Hur är det att arbeta hemifrån som arkivarie – särskilt under Covid-19-pandemin? Eva Toller frågade 15 arbetskamrater och fick svar som var vitt åtskilda, intressanta och inspirerande. Under fyra veckor får du följa med och veta hur livet med hemarbete ser ut.

För arkivarier är det i vissa fall svårt eller rent av omöjligt att arbeta hemifrån, till exempel när ett stort pappersarkiv ska ordnas och förtecknas. I många andra fall är det däremot fullt möjligt att arbeta hemifrån hela eller större delen av arbetstiden.

ArkivIT är ett företag som till största delen består av arkivarier, informationssäkerhetsexperter och systemutvecklare.  Även innan pandemin arbetade många delvis hemifrån, särskilt när det gäller uppdrag där vi har kunder i hela landet. Det mest typiska exemplet är dataskyddsombud.

Jag blev nyfiken på hur mina kollegor på ArkivIT upplevde hemarbete – särskilt eftersom det nu finns väldigt få tillfällen att fråga dem öga mot öga. Strax före jul skickade jag ut en enkät och fick 15 svar (av drygt 50 möjliga). Detta är alltså inte någon statistisk undersökning utan snarare försök till kvalitativ undersökning om villkor och upplevelser.

Frågorna

Enkäten bestod av 20 frågor, uppdelade i sex grupper: “När”, “Var”, “Hur”, “Ergonomi”, “Socialt” och “Övrigt”. “Kontoret“ i frågetexten betyder antingen den vanliga arbetsplatsen på ArkivITs kontor eller den hos kunden.

I presentationen av svaren på frågorna i tabellerna nedan har jag gjort följande:

• Rättat stavfel och grammatikfel.
• Tagit bort sådant som kan identifiera respondenten.
• Tagit bort en del som egentligen inte hade så mycket med frågan att göra.
• Förkortat de riktigt långa svaren. Då beskrivs oftast väsentligheter som utelämnats i stället i den löpande texten under tabellen.

De olika färgnyanserna i tabellerna visar på ett ungefär hur svaren varierar mellan två olika ändar av en tänkt skala, utan någon övrig värdering. 

När

Fråga 1. Hur ofta arbetar du hemma? (exempel: alla dagar i veckan, tre dagar i veckan…)

Det är som väntat väldigt lite tid som man är på plats på kontoret. Alla arbetsgivare började dock inte tillämpa hemarbete direkt under våren, och en del som gjorde det upphörde när sommaren kom och det verkade som att pandemin höll på att klinga av. Under hösten blev det mer restriktivt, och man kunde också minska från visst hemarbete (1 dag/vecka) till att arbeta hemifrån samtliga dagar i veckan.

Fråga 2. Hur brukar ditt arbetsschema se ut när du jobbar hemma? (exempel: “som när jag jobbar på kontoret“, “utspritt i mindre stunder under hela dagen“…)

Man har större frihet att planera dagen som man vill. För en del passar det bäst att hålla vanliga kontorstider. För andra passar det bättre att varva arbetet med att utföra vardagsuppgifter som att hämta barnen eller åka och handla. En del passar på att påbörja arbetsdagen lite senare än vanligt.

I och med att man ofta får betydligt mindre restid så hinner man med att ta fler eller längre pauser under dagen. En del tar betydligt längre lunchpaus än tidigare – som utnyttjas till att uträtta ärenden eller motionera. Det kan dock även bli så att lunchpausen blir betydligt kortare – i och med att man ofta äter lunch hemma, ibland samtidigt som man jobbar. 

Att arbeta på kvällen är inte något nytt för alla, men nu kanske man gör det oftare i och med att det inte blir samma skillnad som när man arbetade på kontoret – utrustningen står redan på plats. En del jobbar dock inte på kvällarna eftersom dessa behövs för återhämtning.

Fråga 3. Kommer du ihåg att ta raster? Använder du “digitalt fikamöte“?

Det verkar som att man blir mindre benägen att vid hemmaarbete ta “riktiga” fikaraster, båda sådana raster där man går iväg en stund från datorn och jobbet, och de digitala fikamötena. Och om man lämnar datorn ett tag så blir det gärna så att man sysslar med något hushållsarbete (till exempel plocka ur diskmaskinen).

Det är lätt att förstå varför det blir så här. Fikaraster är i grunden en social aktivitet, och om man inte ser kollegorna bege sig till kaffeautomaten så blir pausen kanske inte av. De digitala fikamötena kan glömmas bort av samma anledning, om man inte får påminnelse om dem. De som bor med någon som också arbetar hemifrån kan ju däremot ta rast tillsammans med denna/dessa.

