Arkivarien- En yrkesroll i förändring av Magnus Raask
Arkivariernas yrkesroll utvecklas i takt med samhällets digitalisering. För att kunna ställa krav och samarbeta med andra yrkesroller såsom IT-utvecklare behöver arkivarierna använda begrepp som traditionellt inte hört till arkivvetenskapen. Detta är framför allt viktigt i arbetet med e-arkiv.
Det moderna arkivväsendet och vår moderna yrkesroll kan spåras till bland annat Frankrike under 1700-talet. Vårt fackspråk har långa rötter inom en humanistisk tradition till skillnad från informationsteorin och systemvetenskapen som från 1940-talet har växt fram inom ingenjörsvetenskapen. Termer inom den traditionen skiljer sig från arkivariernas traditionella termer. Systemvetarens fokus på informationssystem har med tiden bidragit till att arkivariens fokus har flyttats från fysiska databärare, såsom papper, till digitala medium där det logiska sambandet blir viktigare. Arkivarierna behöver behålla det ändrade fokuset för att bli relevanta i informationssamhället.
Arkivariens fackspråk har som synes stark förankring inom framväxten av ett samlat arkivväsen. Termer som handling, akt, dossié har varit naturliga för att beskriva arkiven och dess organisation. Men hur blir det om informationen i en handling inte längre är fäst på ett papper och kan förvaras i en akt som klassificeras utifrån en fast dossiéplan?
Nya utmaningar för att tillgodose proveniensprincipen eller informationens ursprungliga källa eller skick ställer nya krav på att redovisa informationens logiska samband snarare än att ordna dem i ibland krystade serier. Informationen är inte längre bunden till en specifik databärare som kan ordnas och ställas upp i en hylla.
”Arkivarierna behöver behålla det ändrade fokuset för att bli relevanta i informationssamhället. ”
Fokus på information som föds digitalt har inneburit att arkivarier, inte minst i arbetet med e-arkiv, bör kunna förstå och använda begrepp som traditionellt inte hört till arkivarieyrket. Till exempel begreppen information, data, databas, stylesheet, ETL, metadata med mera. Vi arkivarier måste förstå innebörden av informationsteknologins begrepp och tillämpa dem i arbetet med e-arkivering för att på bästa sätt kunna samarbeta med systemvetarna.
Genom beskrivande metadata, utifrån etablerade standarder, kan vi skapa ett enhetligt system för att redovisa arkivbildare, arkiv och förvalta informationen (handlingarna). Utan metadata kommer inte framtida användare av den arkiverade informationen kunna tillgodogöra sig dess innehåll eller förstå dess funktion hos den arkivbildare där informationen skapades.
Viktiga begrepp kommer också från olika initiativ inom e-förvaltning, akademiska aktörer och inte minst i arbetet med informationssäkerhet. Termerna finns definierade i internationella standarder där kanske den mest betydelsefulla är Space Data System Practices, Reference model for an open archival information system (OAIS) 1. Det är den standard som idag är grundläggande i arbetet med e-arkiv. Att standarden är utvecklad av bland annat ingenjörer på NASA är ett tydligt exempel på att arkivariernas fackspråk inte längre har sitt ursprung i den humanistiska traditionen utan snarare den systemvetenskapliga.
| Enligt Institutet för språk och folkminnen (ISOF) är fackspråk ”… det språk vi använder när vi talar med varandra om ett specifikt ämnesområde.” Det som utmärker ett fackspråk är de särskilda ord och uttryck som ingår i fackspråket, det vill säga termerna.2 |
Arkivarier som arbetar med det digitala arkivarbetet får idag kliva in i roller som traditionellt inte hört till vår yrkesutövning. Det kan till exempel vara som förstudieledare inför att en verksamhet planerar att anskaffa ett e-arkiv eller står i begrepp att upphandla ett nytt e-arkiv. Det kan även vara som projektledare i själva införandeprojektet, med eventuell provarkivering, följt av rollen som uppdragsledare i anslutningsprojekt när väl införandet av e- arkivet är klart. Men den roll som jag upplever som den viktigaste är den som kravställare. Rollen kräver att arkivarien hanterar och är bekväm att använda termer som kan förstås av bland annat IT-arkitekter och IT-utvecklare på myndigheten. Det viktiga är att alla kompetenser, i till exempel ett anslutningsprojekt, kan kommunicera med varandra och använder samma fackspråk. Arkivarien måste kunna förklara för sina kollegor på IT-avdelningen vad hen menar med att ”alla handlingar ska bevaras”, ”e-arkivet ska leva upp till RA-FS 2009: 1 och 2”, ”det ska finnas beskrivande metadata” och ”endast arkivbeständiga filformat ska godkännas” och alla andra termer och fraser som är bekanta för arkivarien. Ofta börjar diskussionerna med att reda ut vad olika kompetenser menar med begreppen handling, bevaras och e-arkiv. För att omsätta dessa facktermer till IT-utvecklarens termer måste arkivarien kunna hantera termer som till exempel mappning, paketstruktur, acceptenstest, avvikelsehantering, migrering, validering, verifiering, xml, xslt och så vidare. Dessa termer blir därmed också en del av arkivariernas fackspråk för att kunna kravställa och genom tester verifiera att det som vi bett IT-utvecklaren om faktiskt svarar mot det behov som konsumenten (verksamheten, allmänheten eller forskarna) har och de krav som arkivarien har formulerat.
