ArkivIT.se använder sig av cookies. Om du inte vill att vi använder cookies vid ditt besök kan du när som helst ändra inställningar för cookies i din webbläsare.
Våra termer, A-Ö
Här finns en förteckning över termer som förekommer på sidan (och i vår värld).
Klicka på respektive term för att expandera.
A
Arkiv inom offentlig sektor förtecknades fram till år 2009 enligt det så kallade allmänna arkivschemat. Allmänna arkivschemat är en fast struktur, med förbestämda rubriker/huvudavdelningar, som under cirka 100 år varit svenskstandard för arkivförtecknande.
Archivematica är ett e-arkiv byggt på Öppen källkod vilket ger alla möjlighet att undersöka, modifiera, förbättra och sprida Archivematica (A-GPL 3.0 licens). Archivematica följer OAIS-modellen och skapar SIP, AIP och DIP enligt etablerade internationella arkivstandarder. Läs mer om Archivematica här: https://www.archivematica.org/
Både myndigheter och andra organisationer har behov av god ordning i sitt arkiv. Arkivariens utmaningar är att hantera och förvalta det moderna och historiska informationsflödet med verktyg som arkivredovisning, klassificeringsstruktur, dokumenthanteringsplan, hanteringsanvisning samt policy, bevarandestrategi och riktlinjer.
En person som arbetar med arbetsuppgifter såsom framtagning och återställande av handlingar, ordna och förteckna arkiv samt bemannar arkivexpedition.
För att dokumentera och beskriva ett arkiv och dess organisation bör man upprätta en arkivbeskrivning. För offentlig sektor styrs innehållet i en arkivbeskrivning till viss del av arkivlagen.
En dokumenthanteringsplan (även kallad arkivbildningsplan) är ett stöd i arbetet med informationsplanering och dokumentkontroll. En dokumenthanteringsplan ska redovisa handlingarna i en processtruktur. Det ska också framgå var handlingen förvaras, hur den registreras, om den ska gallras (och i så fall när) och eventuell sekretess. Dokumenthanteringsplan upprättas enligt gällande föreskrifter och standarder, såsom standarden för dokumenthantering (SS-ISO 15489).
För att säkerställa läsbarhet och autenticitet i långa tidsperspektiv genomförs arkiveringar av databaser, statistikprogram mm. Vid arkivering utformas en systembeskrivning så att man i framtiden kan förstå den arkiverade informationen. Filer konverteras till arkivgodkända filformat. Inför leverans skapas metadatauppmärkta arkivpaket enligt gällande riktlinjer och krav.
För att säkerställa läsbarhet och autenticitet i långa tidsperspektiv genomförs arkiveringar av dokumenthanterinssystem. Vid arkivering utformas en systembeskrivning så att man i framtiden kan förstå den arkiverade informationen. Filer konverteras till arkivgodkända filformat. Inför leverans skapas metadatauppmärkta arkivpaket enligt gällande riktlinjer och krav.
För att säkerställa läsbarhet och autenticitet i långa tidsperspektiv genomförs arkiveringar av ekonomisystem som t.ex. Agresso. Vid arkivering utformas en systembeskrivning så att man i framtiden kan förstå den arkiverade informationen. Filer konverteras till arkivgodkända filformat. Inför leverans skapas metadatauppmärkta arkivpaket enligt gällande riktlinjer och krav.
För att säkerställa läsbarhet och autenticitet i långa tidsperspektiv genomförs arkiveringar av personalsystem som t.ex. Palasso. Vid arkivering utformas en systembeskrivning så att man i framtiden kan förstå den arkiverade informationen. Filer konverteras till arkivgodkända filformat. Inför leverans skapas metadatauppmärkta arkivpaket enligt gällande riktlinjer och krav.
För att säkerställa läsbarhet och autenticitet i långa tidsperspektiv genomförs arkiveringar av t.ex. gemensamma filkataloger. Filer konverteras till arkivgodkända filformat. Inför leverans skapas metadatauppmärkta arkivpaket enligt gällande riktlinjer och krav. Det är ofta viktigt att upprätta rutiner och hanteringsanvisningar för den framtida användningen av gemensamma lagringsytor såsom “G:” för att säkerställa en god informationshantering.