De som säger att de redan innan pandemin var dåliga på att raster och pauser blir knappast heller mer benägna att göra det under hemmaarbete.

Var

Fråga 4. Var sitter/ligger/står du oftast och arbetar hemma? (skrivbord, köksbord, soffan, sängen…)

Om man inte har ett skrivbord och en kontorsliknande arbetsplats tenderar man att ha åtminstone två platser att växla mellan. Det kan vara bra ur ergonomisynpunkt. Om man dessutom förflyttar sig mellan platserna ganska frekvent så får man välbehövliga mikropauser och bensträckare.

Med det sagt så kan det också vara ganska skönt att ha en fast arbetsplats med skrivbord, där man inte behöver plocka undan alla saker varje gång platsen ska användas till sitt ursprungliga syfte (till exempel måltid vid köksbordet). Då kan det också vara lättare att ha en stor skärm att arbeta med.

Det finns ytterligare platser att sitta på. Innan de hårdare restriktionerna kom fanns det en del som satt på caféer ibland. En del som har familj kan behöva sig dra sig undan till lugnare regioner när alla andra är hemma, till exempel till källaren. Om man däremot gillar att ha liv och rörelse omkring sig när man jobbar så kan det tvärtom vara en fördel att skaffa en arbetsplats där man kan ha familjen nära inpå sig.

Se även fråga 5 om eget arbetsrum och fråga 10 om ergonomi.

Fråga 5. Får du arbetsro hemma? Har du eget arbetsrum där?

Det tycks vara relativt lätt att få bra arbetsro även när man arbetar hemma. Det kan till och med bli betydligt lättare om man tidigare suttit i kontorslandskap och försökt arbeta med koncentrationskrävande uppgifter som att läsa, skriva – och tänka. En respondent som arbetar med gallringsutredningar och tidigare satt i kontorslandskap beskriver det som att det blivit en avsevärd förbättring.

Fråga 6. I somras, fanns det möjlighet för dig att rentav sitta ute och arbeta?

När man behöver vara uppkopplad vid arbete utomhus är det viktigt att uppkopplingen fungerar bra och är säker – och (förstås) att det finns uppkoppling överhuvudtaget. Om man däremot bara ska göra något begränsat läs- eller skrivarbete så kan man (som en av respondenterna skriver) gå ut och lägga sig i parken.

Eftersom man kan mista en del av den naturliga utevistelsen vid hemarbete (att ta sig till och från jobbet, att gå till en lunchrestaurang) så kan man få lite kompensation genom att jobba utomhus. Under värmeböljor kan man dessutom vara piggast sent på kvällen då värmen börjar avta, och då kan det passa mycket bra att sitta utomhus och jobba ett par timmar (under förutsättning att man kan ordna så att det blir myggfritt). Ergonomin behöver inte heller bli sämre. En respondent snickrade en bordsskiva för att kunna stå upp och arbeta i trädgården.

På en del arbetsplatser kan det finnas möjlighet att arbeta utomhus om det finns en innergård, takterrass eller liknande. Detta kanske rentav kan vara en bra morot vid nyanställningar; under långa perioder av perfekt sommarväder så blir det en kompensation för att man då måste arbeta – då är utomhusplatser något man gärna kan tänka på från början vid inrättande av nya kontor.

Hur

Fråga 7. Har du tillräckligt med utrustning hemma? (exempel: skrivare)

Skrivare och extern (stor) skärm tycks vara det är viktigast (alla på ArkivIT har laptop). Ska man läsa mycket kan det bli jobbigt att göra det på en liten laptop, eller rent av på skärm överhuvudtaget. Frågan är hur mycket det tas för givet att anställda har utrustning som till exempel skrivare även privat? En väsentlig del av respondenterna verkar inte ha det. (En kollega gjorde en reflektion: det är en intressant utveckling att från att många arbetsgivare inte tillåtit användning av privat utrustning med hänsyn till informationssäkerhet, så förväntas man ha både utrustning och bredband själv.)

Se även fråga 9 (om lån av utrustning).

Fråga 8. Hur enkelt är det för dig att få support, när/om utrustningen krånglar?

Det verkar inte vara något större problem med support – huvudsakligen för att inte många har behövt det. Detta kan tyda på utrustning av god kvalitet, bra handhavande, men även att man kanske lite till mans har blivit mer självgående vad gäller att åtgärda problem. Det finns ofta bra information på webben om hur man kan fixa enklare saker. I värsta fall kan man åka in till kontoret och få hjälp där.

