För tio år sedan bestämde vi oss för att bara digitalisera arkiv – nu har vi kommit ganska långt
Comprima heter företaget bakom de flesta eller i alla fall en stor del av de digitala arkivsystemen som används i Sverige. De två drivande krafterna bakom företagets snabba utveckling är vd Hans Holmqvist och produktchefen Thomas Danielsson. Båda med många år inom it bakom sig och med en stark bärande vision av hur framtidens digitaliserade arkiv kommer att se ut, när AI kommit på allvar och hjälper oss att hitta rätt i de oceaner av information som finns att söka i.
Det har varit en spännande resa dit, för platser att spara information på har vi ju alltid behövt. För Comprimas del började resan under namnet AGF Arkiv som var en del av fotobolaget Agfa, om nu någon i vår digitala ålder minns dem och deras ständiga konkurrent Kodak. AGF Arkiv levererade arkiv för mikrofilmer. Mikrofilmerna var ett stort steg framåt från de oändliga raderna med plåtskåp, ofta under jord som var mikrofilmernas föregångare som arkivsystem. En del av dem finns ju fortfarande kvar på undanskymda ställen.
Verksamheten rullade på fram till början på 1990-talet då digitaliseringen med olika typer av it-system började göra insteg på marknaden. Mikrofilmerna var fortfarande dominerande men en ny tid började anas. Idag har vi kommit så långt att exempelvis Svenska Dagbladet skannat alla sina tidningar sedan 1884 och gjort alla texter och ord fullt sökbara.
– Plötsligt hade vi den lagringskapacitet som krävdes på plats, den processorkraft som behövdes för att hålla reda på alla de bilder av dokument som fortfarande lagrades som bilder, om än elektroniskt. Det fanns också det databastänkande som behövdes, säger produktchefen Thomas Danielsson som faktiskt arbetat på Comprima sedan vintern 1994–95 och sett hela resan.
De första e-arkiven skräddarsyddes men ganska snart kom standardsystemen
De första åren tog Comprima på sig att utveckla och bygga arkivsystem från grunden varje gång. Redan från början var systemen Windowsbaserade vilket gjorde dem mer lättarbetade än de allra tidigaste systemen på marknaden. Ganska snart insågs att e-arkiv på sikt skulle bli en jättemarknad som skulle kräva standardiserade system i stället för system som var mer eller mindre skräddarsydda för varje kund.
De första kunderna fanns inom sjukvården som behövde enklare arkivhantering av alla journaler som tog upp alldeles för mycket plats som pappershandlingar. Redan från början tog Comprima till sig sjukvårdens höga krav på säkerhet och sekretess.
– Det var väldigt bra för oss att vi redan tidigt tvingades applicera höga säkerhets- och sekretesskrav på våra system. Det har följt med sedan dess och finns ständigt med i utvecklingsarbetet. Det är nämligen enklare om det finns med från början än om vi tvingas att anpassa systemen till säkerhet senare, fortsätter Thomas Danielsson.
Hans Holmqvist kommer in med digital lagring och skanning i bagaget
Strax efter millennieskiftet klev vd Hans Holmqvist in i arkivbranschen och omkring tio år senare blev han vd på Comprima. Han hade många år i it-branschen bakom sig, inte minst på det digitala lagringsföretaget Storagetek och sedan som svensk vd för skannersystemsföretaget Banctec vars höghastighetsskannrar bland annat skannade, läste och registrerade Bankgirots miljontals talonger varje månad.
– Jag anade att digitala arkiv skulle bli riktigt stort inom en snar framtid. Kompetensen, hårdvaran och inte minst kunderna fanns på plats. Jag ville vara med när det hände. Det fanns lite motstånd som alltid från folk som tyckte att det var jobbigt med förändringar, men alla förstod att snabbheten och enkelheten i att hitta arkiverat material hade framtiden för sig, säger Hans Holmqvist.
– Någonstans 2011– 12 började digitaliseringen av arkiven sätta igång på allvar. Det blev helt naturligt eftersom arkiven svällde fruktansvärt snabbt. Dessutom började dokumentation och manualer ta så mycket plats i pappersform att det blev svårt att hantera. Jag hörde någonstans att när SAS sålde ett flygplan så följde det med en lastbilslast dokumentation som hörde till varje plan. Det säger sig självt att det blev för mycket att hålla reda på, och att smidigare lösningar behövdes akut, fortsätter Hans Holmqvist.
