Digitalisera arkiv

Att digitalisera arkiv innebär att förvandla fysiska handlingar till digital information som är lätt att bevara, strukturera och söka i. Vi på ArkivIT hjälper organisationer att skapa och implementera digitala arkiv med hög kvalitet, sökbarhet och rättssäkerhet.

Kontakta oss via mejl på salj@arkivit.se eller skicka en förfrågan nedan så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa er med digitalisering av arkiv och göra era fysiska dokument digitala.

Fördelar med att digitalisera arkiv

När information enbart finns i fysisk pappersform är den svår att hantera, skydda och dela. Arkiv som inte digitaliseras riskerar att bli otillgängliga, skadade eller användas på fel sätt. Vid exempelvis en brand, översvämning eller stöld riskerar ett fysiskt arkiv att försvinna helt.

För organisationer som hanterar viktiga och stora informationsmängder blir digitalisering och ett korrekt uppsatt e-arkiv ett sätt att skapa kontroll och möta såväl interna behov som lagkrav.

Digitalarkiv gör det möjligt att:

• Bevara information på ett säkrare sätt
• Underlätta sökning och åtkomst
• Förenkla hantering vid personalförändringar eller organisationsförändringar
• Ge åtkomst på distans och integrera fler i digitala arbetsflöden
• Uppfylla lagkrav enligt exempelvis arkivlagen (1990:782), offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och dataskyddsförordningen (GDPR)

Viktigt att det görs rätt

Att digitalisera arkiv kräver mer än tekniska verktyg. Det krävs förståelse för arkivets funktion, juridisk kunskap och korrekt struktur. Utan rätt metodik finns risk att information försvinner, blir felstrukturerad eller otillgänglig. Därför är det viktigt att ta hjälp av experter med erfarenhet av både arkivering och digital informationshantering.

Konsulter med erfarenhet från offentlig och privat sektor

ArkivIT:s konsulter har lång erfarenhet av att arbeta med digitalisering av arkiv i både offentlig och privat sektor, och hanterar alla handlingar med full sekretess. Vi ser till att allt material digitaliseras enligt tillämplig lagstiftning, men också på ett sätt som gör det lätt att förstå, söka i och återanvända.

Så skapar vi digitala arkiv

Projektet att digitalisera arkiv inleds vanligtvis med en nulägesanalys, där vi tillsammans med er organisation kartlägger vilka material som ska digitaliseras, i vilket skick de är och hur de används.

Därefter planerar vi processen och implementerar det digitala arkivet steg för steg, vilket kortfattat innebär:

• Urval och förberedelse av material
• Skanning med säkerställd kvalitet
• Tilldelning av metadata som gör materialet sökbart
• Leverans av digitalarkiv i önskat format, antingen i molnet eller sparat lokalt på exempelvis hårddiskar

Behöver ni hjälp med digitala arkiv?

Digitala arkiv behöver hanteras korrekt även efter att digitaliseringsprojektet är slutfört. Vi är experter på digital arkivering och hjälper er att ta fram strategier för gallring, förvaring och åtkomst så att informationen kan leva vidare i rätt format, med rätt skydd och med rätt lagringstid. Genom att anlita en arkivkonsult kan ni även få hjälp med era fysiska arkiv och registraturuppgifter.

Kontakta oss så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa er att digitalisera arkiv och hantera er arkivering på ett genomtänkt, hållbart och lagligt sätt.