För att säkerställa läsbarhet och autenticitet i långa tidsperspektiv genomförs arkiveringar av webbplatser och intranät. Vid arkivering utformas en systembeskrivning så att man i framtiden kan förstå den arkiverade informationen. Filer konverteras till arkivgodkända filformat. Inför leverans skapas metadatauppmärkta arkivpaket enligt gällande riktlinjer och krav. Den arkiverade webbkopian har full funktionalitet och du kan klicka dig fram mellan sidor precis som på den ursprungliga webbplatsen.
För att säkerställa läsbarhet och autenticitet i långa tidsperspektiv genomförs arkiveringar av verksamhetssystem. Vid arkivering utformas en systembeskrivning så att man i framtiden kan förstå den arkiverade informationen. Filer konverteras till arkivgodkända filformat. Inför leverans skapas metadatauppmärkta arkivpaket enligt gällande riktlinjer och krav.
För att säkerställa läsbarhet och autenticitet i långa tidsperspektiv genomförs arkiveringar av ärendehanteringssystem. Vid arkivering utformas en systembeskrivning så att man i framtiden kan förstå den arkiverade informationen. Filer konverteras till arkivgodkända filformat. Inför leverans skapas metadatauppmärkta arkivpaket enligt gällande riktlinjer och krav.
En arkivförteckning beskriver handlingarna som arkiverats och deras förvaring. Arkivförteckningar upprättas oftast enligt allmänna arkivschemat eller verksamhetsbaserad arkivredovisning.
Arkivering och informationshantering inom offentlig förvaltning regleras och styrs av arkivlagen: Arkivlag (1990:782).
Arkivvård innebär att arkivet ska ordnas så att utlämning av allmän handling kan ske, arkivbeskrivning och arkivförteckning ska finnas, arkivet ska skyddas mot olika typer av angrepp och förstörelse samt så ska gallring och rensning ske.
Atom är ett arkivredovisningssystem byggt på Öppen källkod vilket ger alla möjlighet att undersöka, modifiera, förbättra och sprida AtoM (A-GPL 3.0 licens). AtoM använder internationella arkivstandarder som t.ex. EAD XML. Läs mer om AtoM här: https://www.accesstomemory.org
B
Se resurskonsult.
Bevarandeformat är filformat som av internationella och nationella organ anses kunna bevaras över tid. Formaten ska helst vara helt oberoende av ett särskilt program för att kunna öppnas och tolkas. Alternativt kan filformatet ha så pass stor spridning att man anser att det inte är någon risk för att man inte skulle kunna hitta något program för att öppna filen. Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2 föreskriver exempelvis formaten PDF/A, XML och TIFF m.fl. som möjliga bevarandeformat.
Se arkivförteckning.
D
Ett data warehouse, även kallat informationslager eller datalager, är en sammanställning av data från flera källor. De lagrar aktuell och historiska data på en enda plats och används för att skapa analyser och rapporter för noggrannare beslutsunderlag i hela organisationen.
Dataintegration innebär att man kombinerar data lagrat i olika källor och ger användarna en enhetlig syn på dem. Denna process blir betydelsefull i en rad olika situationer, som inkluderar både kommersiella (till exempel när två liknande företag behöver slå samman sina databaser) och vetenskapliga (kombinera forskningsresultat från olika bioinformatiska repositorier, till exempel) domäner.
I maj 2018 blev dataskyddsförordningen (GDPR) svensk lag och började att tillämpas. Den ersatte då den tidigare personuppgiftslagen (PuL) och delvis även patientdatalagen (PDL). Svenska tilläggsbestämmelser kommer att finnas i dataskyddslagen.
Alla myndigheter och vissa organisationer som hanterar personuppgifter ska enligt dataskyddsförordningen ha dataskyddsombud. Dataskyddsombuden har till uppgift att informera anställda och ansvariga om dataskyddsbestämmelser samt övervaka efterlevnaden av förordningen och samarbeta med tillsynsmyndigheten.
