Att som registrator berätta för handläggare och chefer i offentliga verksamheter hur information ska hanteras brukar generera merarbete. Att som dokumentcontroller berätta hur handläggare och chefer i offentliga verksamheter ska hantera sin information brukar resultera i språngbräda in i deras tolkningsperspektiv och samarbete uppstår.
Sedan 2014, när jag tog min arkivarieexamen vid Södertörns högskola, har jag arbetat som antingen registrator eller dokumentcontroller i offentliga verksamheter som kommun och landsting/region. Jag är inne på mitt sjätte år och fortfarande vet jag inte riktigt vad skillnaden är mellan de två rollerna. Om jag ska vara ärlig tror jag inte någon vet det – varken vi som arbetar som det eller det offentliga Sverige överlag.
I den här artikeln vill jag försöka få klarhet i skillnaden mellan rollen registrator och rollen dokumentcontroller. Dels för min egen skull men också i syfte att bringa lite mer klarhet för framtidens registratorer och dokumentcontrollers.
Jag minns min första tjänst som registrator. Jag var precis nyexaminerad arkivarie och jag hade fått en visstidsanställning på drygt ett halvår i en av Stockholms norrortskommuner. Aldrig i hela mitt liv hade jag arbetat som registrator, och arkivkurserna som jag precis hade avslutat hade heller inte hjälpt mig i förberedelserna inför en framtida tjänst som registrator. Vad jag minns fanns inte dokumentcontroller som begrepp då utan etablerades senare.
Min första arbetsdag hade kommit, och det var under denna dag som jag för första gången kom i kontakt med ett digitalt ärende- och dokumenthanteringssystem med allmänna handlingar i. Allmänna handlingar förvarade i digitala ärenden, redovisade efter verksamhetens processer. Många begrepp som jag visste den teoretiska innebörden av fick sin praktiska betydelse där och då.
Att arbeta som registrator ger förståelse och insikt i hur viktig rollen är utifrån ett demokratiskt perspektiv. Alla arbetsuppgifter är grundade ur principen att det ska tjäna till öppenhet och tillgänglighet, som offentliga verksamheter är ålagda att vara.
Posten som jag öppnar och datumstämplar kan och bör begäras ut. Mejlen som jag diarieför kan och bör begäras ut. Ärendemeningarna som jag skriver för att tydligt beskriva vad ärendet rör så att vem som helst ska förstå det kan och bör begäras ut.
Att arbeta som dokumentcontroller har, jämfört med att arbeta som registrator, varit mer utforskande – varken jag eller Myndighetssverige vet helt säkert vad för arbetsuppgifter rollen ska fyllas med. Det vi dock vet är att allt fler registratorstjänster börjar ersättas av dokumentcontrollertjänster och det har pågått i några år nu. Jag vill vara med och staka ut riktningen för rollen.
För mig grundar sig båda rollerna i ett uppdrag att upprätthålla demokratin i Sveriges offentliga verksamheter. Vi är demokratins väktare med offentlighetsprincipen som vapen. Det är ett fint och ärofyllt uppdrag som kräver kunskap om den juridik som styr utlämnande av allmänna handlingar, informationshantering och arkivering av en verksamhets handlingar. Uppdragen kräver även en förmåga att pedagogiskt lära ut och förmedla innebörden och nyttan med att ta hand om handlingar och information.
Även om rollerna bygger på samma grund finns olikheter. Olikheter som ibland kan påverka lön, karriärmöjlighet och rollstatus på arbetsplatsen. Jag har erfarenhet av hur både lön, möjlighet till karriärsteg och hur status sätts beroende på om uppdraget benämns registrator eller dokumentcontroller.
Att arbeta som registrator innebär att träda in i en traditionell, lite gammaldags, yrkesroll som kontorssekreterare. Givetvis kan det skilja sig arbetsplatser emellan men mina erfarenheter är att en registrator har en tydlig uppdragsprofil där flera traditionella arbetsmoment inom administration ingår. Exempel på sådana traditionella arbetsmoment är postöppning, postsortering, skanning av inkomna pappershandlingar, diarieföring, bevakning och hanterande av en eller flera funktionsbrevlådor med fokus på att förstå alla handlingar som inkommer till inkorgarna då registratorn har som uppgift att diarieföra det som ska diarieföras, vidarebefordra till rätt handläggare och ibland också ha kompetens nog att besvara frågor.
Dagarna ser oftast väldigt lika ut, med tydliga block under dagen. Efter ett tag går arbetsuppgifterna på rutin och rollen är tydlig i sin karaktär. Givetvis finns det utrymme för utveckling men endast till en viss nivå innan den övergår till att ses som en dokumentcontrollerroll. En roll som jag tycker har en helt annan möjlighet till utveckling och statusmarkerande.
Min uppfattning är att den traditionella registratorsrollen är på väg att ersättas av den framåtblickande dokumentcontrollerrollen. Vi är bara i början på ett skifte men jag skulle vilja påstå att det är ett paradigmskifte som håller på att äga rum. Och då inte bara när det gäller dessa två roller utan i hela informationshanteringsområdet i Myndighetssverige. Den resan är det en ynnest att få vara med på, och tillsammans med mina kollegor i branschen väljer vi färdriktning. Det skapar både trygghet och spänning.