Arkivarier behöver ta ett medvetet beslut att skapa en dialog med andra grupper i ett lärande sammanhang. Om inte arkivarier utvecklas i takt med samhällets ökande grad av digitalisering riskerar vi att bli irrelevanta. Terry Cook varnade dagens arkivarier redan 2013; ”the alternative is to become fossils floating in the stagnant backwaters of irrelevancy.”3 Gabriella Constans tar i sin masteruppsats4 sin utgångspunkt i Terry Cooks forskning som visar att övergången från en analog till en digital informationshantering förändrar yrkesrollen med tanke på att förändringar är en del av samhällets villkor. Terry Cook menade även att arkivarier befinner sig i ett paradigmskifte han kallar för Community (gemenskap). Det innebär att arkivarier bör dela på förvaltningen av arkiv med andra yrkesgemenskaper och behöver göra mer för att nå dem, även om det är en långsam process.
Inom arkivarieyrket har det, enligt min upplevelse, börjat utkristallisera sig olika specialiseringar. Det är i dag svårt, för att inte säga omöjligt, för en arkivarie att vara expert inom alla delar av yrkesrollen. Samtidigt är det viktigt att vi behåller en bred grundkompetens för att upprätthålla en gemensam yrkesetik och målinriktning. Arkivarien är, och har länge varit, den som ska möta samhällets och verksamheters behov av tillförlitlig och autentisk information över tid. Därför behöver vi vara tydliga kravställare, både gentemot beslutsfattare och medarbetare inom IT. Vi förväntas kunna navigera i traditionella arkivbegrepp för att inte förlora vår yrkesidentitet som arkivarier, men vi behöver också tillägna oss ett utökat fackspråk med rötter i systemvetenskapen. Det är särskilt avgörande i takt med att digital informationshantering utvecklas och när AI-genererad information börjar utmana etablerade strukturer och definitioner.
Vår yrkesroll som arkivarier är den roll som vi, medvetet eller omedvetet, anpassar oss till. Det finns ett flertal normer och förväntningar på hur vi ska vara samt bete oss i vårt arbete. För att fortsätta att vara en relevant spelare inom digital informationshantering behöver vi vara lyhörda för andra yrkesrollers kompetenser och medvetet anpassa oss till ett språk som kompletterar vårt eget fackspråk.
Fotnoter
[1] Reference model for an open archival information system (OAIS): Recommended practice (CCSDS 650.0-M-3: Magenta Book), CCSDS 2024, Washington, DC.)
[2] [20250331] https://www.isof.se/svenska-spraket/facksprak-och-terminologi/lar-dig-mer-om-facksprak-och-terminologi/vad-ar-facksprak
[3] Cook, Terry (2013), “Evidence, memory, identity, and community: Four shifting archival paradigms”, Archival Science, 13(2), s. 118.
[4] Constans, Gabriella, ”Arkivariens yrkesroll i förändring, En studie om arkivariens roll som konsult”, Masteruppsats, Institutionen för ABM, Uppsala universitet). Uppsala 2024)
Magnus Raask jobbat som arkivarie sedan 2008. Från Svenska Kyrkans arkiv i Uppsala till senior konsult/e- arkivarie på ArkivIT, via kommunarkiv och statliga myndigheter. Under resans gång har förteckningsjobb, gallringsutredningar, diarieföring, dokumenthanteringsplaner och inte minst e-arkivering betats av. För att koppla av är jag med min familj och vänner varvat med körsång och utflykter i naturen.