Registrering av allmänna handlingar i ett diarium i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen kallas för diarieföring. Vid diarieföring ska följande uppgifter registreras: datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer, mottagare eller avsändare samt kort beskrivning av handlingen.
Med digitalisering avses den process där en analog information konverteras till digital information. Det innebär att informationen kan bli strukturerbar, sökbar och tillgänglig genom digitala verktyg såsom informationshanteringssystem, webbsidor och e-arkiv.
Digitaliseringsstrategi är en utarbetad strategi för hur en organisation ska arbeta, hantera och förvalta digitala informationsresurser.
En dokumentcontroller kontrollerar flödet och förvaltar hanteringen av allmänna handlingar. I moderna organisationer finns informationen utspridd på flera enheter och medier. Detta gör att det uppstår ett stort behov av att ha en kontrollfunktion som säkrar kvalitén på metadata. Dokumentcontrollern är även ett stöd och utbildare för övriga medarbetare.
Dokumenthantering är handhavandet av handlingar (dokument) från det att de skapas (upprättas) till arkivering eller gallring. Dokumenthantering och arkivering bildar en enhet under en handlings hela livscykel. Dokumenthantering definieras i standarden: (SS-ISO 15489).
En dokumenthanteringsplan är ett stöd i arbetet med informationsplanering och dokumentkontroll. En dokumenthanteringsplan ska redovisa handlingarna i en processtruktur. Det ska också framgå var handlingen förvaras, hur den registreras, om den ska gallras (och i så fall när) och eventuell sekretess. Dokumenthanteringsplan upprättas enligt gällande föreskrifter och standarder, såsom standarden för dokumenthantering (SS-ISO 15489).
E
Ett IT-system eller funktion som är avsett för långtidsbevarande av digitala informationsbärare kallas för e-arkiv. Informationen i e-arkivet kan komma från olika verksamhetssystem och lagras därför i systemoberoende format. I ett e-arkiv ska det finnas funktioner för arkivvård såsom gallring och migrering. E-arkiv kan vara proprietära produkter, egenutvecklade lösningar i organisationen eller open-sourcelösningar såsom Archivematica.
I databehandling avser Extract, Transform, Load (ETL) en process i databasanvändning och speciellt i datalagring. ETL-verktyg är specialiserade på datautvninning (extraktion)där data extraheras från homogena eller heterogena datakällor. Datatransformation där data transformeras för lagring i rätt format eller struktur i syfte att fråga och analysera; Dataladdning (load) där data laddas upp i den slutliga mållälla oftast ett datalager.
F
Överförande av innehåll i ett filformat till ett annat. För arkivering handlar det om olika arkivbeständiga filformat som till exempel PDF/A, XML och JPEG.
FoU-enheten ansvarar för att utveckla en organisations modeller, metoder och tjänster ofta med syfte att förbättra medarbetarnas kompetens och höja kvalitet och nytta för kunden.
En tillsynsmyndighet för arkiv har enligt arkivlagen rätt att utfärda förelägganden vid brister i ett arkiv. Det kan vara brister i arkivlokalen, rutiner eller säkerhetsföreskrifter. Det kan handla om både analoga och digitala arkiv.
Inför stora projekt såsom e-arkivinförande, byte eller införande av ärende- och informationshanteringssystem eller kanske en arkivflytt krävs ofta en förstudie för att utreda möjligheter och risker, kostnader och olika lösningsalternativ.
En person som är ansvarig för säkerställande av drift, underhåll och utveckling av verksamhetssystem. Det finns olika förvaltningsmodeller att utgå ifrån som t.ex. PM3.
G
Att förstöra information och begränsa tillgång till information i allmänna handlingar kallas att gallra. Gallring regleras av arkivlagen för offentlig förvaltning. Exempel på gallring är att förstöra ett pappersdokument, radera en fil men också att redigera ett upprättat dokument, radera länkar och att konvertera till filformat som begränsar sökmöjligheter. Det kan t.ex. vara gallring att skriva ut en excelfil på papper.