Fråga 9. Har du fått låna hem någon extra utrustning från kontoret?

Till största delen verkar det inte vara några problem med att låna hem utrustning – ofta behövs det inte ens. Det framgår inte alltid om det är kunden eller arbetsgivaren som lånar ut utrustning (utom när det gäller kunddatorer). 

Det är oklart om “Nej” i de sista två rutorna betyder att man inte får låna hem utrustning eller om man valt att inte göra det.

Ergonomi

Fråga 10. Hur är ergonomin jämfört med den på kontoret?

Oftast upplevs den rent fysiska ergonomin som sämre när man arbetar hemma. Det som skapar problem är främst skrivbord som inte är höj- och sänkbart, för liten skärm, dålig stol.

Jämför med arbetsro (fråga 5) där man var övervägande positiv gällande hur bra arbetsron är vid hemmaarbete. Om man förbättrar ergonomin borde man kunna göra hemmaarbetet som helhet mer attraktivt, åtminstone vad gäller aspekterna arbetsro och ergonomi. För den sociala aspekten, se fråga 13 och 14.

Fråga 11. Hur ofta brukar du resa på dig och göra en kortare paus/bensträckare?

Det kanske är lättare att resa sig upp för en bensträckare hemma än på kontoret. Hemma tittar ingen “konstigt” på en om man bara går runt ett tag, stretchar och liknande. Liksom på kontoret får man anledning att resa på sig för att fixa kaffe eller te, men man kan även komma på andra anledningar (sätta på diskmaskinen, gå ut med soporna).

Tyvärr är det också lätt att glömma bort att ta mikropauser om man inte har någon annan som påminner en. Att som en av respondenterna sätta ett alarm för när det är dags att röra på sig är nog en bra idé.

Fråga 12. När arbetsdagen är slut, hur känns det? (exempel: “utmattad”, “gör ett motionspass“…)?

Att man får mer fritid för att restiden uteblir framgår både i dessa frågesvar och i andra svar. Men trots detta är det ganska många som blir trötta. Delvis kan det vara den ovana situationen, och att man ännu inte hittat formen för hur man ska arbeta hemifrån på ett sätt som gör att man åtminstone inte blir mer trött än om man sitter på kontoret. Som framgår av svaren på fråga 2 finns det många varianter att testa.

En vanlig åtgärd för att motverka tröttheten är att motionera – från promenader till ansträngande motions- och löppass; “så man inte blir helt mossig i hjärnan”, som en av respondenterna sa. En annan påpekade att tar man fler pauser så hinner man beta av en del hushållsarbete som man sedan slipper göra på kvällen (vilken man i stället kan ägna åt återhämtning).

Socialt

Fråga 13.  Skillnader vad gäller sociala kontakter under arbetsdagen – före jämfört med efter pandemin kom?

Det är inte bara rent socialt som man saknar kollegor och kunder. Man saknar de spontana mötena vid kaffeautomaten där man får höra nyheter, kan spåna fram idéer och nätverka i största allmänhet. Som en respondent skriver: “skillnaden nu är att det nästan alltid finns ett syfte med kontakten, man får inte riktigt de där slumpartade mötena”. En annan skriver att det också känns som att man mest har kontakt med egna gruppen; när man satt på kontoret träffade man på alla och fick höra lite mer allmänt vad som hände.

Det sociala kan man i någon mån kompensera genom att komma tidigare till Teams-möten och småprata lite innan mötet börjar (se fråga 14). Teams-möten finns även i form av “digitalt fika”.

Fråga 14. Hur upplever du skillnaderna mellan att ha möten via Teams (eller Zoom, Skype…) jämfört med att ha möten IRL (“in real life“)?

Den övervägande åsikten att Teams-möten blir mer effektiva – särskilt när det gäller enklare möten. När det gäller möten av brainstorming-typ så är det inte lika självklart – och en respondent saknade en riktig whiteboard (Teams’ eget whiteboard blir inte riktigt samma sak).

En viktig aspekt är att man slipper resandet och det är även en orsak till att det blir lättare att hitta gemensamma mötestider. Det är ju inte heller alltid möjligt eller lämpligt att sitta i möte under själva resan.

Den sociala biten är inte oviktig vid möten. Det får gärna vara lite “kallprat” förutom själva ämnet för mötet (så är det ju för övrigt även vid vanliga IRL-möten).