Hur är det då att arbeta som dokumentcontroller? Och vad är det för arbetsuppgifter som ingår i rollen? Ja, det är frågor som jag liksom kollegor i branschen har ställt i många situationer och under en längre tid. Faktum är att rollen är svår att definiera – den rymmer så mycket och flera av arbetsuppgifterna är nya för den enskilde dokumentcontrollern men även för yrkesbranschen i stort. Det är outforskad mark och tillsammans kommer vi att utröna vad en dokumentcontroller bör och ska göra under en arbetsdag.
Enligt mig är det dokumentcontrollern som är en verksamhets spindel i nätet. Det är dokumentcontrollern som är klippan att luta sig mot när informationshanteringen känns övermäktig och svår att få ordning på. Dokumentcontrollern ska inte förväntas vara expert på alla handlingar som inkommer, upprättas och expedieras utan snarare vara expert på att skapa förståelse och struktur för, samt framkomliga vägar till, den information som verksamheten har att hantera och förvalta.
Jag ser rollen som en strategisk och framtidsbejakande informationshanteringsexpert. Flera av arbetsuppgifterna som jag tycker ingår i rollen har jag själv erfarenhet av. Framför allt gäller det att hela tiden se verksamhetens behov och utmaningar inom informationshanteringsområdet. I mitt uppdrag som dokumentcontroller krävs att jag ligger steget före och försöker svara på frågor som; vilken typ av information kommer att genereras? I vilket syfte? Och hur ska verksamheten förvalta informationen? Hur ska informationen tas om hand i framtiden – vad ska bevaras och vad ska gallras? Det är frågor som det inte alltid finns självklara svar på. Men, dokumentcontrollern ger vägledning.
Det är vägledningen som bygger en god och stabil grund att stå på – vilken kan hjälpa till i verksamhetens kollektiva förståelse för informationens värden och även bidra till insikter om kulturarvsaspekten. Förutom att skapa goda grunder i form av struktur samt ordning och reda – grundläggande fundament i informationshantering – så är det dokumentcontrollern som är med och bestämmer vad som ska bli kulturarv i en verksamhet och därmed framtidens forskningsmaterial. Är det upphandlingarna som gjordes på 80-talet? Är det avtalen som tecknades på 90-talet? Eller är det anställningsavtalen som skrevs på 00-talet? I frågor som dessa har dokumentcontrollern mycket att bidra med och stor möjlighet att påverka hur en verksamhet ska bli ihågkommen. Det är ett utmanande men ärofyllt uppdrag.
Enligt mig är det dokumentcontrollern som är en verksamhets spindel i nätet. Det är dokumentcontrollern som är klippan att luta sig mot när informationshanteringen känns övermäktig och svår att få ordning på.
Att få vara med och påverka skapar engagemang, arbetsglädje och en förmåga att se samt förstå hur viktigt, roligt och motiverande det är med informationshantering.
Men det är inte alltid allting går som på räls och varenda ledningsgrupp, chef och handläggare agerar och gör som dokumentcontrollern säger. Pedagogiska utmaningar finns – ibland duggar de tätt. Det gör uppdraget utmanande och motiverande. Svåra frågor och tankebanor ska göras enkla och förståeliga så att de blir en naturlig del i en tjänstemans vardag på arbetet.
Att känna utmaning och för den delen även motgång i ett uppdrag som dokumentcontroller skulle jag säga hör till och är en förutsättning för att lyckas i uppdraget.
Det är mer regel än undantag att handläggare och chefer agerar och hanterar sin information efter eget tycke och egna uppsatta strukturer än att faktiskt se möjligheten att få hjälp, vägledning och stöttning av en informationshanteringsexpert. När jag själv råkar ut för situationer som dessa har jag som vana att försöka se allting ur deras perspektiv där jag fokuserar på att försöka sätta mig in i handläggarens eller chefens förståelse och utgångspunkter. Ibland kan det handla om att kunskapen om informationshantering i en offentlig verksamhet är låg eller saknas. Det kan också handla om att förmågan att göra rätt enligt lagar och regler samt interna rutiner inte riktigt finns på grund av att det skapar upplevt merarbete och att det känns utmanande att förstå att huvudregeln är att all information är till allmänhetens förfogande så till vida att sekretess inte föreligger.
Det är i sådana situationer som jag trivs allra bäst i min roll som dokumentcontroller. För det är i dem som jag kan vara med och utbilda i offentlighetsprincipen och vikten av en god informationshantering. Både idag och i framtiden. Registraturen är en verksamhets blodomlopp – som måste fungera oavsett vad.
Jag vill vara med att påverka hur en verksamhet kommer att bli ihågkommen, även om jag arbetar som registrator eller dokumentcontroller. Det är ett ärofyllt uppdrag och ett privilegium.
Maja Jägerlöv
Arbetar på ArkivIT som konsult inom registratur. I denna artikel vill jag ge min syn på vad som förenar yrkesrollerna registrator och dokumentcontroller. Och vad som skiljer dem åt.
Det roligaste med att jobba som registrator eller dokumentcontroller är att jag i min yrkesroll får vara med att skapa struktur samt ordning och reda bland en verksamhets informationsbestånd – som senare kommer att bli en del av ett kulturarv.