Att gallra handlingar i offentlig förvaltning är ett myndighetsbeslut och därför bör det göras en utredning innan gallring. Denna utredning ska gärna göras inför t.ex. en dokumenthanteringsplan.
General Data Protection Regulation – se Dataskyddsförordningen.
H
En handläggare av teknisk dokumentation arbetar med att säkerställa att myndighets- och säkerhetskrav uppfylls exempelvis inom industrimaskiner, vård- och medicinteknik, konsumentprodukter, militär- och flygteknik, offshore och energi, telekommunikation, verktyg, elektronik och vitvaror. Hanteringen syftar till att förbättrar effektivitet och kvalitet.
Se dokumenthanteringsplan.
I
Informationsanalytiker ansvarar för att skapa rapporter, analysera data, undersöka och lösa problem. De kan också designa och genomföra datormodellering. Informationsanalytiker gör rekommendationer om hur organisationen ska gå vidare med informationsförväntning. Informationsanalytiker arbetar nära förvaltningen för att bestämma vilken typ av dataanalys som är nödvändig, t.ex. informationskalssificering.
En informationsarkitekt arbetar med att analysera, organisera och integrera information och informationsflöden.
Informationsförvaltning är ett brett begrepp som omfattar alltifrån informationssäkerhet till diarieföring. För att ha en god informationsförvaltning bör man ha en bevarandestrategi, informationssäkerhetspolicy och löpande utföra riskanalyser.
Inom begreppet informationshantering ingår standardisering av information i form av mallar och policyer, versionshantering och strukturer för lagring och rensning. För god informationshantering bör lagringsmedier, förvaringsutrymmen och kontorsmaterial uppfylla Riksarkivets föreskrifter.
Redovisning av information inom en organisation. På arkivspråk är detta ett samlingsbegrepp för dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och klassificeringsstruktur.
Rollen innebär ledning och styrning av informationssäkerhet, framtagande av policy, strategier, riskanalys och övriga regelverk för organisationers informationssäkerhet med utgångspunkt från etablerade standarder på området. Rollen kan även innebära arbete med katastrof-/ kontinuitetsplanering med inriktning på informationsbehandling och incidenthantering, övergripande IT-säkerhetsarkitektur samt utvärdering av informations- och IT-säkerhet.
Riksarkivet är tillsynsmyndighet för statliga myndigheter, bolag och stiftelser medan kommuner och landsting har egna tillsynsorgan. Inför och efter en inspektion kan eventuella brister behöva åtgärdas.
Internet of things (IoT) är ett nätverk av fysiska enheter, fordon (även kallade “anslutna enheter” och “smarta enheter”), byggnader och andra föremål inbäddade med elektronik, programvara, sensorer, ställdon och nätverk, osv., som gör det möjligt för dessa objekt att samla in och utbyta data med varandra.
Det finns inom olika områden internationella standarder. Inom informationshantering är några viktiga standarder OAIS-modellen, LVI och LIS.
IT för informationshanterare är en kurs som ArkivIT ger och som vänder sig till personer, framförallt inom den offentliga förvaltningen, som behöver bredda sina kunskaper inom IT. Kursen ger grundläggande kunskaper om datorer och dess interna arkitektur, fil och filformat; kursen tar även upp programmering och databaser och IT-systemutveckling, vidare ger kursen inblick i nya IT-trender så som moln och molntjänster, big data, öppna data, noSQL databaser.
För att säkerställa drift, underhåll och utveckling av verksamhetssystem bör det finnas en IT-förvaltning. Det finns olika förvaltningsmodeller att utgå ifrån som t.ex. PM3.
Inom IT-säkerhet analyseras behoven av struktur för styrning av användares åtkomst och behörighet samt krav på säkerhet och effektivitet. Man implementerar även säkerhetsteknik. De kan gälla behörighetskontrollsystem, säkerhet i webbtjänster, datakommunikation, brandväggar och andra intrångsskyddssystem m.m.