Tio år av strikt fokus på arkiv och integration har givit resultat
Sedan dess har Comprima byggt upp en position på marknaden med ett strikt fokus på e-arkiv och integration med andra system, såsom ärendehanterings- och journalsystem men också tidigare generationer av e-arkiv. Comprima arbetar inte inom andra områden utan har valt att enkom fokusera på e-arkiv för att bli ledande på området.
– Vi har idag över 100 kunder i årsavtal och vi konstaterar nöjda att våra produkter ofta står med i platsannonserna bland de programvaror de sökande ska behärska för vissa anställningar, fortsätter Hans Holmqvist.
– Någon sa att på grund av e-arkivet hade han blivit av med sin dagliga motion som bestod i promenaden till arkivet. Men i övrigt har det ju höjt arkivariernas status, då de nu kan ägna sig åt mera strategiska frågor och hjälpa till med att få systemen att svara emot informationssökningskraven, i stället för att ägna mycket tid åt att bistå vid letandet i plåtskåpen, menar Hans Holmqvist.
Säkerheten i arkiven blir en allt mer central fråga i takt med att det i högre utsträckning är digitala begränsningar som håller obehöriga ute, snarare än tjocka murar och hänglås. På Comprima har de inte märkt av problem med intrång i känsliga eller hemliga arkiv i någon större utsträckning.
– Det kan hända att det beror på att vi redan tidigt tvingades ta tag i frågorna om säkerhet och sekretess i vårt arbete med sjukvården. Men det kan naturligtvis också bero på att de som försökt har varit oerhört skickliga (så att vi inte märkt intrånget) eller att det helt enkelt varit för svårt att ta sig in, säger Thomas Danielsson.
Vi går mot mer lättarbetade arkiv med breda sökningar i stället för att gissa sökord
När vi börjar tala om vilka nya krav och möjligheter som framtiden kan tänkas bjuda på visar det sig att både Hans Holmqvist och Thomas Danielsson har sett sig omkring i världen för att få nya idéer som kan utveckla e-arkiven ytterligare.
– Det finns ett stort behov av lättarbetade e-arkiv i hela världen men jag uppfattar nog att vi i Norden ligger rätt långt framme på området och att vi kommit ganska långt i arbetet med att digitalisera arkiven. Arkivmaterial utgör ofta beslutsunderlag och därför finns ett krav på snabbare access till informationen. Det, och det faktum att arkivet är betydligt billigare att hantera om det är digitalt driver utvecklingen. Därför ser vi tendenser till centralisering av arkiven, säger Thomas Danielsson.
Idag gäller det att förstå kundernas situation för att kunna ge dem vettiga verktyg. Tidigare såg vi ofta en systemerare som försökte applicera något i en bransch som han inte kände till. Det blev funktionsdugliga e-arkiv och en stor effektivitetshöjning från det tidigare läget med jättelika pappersarkiv. En milstolpe. Men nu utvecklas systemen vidare för enklare och snabbare åtkomst för många. En av de viktigaste förändringarna är att vi utgår från användarnas situation i en helt annan utsträckning.
– Arbetar du med journalsystem för sjukvården måste du förstå hur journalerna används och dessutom förstå de rigorösa säkerhetskraven runt journalsystemen. Här får helt enkelt ingenting gå fel. Ingenting. Det skulle vara katastrof, konstaterar Hans Holmqvist.
– Men även bygglovshandläggare och andra handläggare på förvaltningarna har sina önskemål om att få sitt arbete effektivare och kanske även mer stimulerande. Både de som arbetar mycket med arkivering och arkivsökning men också de som bara av och till behöver konsultera arkivet, ska kunna känna att de kommer långt med de it-kunskaper som de har från andra system. Vikten av att bygga enkla intuitiva system blir bara viktigare, inflikar Thomas Danielsson.
Många tänker mentalt fortfarande i pärmar och hängmappar
Det är i mångt och mycket ett mentalt skifte som äger rum. Vi håller på att gå från att tänka i pärmar och hängmappar till att tänka sökord för att längre fram göra sökningar ungefär som i Google. Det ska alltså gå att söka kors och tvärs eftersom hela innehållet är optiskt avläst och konverterat från bild till text, helt sökbart och inte bara på de mödosamt noterade sökorden som tidigare var så vanliga.
