Spindeln i nätet med gott ordningssinne – registratorns roll och betydelse

Registratorer – en yrkesgrupp som inte längre behövs eller en yrkesgrupp som behövs mer än någonsin på grund av digitaliseringen? Vad är egentligen registratorns roll om alla kan lägga in information i diariet och inkommande handlingar ändå kommer direkt till handläggarnas mejlinkorgar (istället för till en centraliserad postlåda)? 

Dessa frågor har diskuterats i en rad artiklar och även varit föremål för olika uppsatser på bl.a. universitetsnivå. Frågorna är även återkommande under konferenser, i diskussionstrådar på sociala medier och vid fikabord – då ofta även fokuserade runt begreppet ”status”: Hur höjer vi registratorstitelns status? Har registratorn lägre status i organisationen än arkivarien? Vad ingår i registratorns arbetsuppgifter?

Statusbegreppet är inte helt enkelt att diskutera – vad innebär status? Och hur påverkar det om man har hög eller låg status i sin yrkesroll? Jag använder begreppet ”status” här som ett värdeladdat ord för att beskriva organisationens syn på rollen och den genomslagskraft som olika yrkesrollers yrkeskunnande har. Statusen reflekterar inte på något sätt betydelsen av det som t.ex. registratorn gör utan endast den allmänna synen på rollen. En kollega uttryckte sin upplevelse av att vara registrator i vissa organisationer som ”Jag är så himla viktig men jag är ingenting värd”. 

Yrkestiteln registrator har förekommit sedan långt tillbaka – söker man i Svenska Akademiens ordbok så finns där hänvisningar till titeln så långt tillbaka som till 1600-talet. Registratorns uppgift har, som namnet antyder, i hög grad varit att registrera information men även att vårda arkivet. Registratorns arbetsuppgifter är ofta starkt förknippade med diarieföring, det vill säga att registrera inkommande och utgående handlingar. På Föreningen för arkiv och informationsförvaltnings, FAI, webbplats går det att läsa att:

…registratorn är “spindeln i nätet” när det gäller ärendehanteringen, är med när ärenden startar, genom ärendehanteringen och som slutligen är den som avslutar ärendet. Skulle någon behöva ta del av tidigare ärenden är det oftast registratorn som snabbt kan stå till tjänst. Det är vanligt att registratorer håller kurser för sina arbetskamrater och chefer inte bara om diarieföring utan om hela regelverket kring hanteringen av allmänna handlingar, sekretess och utlämnande.

Från att ha varit ett renodlat registreringsarbete handlar det mer om dokumentkontroll. Alltfler uppgifter delegeras till handläggare och registratorn eller dokumentcontrollern förmedlar verktyg och stöd för att verksamheten bättre ska kunna hantera sina handlingar och dokument.[1] 

Personligen tror jag att vi som registratorer, och arkivarier, behöver våga lyfta i våra organisationer hur vår kompetens ska förhålla sig till övriga yrkesgruppers och visa på att vårt ”spindel i nätet”-perspektiv är av stor vikt för att informationshanteringen ska fungera

Lars Lundqvist har skrivit en artikel i tidskriften Arkiv med titeln ”Registrator ett yrke i förvandling” där bland annat den förändrade yrkesrollen i samband med digitaliseringen diskuteras.[2] Lundqvist för ett resonemang om arkivariens respektive registratorns roll i ”dokumentationens livscykel” där han menar att en förskjutning sker av registratorns arbete från fokus på det praktiska till ett mer abstrakt övergripande ansvar för informationsprocessen. 

I engelskspråkiga länder pratar man ofta om ”records management” där yrkestitlar såsom records manager, archivists, records officer och records analyst förekommer.[3] På svenska har vi inte, men börjar få i vissa organisationer, detta fokus på hantering utöver just registrering och arkivering. I Sverige har ofta till exempel myndighetsarkivarier haft det övergripande, mer strategiska, ansvaret för informationsflödet i organisationen medan registratorn har utfört det praktiska registreringsarbetet. Det är denna uppdelning som nu börjar luckras upp i många organisationer. Genom att använda titlar som till exempel dokumentcontroller, informationsförvaltare eller informationsspecialist önskar många organisationer bredda vad t.ex. registratorn ska göra men också förtydliga gentemot övriga medarbetare rollens betydelse och funktion – och därmed även status. 

Många diarier är idag del av avancerade dokument- och ärendehanteringssystem, där tanken ofta är att handläggarna själva ska kunna utföra en stor del av det praktiska registreringsarbetet. Detta hänger också ihop med att inkommande handlingar sällan kommer med post eller till en centraliserad inkorg som bevakas av registrator. Istället sker inflödet av information till våra myndigheter via en rad olika kanaler där mejlen är den som oftast är dominerande. Även om dokument- och ärendehanteringssystemen i regel strävar efter att vara enkla och användarvänliga för även en icke-expert inom informationshantering, upplever många organisationer att det finns utmaningar när specialister inom andra områden även ska diarieföra. Registratorns roll blir därför att utbilda, kontrollera och bevaka så att diarieföringen sker enligt gällande regelverk. Registratorn får också ofta rollen som ”super-user” i dokument- och ärendehanteringssystemet och är i vissa fall även systemförvaltare för detsamma. 