J
JK-listan är en förteckning till Justitiekanslern (JK) över de ärenden som kommit in till den statliga myndigheten före den 1 juli året innan men som inte avslutats vid årets utgång. Senast den 1 mars varje år skall en förteckning över alla avslutade ärenden lämnas in till Justitiekanslern enligt myndighetsförordningen 29 §.
K
En klassificeringsstruktur är en samlad beskrivning av de processer som genererar unik information. Det är inte en fullständig beskrivning av verksamhetens processer utan syftar till att dokumentera informationsflöden.
KOHA är ett open source-bibliotekssystem för kataloghantering, utlåning och beställning. Läs mer om KOHA här: http://www.koha.org
En kravanalytiker identifierar aktörer, processer och användningsfall i informationsmodeller. Efter genomförd analys presenteras kraven i form av funktionella och icke-funktionella krav.
Inför upphandling eller inköp av t.ex. nya verksamhetssystem bör en kravställning göras. En kravställning identifierar och fångar både funktionella och icke-funktionella krav.
En kvalitetssamordnare arbetar med kvalitetssäkrande åtgärder, exempelvis införande av kvalitetssystem enligt ISO 9000. Detta omfattar allt ifrån policy, mål och processer till dokumentation och förbättringsarbete. Kvalitetssamordnare planerar, genomför och rapporterar också kvalitetsrevisioner. Rollen kan även innebära ledning och genomförande av dokumentgranskningar samt ansvar för granskningsprocesser, dokumentmallar och kvalitetsrapportering.
L
ISO 27000-serien är en grupp av standarder som handlar om informationssäkerhet och som tillsammans bilda LIS. Informationssäkerhet omfattar både administrativa rutiner med policys och riktlinjer samt tekniskt skydd med bland annat brandväggar och kryptering.
Ledningssystem för verksamhetsinformation, SS-ISO 30300-30301:2011, handlar om att åstadkomma tillförlitlighet, fullständighet, äkthet och användbarhet hos organisationens verksamhetsinformation. Verksamhetsinformation är t.ex. avtal, beslut, produktdokumentation, ritningar och fakturor.
M
Marknadsanalys ger en aktuell bild av marknaden. ArkivIT har god kännedom om den aktuella marknaden för t.ex. informations- och ärendehanteringssystem och hjälper gärna till med att göra en marknadsanalys utifrån just era behov och önskemål.
“Data om data” kallas för metadata. Exempel på metadata som är viktiga ur ett informations- och arkivperspektiv är skapandedatum, dokumentets ursprung och innehåll. Annat som bör noteras är eventuell sekretess och innehållandet av personuppgifter.
Ett teoretiskt ramverk, ofta i form av processbeskrivningar, som utgör ett stöd för det praktiska arbetet kallas för metodstöd.
Metodutveckling avser, inom disciplinen av informationssystemet, att bygga nya eller förbättra metoder från befintliga metoder. Metodutveckling fokuserar på design, konstruktion och utvärdering av metoder, tekniker och supportverktyg för informationssystemutveckling. Dessutom man vill förbättra användbarheten av systemutvecklingsmetoder genom anpassa metoder för att matcha specifika organisationssituationer.
N
Inför en verksamhetsförändring är det ofta bra att ta fram en nulägesanalys och en börlägesanalys för att identifiera problem, utvecklingsområden och risker. Våra konsulter har stor erfarenhet av att ta fram, med verksamhetens hjälp, olika former av nuläges- och riskanalyser för informationshantering och arkivfrågor.
För att maximera nyttan av en verksamhetsutveckling görs nytto- och effektanalyser inför en tänkt förändring. Efter förändringsarbetet utvärderas den införda förändringen. I analysen kan man bl.a. titta på effektivitet, ekonomiska aspekter och rättssäkerhet.
O
OAIS Modellen (Open Archival Information System), är ett ramverk framtaget av bl.a. NASA för hantering av stora mängder digital information i bl.a. e-arkiv.
Informationshanteringen inom offentlig förvaltning, samt utförare av uppgifter på uppdrag av offentlig förvaltning, regleras och styrs av offentlighets- och sekretesslagen (OSL).
