Lena Kvist, verksregistrator på Naturvårdsverket, och Petja Svensson, utbildningsledare på Xenter yrkeshögskola är båda involverade i utbildningen Dokumentcontroller/registrator. De berättar om yrkeshögskolan samt om hur utbildningen tagits fram i nära samarbete med arbetslivet i syfte att säkra kompetensförsörjningen.

Våren 2019 skickades en enkät ut till 343 potentiella arbetsgivare, i syfte att ta in nationell statistik över arbetslivets behov av att rekrytera dokumentcontrollers och registratorer. Resultatet av enkäten visade ett uppskattat behov av över 250 stycken dokumentcontrollers och registratorer på 3–5 års sikt. Enkäten visade att 89 % av arbetsgivarna efterfrågar dokumentcontrollers och registratorer med eftergymnasial kompetens och att det idag är en utmaning att hitta personer som innehar den kompetensnivå som rollen kräver.  Vidare framkom en ökad efterfrågan på specialistkompetens inom dokument- och informationshantering i offentlig sektor. 

Den ökade andelen digitala system i verksamheterna ställer allt högre krav på dokumentcontrollers och registratorer. En konsekvens av digitaliseringen är att information ändrar karaktär och att informationsmängden växer kraftigt. Det är en både kvalitativ och kvantitativ förändring (för att använda begrepp från den akademiska världen) som innebär att den traditionella registratorsrollen är i förändring. Yrket benämns allt oftare dokumentcontroller. 

Det finns en ökad efterfrågan på dessa kompetenser. Yrkets professionalisering är en av anledningarna till den ökade efterfrågan. Detta i kombination med avsaknad av utbildningsvägar gör det svårt att täcka vakanta tjänster, vilket skapar ett latent anställningsbehov hos många av organisationerna.

Utbildningen har ett enormt söktryck – närmare 500 ansökningar kom in till pågående våromgång. Inför hösten 2021 beräknas cirka 700 ansökningar inkomma.

Behovet av utbildning för registratorer har funnits länge. Tidigare fanns endast kurser på ett fåtal dagar. Före den genomgripande digitaliseringen var det inte lika komplicerat att registrera och arkivera handlingar.  Det byggde mycket på att man var konsekvent, följden en diarieplan, och vid arkivläggning förtecknade man enligt det allmänna arkivschemat från 1903. När it-systemen fick genomslag inom den offentliga sektorn på 1990- och 2000-talen ökade kraven på att utveckla nya och effektivare arbetssätt. Bland annat så infördes på många håll en delegerad diarieföring, vilket innebär att handläggarna själva, i stället för registratorn, diarieför handlingarna. Detta ställde högre krav på registratorerna då de både behövde vara uppdaterade på lagar och förordningar, men också kunna behärska presentationsteknik för att kunna utbilda handläggare i diarieföring.

Lena Kvist har sedan många år varit med i Nätverket för Sveriges registratorer, och där har behovet av mer och bättre utbildning varit en ständig fråga på dagordningen. Det har funnits olika anledningar till att man sett ett behov av utbildning. En ständigt återkommande orsak har varit strävan efter att höja statusen på yrket och genom det förhoppningsvis även lönen. På 2000-talet togs därför en distansutbildning i arkiv- och informationsvetenskap fram vid Mittuniversitetet, som vände sig till redan yrkesverksamma registratorer. Utbildningen innehöll redan då kurser i systemvetenskap, presentationsteknik samt undervisning i lagar och förordningar inom offentlig verksamhet. Utbildningen var uppdelad i en A-, B- och C-kurs.

Under 2017 kom frågan om en ny registratorsutbildning upp på en av nätverksträffarna. Anledningen till det var bland annat svårigheten att rekrytera en ny generation registratorer samtidigt som många registratorer av det gamla gardet var på väg att pensioneras. 

Xenter yrkeshögskola – Sveriges enda yrkeshögskoleutbildning som leder till yrkesrollen dokumentcontroller/registrator

När en ansökan till Myndigheten för yrkeshögskolan (MYH), om att starta och sedan bedriva en utbildning görs, har den oftast initierats av representanter från arbetslivet. En utbildningsansökan som beviljats uppstart av MYH kan ses som en form av en garanti för att det, när den studerande tagit sin examen, ska finnas gott om arbetstillfällen inom det specifika yrket. Dokumentcontroller-/registratorsutbildningen (DOK) på Xenter är en av dessa utbildningar. Det är en bred utbildning som kräver en stor portion studievana och sinne för struktur och ordning.  

Hösten 2020 påbörjade den första klassen sina studier. En klass antogs våren 2021, och till hösten 2021 börjar utbildningsomgång 3. MYH har beviljat Xenter ytterligare en utbildningsomgång, med start hösten 2022. Utbildningen har ett enormt söktryck – närmare 500 ansökningar kom in till pågående våromgång. Inför hösten 2021 beräknas cirka 700 ansökningar inkomma. 

Utbildningen, som omfattar 200 yrkeshögskolepoäng, pågår under drygt 1,5 år. Tanken är att utbildningen ska komma att kunna kompetensförsörja arbetslivets behov. Då en stor del av utbildningen bedrivs på distans möjliggör det samtida arbete för de studerande. Under denna period måste de studerande delta i fyra fysiska träffar på skolan, bl.a. vid uppropet och den första lektionsdagen samt vid examen. Att ha en första lektionsdag tillsammans på plats ger en möjlighet för klassen att lära känna varandra och möjlighet att delta i grupparbeten. Forskning visar att det är oerhört viktigt med grupptillhörighet och regelbundna digitala eller fysiska träffar vid distansstudier. Anledningarna är många, bland annat är kamratrespons, det sociala nätverket och stöd från kurskamrater viktiga faktorer i utbildningen. Det finns en större risk för avhopp under distansstudier än vid “bundna studier”, i synnerhet om den studerande inte ingår i en gemenskap. 

Utbildningen, som omfattar kurserna Juridik för registratorer, Informations- och dokumenthantering, Systemförvaltning, Offentlighet och sekretess, Teknisk dokumentation, Pedagogik och förändringsledning samt det sedvanliga examensarbetet, innehåller även kursen LIA. LIA står för ”Lärande i arbete” och innebär detsamma som praktik. En möjlighet för den studerande att kunna omvandla sina teoretiska kunskaper till praktiska färdigheter. LIA är ofta ett incitament för att anställa en person som studerat inom YH. Den möjliggör för den studerande att kunna ta sig an sina arbetsuppgifter från dag ett. Den bidrar även till att olika organisationer slipper en dyrbar rekrytering, om anställningsbehov skulle finnas, då man anställer den studerande under utbildningens gång. Tyvärr så har covid-19 inneburit sämre möjligheter till praktik, då handledare arbetar på distans i allt större utsträckning. Utan godkända betyg i LIA-kursen utfärdas inget examensbevis. Konsekvensen av detta har blivit en fördröjning av den kompetensförsörjning som skulle ha kommit arbetsmarknaden till gagn redan från hösten 2021.

Lena Kvist arbetar som verksregistrator på Naturvårdsverket och har arbetat som registrator sedan 2005 inom offentlig verksamhet. Hon har i sitt engagemang i Nätverket för Sveriges registratorer ”lobbat” för en ny utbildning för yrkesrollen.

Har ni frågor om utbildningen är ni varmt välkomna att kontakta Petja via petja.svensson@xenter.se