I boken I handlingarnas centrum Registratorer berättar [red. Lars-Erik Hansen] kan man läsa om registratorsyrket då ett flertal personer med lång erfarenhet av yrket berättar om sina livsresor och sin vardag. Av berättelserna framkommer att rollen som registrator är bred och går att forma utifrån personliga färdigheter och erfarenheter samt organisationens behov samtidigt som grunden – den svenska offentlighetsprincipen och diariet – är densamma. Många återkommer dock till att beskriva sin roll som ”spindeln i nätet” och vikten av att med sitt ordningssinne säkerställa god ordning på informationen i verksamheten.  

Kanske är just bredden i yrket en av nackdelarna när vi pratar om registratorns roll och status i organisationen. Registratorns ”spindel i nätet”-funktion angränsar till en rad andra yrkesroller såsom förvaltningsjurist, arkivarie, IT-personal och dataskyddsombud. Många organisationer kanske inte heller har den ärendemängd som rättfärdigar en registrator på heltid varför tjänsten kombineras med andra närliggande administrativa funktioner såsom nämndsekreterare, receptionist eller arkivarie. Bredden gör också att sådant som organisationstillhörigheter, personliga egenskaper och chefernas syn på rollen i väldigt hög grad påverkar vilka arbetsuppgifter, och därmed även status, registratorn får i en organisation. På större myndigheter finns det ofta en arkiv- och registratursenhet medan registratorn i mindre organisationer ofta blir en del av en annan enhet. Det kan röra sig om allt ifrån den juridiska enheten (där t.ex. förvaltningsjurister finns), IT-enheten, administrativa enheten till exempelvis vaktmästeriet. 

Sedan ett antal år tillbaka finns universitetskurs för registratorer och nyligen startade även en yrkesutbildning för dokumentcontroller/registrator. Utöver det finns sedan tidigare kurser och diplomeringar för den som vill fördjupa sig inom specifikt registratorsyrket.[4] Dessa utbildningar är ett stöd och en viktig del i att förtydliga vad en registrator förväntas kunna och vilka krav som kan ställas vid exempelvis nyanställning. I förlängningen tror jag att utbildningar som dessa är helt avgörande för att förtydliga registratorsrollen och därmed höja yrkets status. Detta i kombination med att vi som yrkeskår hjälps åt att formulera vår roll och betydelse för att upprätthålla offentlighetsprincipen och en god informationshantering på våra myndigheter. 

Personligen tror jag att vi som registratorer, och arkivarier, behöver våga lyfta i våra organisationer hur vår kompetens ska förhålla sig till övriga yrkesgruppers och visa på att vårt ”spindel i nätet”-perspektiv är av stor vikt för att informationshanteringen ska fungera. Vi är specialister på informationsflöden och god offentlighetsstruktur och är därför ett viktigt komplement till bl.a. förvaltningsjuristerna, informationssäkerhetsspecialisterna, dataskyddsombuden, handläggarna och IT. 

I och med ökande informationsmängder och dagens komplexa systemarkitekturer behövs samtliga roller (som kan innehas av i vissa fall samma personer). Vi behöver samarbeta genom hela flödet: från att informationen skapas till att den arkiveras för att i framtiden kunna återsökas och återanvändas.  Registratorn är en av få roller som följer informationen genom hela flödet och tillför därför ett viktigt perspektiv i arbetet med att säkerställa hela informationsflödet. 

Magdalena Sjödahl, Arkivarie, konsult på ArkivIT

Magdalena är en arkivarie som vid olika tillfällen fått chansen att även arbeta som registrator. I sin yrkesroll brinner hon för att skapa ordning och reda i hela informationskedjan genom att tillsammans med kärnverksamheten hitta och skapa strukturer som gör det lättare att göra rätt. För att uppnå ett fungerande informationsflöde behövs samarbete mellan olika yrkesgrupper såsom IT, juridik, informationssäkerhet, arkiv och registratur samt givetvis representanter från kärnverksamheten.   

[1] https://fai.nu/om-oss/registratorsyrket/ (2021-02-01).

[2] https://temaarkiv.se/registrator-ett-yrke-i-forvandling/ (2021-02-01).

[3] https://dictionary.archivists.org/entry/records-manager.html (2021-02-05).

[4] Se bl.a. https://www.miun.se/utbildning/kurser/data-och-it/arkiv–och-informationsvetenskap/arkiv–och-informationsvetenskap-for-registratorer-gr-a-30-hp/om-kurspaketet/?term=ht2021-vt2022, https://sipu.se/utbildning/tentamen-diplomerad-registrator-2/ och https://www.xenter.se/utbildning/dokumentcontroller-registrator (2021-03-12). 

Fler artiklar

Cookie notice
ArkivIT.se använder sig av cookies. Om du inte vill att vi använder cookies vid ditt besök kan du när som helst ändra inställningar för cookies i din webbläsare.