– Vi ser ju hur det under många år tagits fram arkivstandarder och metadatastandarder för alla möjliga system i en alltmer ogenomtränglig djungel, men också hur ett enda felstavat efternamn kan göra ett dokument väldigt svårt att söka. Framtiden finns i möjligheten att läsa in hela dokumentet och sedan låta de allt starkare AI-funktionerna leta rätt på det vi behöver. Det blir lite som att googla men med artificiell intelligens som hjälper oss att hitta via närstående begrepp, synonymer och böjningar, kommenterar Hans Holmqvist.
– Tidigare har e-arkiven i sin uppbyggnad utgått från hur de fysiska pappersarkiven eller exempelvis ett ärendesystem varit konstruerade, med sökningar efter begrepp i metadata. De nya system som håller på att utvecklas gör det möjligt för fler att leta i arkiven och hitta det de söker betydligt snabbare och enklare, säger Thomas Danielsson.
Mer intuitiva system tar bort behovet av manualer och utbildning
Det kommer garanterat inte heller behövas så omfångsrika manualer och omfattande utbildningsinsatser.
– Jag har själv alltid tyckt att det borde vara användarna som skriver manualerna, kanske i samarbete med en systemutvecklare. Någon som kan verksamheten och någon som kan systemet borde vara idealiskt. Användarna har ju en betydligt klarare bild av vad de vill få hjälp med och vad som varit svårt med i de tidigare systemen, säger Thomas Danielsson.
– Sedan ser jag framför mig hur funktionen FAQ (frequently asked questions) försvinner helt. Är väl ändå aldrig någon som blivit hjälpt av dessa! I stället ställer du frågan du har i klarspråk och så kommer systemet att hjälpa dig utan att du behöver använda rätt ord. Svårare än så behöver det inte vara. Med tanke på att vi använder allt fler system så finns det helt enkelt inte möjlighet att lära sig allihop. Systemen får anpassas till användarna i stället för tvärtom, säger Thomas Danielsson.
Direkt tillgång till arkiven ger bättre och snabbare samhällsservice
I många sammanhang börjar den direkta accessen till arkiven bli en viktig del av den samhälleliga servicen. Så har det blivit med fastighetsuppgifter och husritningar som det i många fall är möjligt att komma åt med hjälp av e-legitimationen.
Hittills har kommuner och regioner varit de viktigaste kunderna. De har lagkrav på sig att arkivera väldigt mycket men de har också sett möjligheten att effektivisera enklare arkivförfrågningar. Så har skett med byggnadslov, och snart kommer personalarkiven med alla sina uppgifter om olika pensionsinbetalningar att digitaliseras. Det är bättre att den som behöver informationen kan leta fram den än att en mellanhand ska leta fram något.
– Det kommer också finnas möjligheter att hantera materialet efter vad frågan gäller. Så är det redan nu möjligt att i byggnadsritningar ta bort ovidkommande saker som inritade inventarier, bord, stolar med mera om de inte skulle behövas. Även detta sköter den artificiella intelligensen, berättar Hans Holmqvist.
– Den här utvecklingen gör också att det blir allt enklare för alla typer av verksamheter att arkivera. Det gäller inte bara myndigheter av olika slag, sjukvård och skolor som har lagkrav på sig att arkivera. Nu märker vi av näringslivets allt större intresse i och med att enkelheten, tillgängligheten och effektiviteten i systemen snabbt ökar, säger Hans Holmqvist.
– Näringslivet är viktiga framtida kunder, särskilt inom områden där det finns mycket dokumentation. Vi har nämnt flygbolagen men naturligtvis kräver gruvindustri, energisektorn och en mängd andra områden också en smidigare åtkomst till den mycket omfångsrika information som de behöver. I en alltmer teknikdominerad miljö vill ingen sitta och gräva i oräkneliga pappers- eller möjligen pdf-baserade manualer. Vi kommer att vilja ha intuitiva system som det är lätt att söka i, och där AI-tekniken hjälper oss att hitta, avslutar Hans Holmqvist.
Björn Mogensen
Björn Mogensen arbetar sedan många år med PR och kommunikation men har ett förflutet som ekonomijournalist på IDG. Han och Hans Holmqvist har av och till samarbetat sedan mitten på nittiotalet. Björn har följt it-branschens utveckling på nära håll sedan åttiotalet och är fortfarande fascinerad men ibland också skrämd över innovationerna, problemlösningarna och möjligheterna som digitaliseringen innebär.