 Teams kräver samtidigt mer av mötesdeltagarna. Det är inte alltid man kan ha kameran påslagen hela tiden, och då missar man den viktiga mimiken (och även det övriga kroppsspråket, till exempel gester). Det blir svårare för mötesledaren att se om någon vill ha ordet, och det finns en stor risk för att mötesdeltagarna blir tystare och mindre spontana.

Att helt övergå till Teams-möten verkar man inte vilja. Man behöver träffas IRL ibland för att lära känna varandra; det gäller särskilt nyanställda som inte har fått träffa kollegor ännu. Även terminsavslutningar och fester går ju bort.

Några olika påpekanden:

• Tror att online-möten äntligen kommer att bli accepterade och vanliga efter denna pandemi, både för att spara miljö (och pengar) men även för att spara tid (och pengar).
• Viktigt dock att denna möteskultur etableras i hela organisationen (att ledningen föregår med gott exempel) och även att fysiska möten (IRL) hålls då och då för att bygga upp ett personligt förtroende mellan deltagare, t ex vid projektstart och månads- eller kvartalsvis.
• Personliga kontakter kan enkelt fås även vid online-möten, t ex för att ta ett spontant arbetsmöte tillsammans med annan projektmedlem (one-on-one).
• ”Man är mer avvaktande på digitala möten. De blir nästan för ’effektiva’. Ibland är det ingen paus mellan mötena och efter en dag med flera digitala möten så är man ganska slut. Jag tycker vi har för långa digitala möten med för lite små raster.”

Fråga 15. Blir även dina sociala kontakter i privatlivet påverkade?

I fråga 13 påpekades det att det kunde vara lättare att träffa vänner och grannar oftare vid hemarbete. I och med att man är mer fri att ta längre pauser, långlunch och liknande så kan det faktiskt vara möjligt att få bättre kontakt åtminstone med dem som bor nära.

I regel verkar det dock som att de sociala kontakterna med släktingar och vänner blir lidande. Särskilt när man bor i olika städer blir det besvärligt att träffas “på riktigt”. 

Övrigt

Fråga 16. Har kunden/typen av arbete gjort det möjligt att arbeta hemma, eller har man varit tvungen att arbeta på plats (på kontoret)?

Det underlättar om alla arbetar hemifrån – och att även kunderna gör det. Om man däremot som konsult är den enda som inte sitter på kontoret så blir man lätt utanför, och man missar de informella diskussionerna “vid kaffeautomaten”. Som en av respondenterna skrev, det är viktigt att “hänga med i snacket”.

Det har varit trögt i starten för en del kunder att tillåta konsulter (men även vanliga anställda) att arbeta hemma. En respondent skriver: “Min upplevelse är att vissa arbetsgivare varit omotiverat misstänksamma mot hemarbete.” Det har även hänvisats till sekretess som skäl till att inte få arbeta hemifrån.

Eftersom ArkivITs konsulter ofta har resultatinriktade arbetsuppgifter (till exempel gallringsutredningar) så kommer det förhoppningsvis att med tiden bli en förskjutning från “övervakat arbete” till att man bedömer om ett rimligt resultat har åstadkommits på ett rimligt antal timmar.

Fråga 17. Hur har du generellt upplevt att jobba hemma? Vad är bra, vad är dåligt?

Många konsulter har redan tidigare arbetet en eller ett par dagar hemma per vecka, så upplevelsen är inte helt ny för alla, och då har man ofta hunnit etablera rutiner för att hemmaarbetet ska fungera bra. Men för dem som vill ha lite liv och rörelse omkring sig, och tycker att det blir tyst och ödsligt att arbeta ensam hemma, kan det kännas tungt att inte kunna välja att sitta på kontoret i stället.

ArkivITs konsulter reser ganska mycket, och i värsta fall flera timmar om dagen, så det är inte konstigt att det upplevs som en stor lättnad att slippa detta ett tag. Dock hindrar inte detta att man saknar den “sociala biten” med kollegor och kunder.

Några fler exempel på positiva och negativa faktorer med hemmaarbete som framkom i enkäten listas nedan.

Positivt:

• Flexibelt – man kan på ett annat sätt styra sin tid.
• Bättre balans mellan arbete och fritid.
• Att ha kontakt med familjen redan under eftermiddagen gör att man får mer tid med dem.
• Att arbeta utan störningsmoment gör att man får mycket mer gjort gällande uppgifter som görs på egen hand.
• Möjlighet att variera arbetsställe – det blir mer naturligt att arbeta från olika ställen i hemmet, ibland kanske något fik nära hemmet.