Mjukvara där källkoden har gjorts tillgänglig för alla, gratis, och är fri att ändra och bygga vidare på.
Ordna och förteckna arkiv innebär att sortera handlingar i arkivboxar, etikettera, utföra gallring samt förteckna enligt allmänna arkivschemat (äldre handlingar) eller verksamhetsbaserad arkivredovisning (gällande standard).
P
Arkiv inom offentlig sektor förtecknas numera enligt processbaserad arkivredovisning (även kallat verksamhetsbaserad). Syftet med detta är att ge en bättre återspegling av myndigheters verksamhet. Detta underlättar i sin tur återsökningar i arkivet av allmänheten och för framtida forskningsbehov.
Utveckling av en organisations verksamhetsprocesser. Processutveckling inom informationshantering görs t.ex. inför processkartläggning och införande av nya verksamhetssystem.
Programmerare (även kallade utvecklare) arbetar i olika programmeringsspråk såsom Java och PHP, ramverk, format, verktyg, metoder (t ex Scrum m.fl), databaser och utvecklingsmiljöer. Utvecklarens roll kan vara att bygga dataprogram från grunden eller genomföra anpassningar av redan befintliga program som t.ex. anpassningar av e-arkiv och arkivering/anslutning av system till e-arkiv.
En person som leder och driver projekt. Projektledning utgår från olika projektmodeller såsom PPS och SCRUM.
R
Riksarkivet är tillsyns- och rådgivandemyndighet. Riksarkivet tar på uppdrag av regeringen fram föreskrifter och allmänna råd som kallas för RA-FS. De myndighetsspecifika föreskrifterna och allmänna råden kallas för RA-MS. Exempel på sådant som föreskrivits är godkända arkivformat och generella gallringsföreskrifter.
En registrator hanterar och registrerar allmänna handlingar, besvarar frågor om utlämnande av allmän handling och har en nyckelroll gällande sekretessbedömning och informationssäkerhet.
ArkivIT erbjuder utbildning för blivande eller nyfikna registratorer om förvaltningslagens-, arkivlagens- och offentlighets och sekretesslagens krav på registrering och hantering av allmänna handlingar och hur man praktiskt arbetar med dessa. Kontakta oss gärna för mer information.
Den verksamhetsfunktion inom offentlig sektor som ansvarar för registrering och diarieföring av allmänna handlingar i myndighetens diarium kallas för registratur. Inom en registratur besvaras frågor om utlämnande av allmän handling och funktionen har en nyckelroll gällande sekretessbedömning och informationssäkerhet.
En resurskonsult arbetar under kortare eller längre perioder tillsammans med en organisation och i vårt fall inom informations- och ärendehantering. En resurskonsult blir en del av er arbetsgrupp under en period och arbetar med de dagliga verksamhetsfrågorna. Exempel på resurskonsultroller är dokumentcontrollers, dokumentkoordinator, informationsförvaltare, registrator, ritningskoordinator, arkivarie.
Inför en verksamhetsförändring är det bra att ta fram en riskanalys för att identifiera problem, utvecklingsområden och risker. I en riskanalys sammanställs ofta risker med bedömning om sannolikhet och konsekvens om risken blir verklighet.
S
Vid utlämning av allmänhandlingar ska alltid en sekretessprövning göras. Det är offentlighets- och sekretesslagen som reglerar vilka uppgifter som är offentliga och därmed kan lämnas ut.
ArkivIT kan erbjuda skräddarsydda utbildningar inom olika områden som berör e-förvaltning, e-arkivering, ärendehantering, informationssäkerhet och generellt om informationshantering.
För att säkerställa att Riksarkivets eller annan arkivmyndighets föreskrifter och allmänna råd efterlevs ska organisationen ha en strategi för bevarande. Detta är särskilt viktigt för digital information då filformat, konverterings- och migreringslösningar ska definieras i ett tidigt skede.
En SWOT-analys visar på styrkor, svagheter, möjligheter och risker inom ett projekt.
