Svämmar verksamheten över av information, ni har kanske svårt att hitta den där nålen i höstacken? Behöver verksamheten tydlighet i vilken information som ska bevaras och vilken som kan gallras? Har ni information i ett IT-systemen som behöver utredas?
Vi på ArkivIT kan hjälpa dig genom att värdera din information. Inom offentlig verksamhet görs detta genom att utföra en så kallad gallringsutredning.
Våra arkivarier identifierar och kartlägger verksamhetens informationsbestånd. Detta sker främst genom intervjuer med de personer som använder informationen samt via inhämtning av uppgifter från de system som informationen hanteras i. Därefter jämförs och analyseras kartläggningen gentemot de kriterier som finns i tillämpliga lagar, föreskrifter och andra riktlinjer som verksamheten lyder under.
Kartläggningen resulterar i en rapport som påvisar vilken information som ska bevaras och vilken information som kan gallras samt när i tid gallringen ska ske. Rapporten kan sedan användas som ett internt beslutsunderlag rörande bevarande och gallring av information eller som gallringsframställan för myndigheter vars gallringbeslut tas av en arkivmyndighet.
Våra konsulter upprättar dokumenthanteringsplaner anpassade för verksamheten som tydliggör och visar på hur informationen ska hanteras enligt rådande lagar, regler och föreskrifter.
En bevarandestrategi är ett styrdokument rörande hantering av digital information. Att ta fram denna typ av strategier är ett krav för statliga myndigheter enligt Riksarkivets föreskrift och allmänna råd om elektroniska handlingar RA-FS 2009:1.
Strategin är ett komplement till gallringsregler och systemdokumentation, den beskriver vilka åtgärder som planeras för att säkerställa att informationen kan framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas över den tid den ska bevaras.
Strategin för bevarande utgår ofta den från det system där informationen förvaras och ska allra helst finnas redan från systemets driftsättning eftersom den dokumenterar strategiska uppgifter som val av format, plan för överförande till e-arkiv och/eller till annan databärare samt information kring lagringen av informationen som kodning av tecken mängder m.m.
Information som är viktig för bevarandet av informationen som kompletterar systemdokumentationen ska tas upp i bevarande strategin. Vidare så talar strategin om hur man har tänkt att säkra upp bevarandet av informationen i systemet över tid och hur informationen skyddas. Den ska också tala om hur man arbetar med gallring av information i systemet och hur man hanterar systemets loggar.
ArkivIT:s konsulter hjälper till med att ta fram en, för organisationen anpassad, strategi för bevarande där det framgår hur informationen i verksamhetens olika system ska hanteras.
Informationshantering handlar om att hitta bra strukturer, arbetssätt och systemstöd för organisationens information under informationens hela livscykel.
Vi kan hjälpa er med allt från bevarandestrategi till postöppningen. Löpande stöd och snabb assistans, skräddarsytt utifrån era behov.
Vi kan hjälpa er att genomföra arkiveringar av filer eller system, hålla informationsstrukturen uppdaterad samt bevaka gallring och utföra planerad arkivvård.
När ni använder ArkivIT:s e-arkiv får ni stöd av en erfaren e-arkivarie.
För att nå framgång i ett projekt krävs en duktig projektledare.
ArkivIT:s projektledare har mångårig erfarenhet av såväl större som mindre projekt hos olika typer av kunder.
Med en konsult från ArkivIT kan ni känna er trygga i att arbetet upprätthålls även under semesterperioden eller andra luckor i er bemanning.
Vår samlade kompetens erbjuder lösningar för alla situationer och behov.
Beskriv din förfrågan i formuläret eller kontakta oss via telefon 08-410 008 01 så kan vi berätta mer om hur vi kan stå till tjänst för er.