Negativt:

• Tristess kan uppstå lite mer än annars, då de sociala kontakterna ibland saknas.
• Risk att företagets kreativitet minskar (idéer uppstår vid slumpartade möten vid tex kaffeautomaten).
• Kan vara svårt att få till hundraprocentig arbetsro under en hel arbetsdag hemma, när man har barn som kommer hem.
• Svårare att bygga företagskultur och vi-känsla via digitala möten. Större möten, typ Fredagsforum, funkar absolut att köra digitalt ibland, men när man bara gör det, så finns det risk för att team-känslan blir lidande.
• Att t.ex. inte kunna ha haft jul- och sommarfest är trist.

Fråga 18. Hur mycket tror du normaliseringen av att arbeta hemma kommer att fortsätta när pandemin har sjunkit tillbaka?

Det råder hyfsad konsensus om att det i alla fall inte kommer att gå tillbaka till att bli som det var före pandemin. Hemarbete är också ganska uppskattat, med brasklappen att det måste kompletteras med tillfällen där man får träffas “på riktigt”.

Kommer hemarbete att vara frivilligt eller beordrat? En del vill arbeta hemma helt och hållet, andra inte alls. Man kan tänka sig att det blir kompromisser där man beordras arbeta hemifrån 1-3 dagar/vecka men får välja själv resten av veckan. En viktig aspekt är att om arbetet är beordrat är det rimligt att utrustningen man har hemma ska bekostas av arbetsgivaren (eller av kunden i vissa fall).

Som flera respondenter skriver så kan företagen minska sin lokalyta vid frekvent hemarbete. Att låta personalen alternera på kontoret motverkar dock önskemålet att man vill träffa fler än bara sina närmaste kollegor. Kanske man kommer att ha väldigt få platser för vanligt arbete men större ytor där hela personalen kan träffas för möten, fester och liknande?

Det kommer att bli lättare att arbeta utanför storstadsregionerna om man inte är så platsberoende. Det kan rent av bli ett krav från arbetstagare att man inte behöver bo där bostadspriserna är höga.

Fråga 19. Kan du tänka dig att jobba lika mycket hemma efter pandemin? Varför/varför inte?

Fråga 20. Hur tror du att du kommer att se tillbaka på detta år (alternativt detta OCH nästa år)?

Ytterligare ett par reflektioner från respondenterna:

• Det kommer ny teknik som underlättar distansarbete, t.ex. VR glasögon vilket gör att vi upplever att vi sitter runt samma konferensbord etc.
• Man har fått tänka på vad som är värt att uppskatta och vad som inte kan tas för givet. Exempelvis ens hälsa och ens tid. 

Några allmänna observationer

En hel del svar var ungefär vad som förväntades, till exempel 

• att man tyckte det var skönt att slippa resa men även saknade det sociala sammanhanget på kontoret; 
• att ergonomin kunde bli sämre när man satt hemma utan riktiga kontorsmöbler; 
• att planeringen av arbetsdagen varierade mycket mellan olika personer.

Några saker som däremot förvånade mig (på ett positivt sätt) var följande: 

• man uppskattade att arbeta hemifrån mycket mer än förväntat;
• man ville fortsätta arbeta hemifrån när pandemin är slut mycket mer än förväntat;
• man fick mycket bättre arbetsro hemma än förväntat.

Om arbete hemifrån blir mer regel än undantag så påverkar det hur man ska inrätta kontorsmiljön på företaget. Om arbetsgivaren kan minska lokalytan och därmed hyran kanske man får pengar över till att förbättra ergonomin rejält på “hemmakontoret” för medarbetarna.

Om man ska spekulera om framtiden på lite längre sikt så kanske det blir (ännu) vanligare med “internetcaféer” och kontorshotell som ligger lite här och där i eller nära bostadsområdena. Då skulle man även fortsättningsvis slippa lång resväg till jobbet, kunna gå ut med hunden på lunchen… men ändå få ett socialt sammanhang att arbeta i, även om det inte är med ens närmaste arbetskamrater.

En tanke slog mig slutligen. Det här med att jobba hemifrån kan tyckas nydanande och exotiskt för oss som har suttit på kontor under hela arbetslivet, men det är faktiskt under mindre än hundra år som de flesta människor inte arbetat hemifrån, åtminstone i den tidigt industrialiserade delen av världen. Både bönder och många hantverkare gjorde och gör ju detta. Och det har pågått i tusentals år.

Några lästips:

https://computersweden.idg.se/2.2683/1.742449/schemalagga-arbetsdag

https://computersweden.idg.se/2.2683/1.737720/efter-coronakrisen-kontoren-teknik

https://computersweden.idg.se/2.2683/1.743373/svenskar-jobb-distans