande på processnivå är avgörande för beslut om kvarhållande och bevarande
- koppling till systemmiljö inklusive applikationer är viktigt för teknisk proveniens över tid
- uppgift om ansvarig administrativ enhet representerar en viktig kontextuell metadata
Sammantaget skulle ett ”Klassa” med detta innehåll kunna bli en gemensam resurs för hela organisationen – inte bara en resurs för informationsförvaltarna.
5. Ett pågående vägval
Samverkan – eller skilda vägar?
Säkerhets-Klassa backas upp av SKR och Inera/Arkitekturgemenskapen mönstrar ett stort antal verksamhetsarkitekter i hela landet i ett arbete som bedrivs i samverkan med DIGG och SKR. I detta arbete riskerar Informations-Klassa steg för steg att marginaliseras. Men att Informations-Klassa inte förvaltas aktivt varken av Samrådsgruppen eller av SKR och att Säkerhets-Klassa hanteras som om Klassa inte existerade är uttryck för ett ålderstiget synsätt i en förlegad organisationskultur. Vi riskerar nu än en gång få uppleva hur kommunernas och regionernas informationsförvaltning förpassas bort från händelsernas mitt; att det klassificeringssystem vi bidragit till att utveckla, det system nota bene som skulle möjliggöra ett samlat grepp om de olika funktioner som nämnts, blir ett system för de som arkiverar och de som sköter arkivet. En sådan ordning representerar det förgångna.
Det är sammanfattningsvis angeläget att Klassa utvecklas och drivs i samverkan med de olika intressenter som jag beskrivit och att harmonisering eftersträvas. Så – och endast så – kan vi uppnå att framtida verksamhetsinformation och hanteringen av denna i olika miljöer blir en gemensam angelägenhet för hela organisationen och ett led i dess uppgift att producera varor och tjänster.
Klassa 2.0 finns tillgängligt på
Samrådsgruppens hemsida http://www.samradsgruppen.se/index.php/rad-och-stod
NLA:s hemsida www.informationsforvaltning.com
Tom Sahlén är senior underkonsult hos ArkivIT. Han har en bakgrund som arkivchef i Sundsvalls kommun men har efter 2011 arbetat som fristående konsult. Han har medverkat i en rad bokprojekt för bl. a. Näringslivets arkivråd, senast ”Informationsförvaltning i offentlig och privat sektor” (NLA 2016). Tom är upphovsman till det system för klassificering av kommunala och regionala arbetsprocesser som kallas ”Klassa” och som lanserades år 2013.