Rollen som systemförvaltare innebär ansvar för och förvaltning av ett eller flera IT-system. Arbetet kan t.ex. innebära att ta fram IT-systemförvaltningsplaner, leda vidareutvecklingen av IT-systemet, hantera behörigheter och se till att dokumentation av IT-systemet är uppdaterad och tillgänglig. I rollen kan också ingå att genomföra och följa upp säkerhetsanalyser för IT-systemet.
Systemutveckling kallas processen att ta emot en beställning på ett datorsystem, skriva en strukturerad kravspecifikation på systemet, programmera, testa och driftsätta systemet. Arbetet sker enligt olika utvecklingsmetodiker som t.ex. Scrum.
T
Rollen som teknisk projektledare innebär att leda och ansvara för det tekniska arbetet i ett avgränsat projekt eller uppdrag. Projektledaren följer upp projektets effekt- och projektmål och vid projektavslut görs vanligen en överlämning till mottagande förvaltningsorganisation.
Vid införande av ett nytt verksamhetssystem som t.ex. ett e-arkiv görs många aktiviteter som installation, migrering och konvertering av information samt utbildning av medarbetare.
U
Inför en upphandling av t.ex. informations- och ärendehanteringssystem görs en kravställning och underlag tas fram. När myndigheter upphandlar ska det ske enligt lagen om offentlig upphandling (LOU).
Handlingar i offentlig förvaltning är i regel allmänna offentliga handlingar som ska lämnas ut skyndsamt. Vid utlämning av allmänhandlingar så ska alltid en sekretessprövning göras. Det är offentlighets- och sekretesslagen som reglerar vilka uppgifter som är offentliga och därmed kan lämnas.
Enligt dataskyddsförordningen har alla rätt att få uppgift om vilka personuppgifter som finns lagrade om denne. Detta gäller för alla som hanterar personuppgifter, oavsett om det är företag, förening eller offentlig förvaltning. Utlämningen ska ske skyndsamt och kostnadsfritt.
Utvecklare (även kallade programmerare) arbetar i olika programmeringsspråk såsom Java och PHP, ramverk, format, verktyg, metoder (t ex Scrum m.fl), databaser och utvecklingsmiljöer. Utvecklarens roll kan vara att bygga dataprogram från grunden eller genomföra anpassningar av redan befintliga program som t.ex. anpassningar av e-arkiv och arkivering/anslutning av system till e-arkiv.
V
Se processbaserad arkivredovisning/processbaserad informationsredovisning (PIR).
Verksamhetsutveckling innebär arbete med att förbättra en verksamhet. Vi arbetar med och tillhandahåller tjänster inom verksamhetsutveckling på informationshanteringsområdet och kan då gälla t.ex. digitalisering, effektivisering eller systeminköp.
Arkivarie på statlig myndighet som ofta arbetar övergripande och strategiskt med myndighetens informationshantering, arkivbildning och tillgängliggörande av information.
W
För att säkerställa läsbarhet och autenticitet i långa tidsperspektiv genomförs arkiveringar av webbplatser och intranät. Vid arkivering utformas en systembeskrivning så att man i framtiden kan förstå den arkiverade informationen. Filer konverteras till arkivgodkända filformat. Inför leverans skapas metadatauppmärkta arkivpaket enligt gällande riktlinjer och krav. Den arkiverade webbkopian har full funktionalitet och du kan klicka dig fram mellan sidor precis som på den ursprungliga webbplatsen.
Ä
Det flöde av handläggning som sker på myndigheter och företag. Till exempel en begäran inkommer, den handläggs, beslutsunderlag tas fram, beslut fattas, motpart meddelas om beslut, ev. åtgärd utförs. För offentliga myndigheter styrs ärendehandläggning generellt av förvaltningslagen och offentlighets och sekretesslagen. Många typer av ärenden kan också styras av särskild lagstiftning.
Ö
Öppna data är data som vem som helst fritt kan använda, återanvända och distribuera utan andra förbehåll än, som mest, källangivelse och/eller vida- relicensiering under samma villkor om öppenhet (http://opende nition.org)Öppna data definieras av EU:s PSI- direktiv och innebär att en myndighet fritt kan dela med sig av information.