Dokumenthanteringsplan

ArkivIT hjälper er organisation att upprätta, strukturera och underhålla er dokumenthanteringsplan. Detta är det styrande verktyg som talar om hur er verksamhets handlingar ska hanteras, förvaras och i förlängningen bevaras eller gallras. Utan en aktuell och beslutad plan är det svårt att säkerställa att ni lever upp till kraven i arkivlagen, offentlighets- och sekretesslagen samt dataskyddsförordningen.

Kontakta oss via salj@arkivit.se eller skicka en förfrågan så hittar vi en lösning anpassad för er verksamhet.

Vad är en dokumenthanteringsplan?

En dokumenthanteringsplan är ett styrdokument som beskriver vilka handlingstyper en organisation skapar eller tar emot, hur de ska registreras och förvaras, hur länge de ska bevaras samt när och hur de får gallras. Planen ger medarbetare tydliga anvisningar i det dagliga arbetet och är samtidigt ett underlag för ledningens beslut om bevarande och gallring.

Dokumenthanteringsplanen går under flera namn i praktiken. Den kallas ibland informationshanteringsplan, dokumentplan eller gallringsplan beroende på organisation och tradition.

För myndigheter, kommuner, regioner och privat

Alla myndigheter, kommuner och regioner har ett lagstadgat ansvar att hantera sina allmänna handlingar korrekt, och en dokumenthanteringsplan är det praktiska verktyget för att leva upp till det ansvaret. Planen behövs hos varje enskild arkivbildare, det vill säga hos varje nämnd eller styrelse med tillhörande förvaltning.

Även privata bolag och organisationer som hanterar känslig information, till exempel personuppgifter, drar stor nytta av en strukturerad dokumenthanteringsplan. Den utgör då ett stöd för att efterleva GDPR-lagen och säkerställa att information inte sparas längre än nödvändigt.

Dokumenthanteringsplan för kommuner

För kommunal verksamhet är behovet särskilt tydligt. En dokumenthanteringsplan för en kommun behövs för varje nämnd och styr hur handlingar som rör allt från bygglov till socialtjänstärenden ska hanteras. Kommuner fattar dessutom sina egna gallringsbeslut, till skillnad från statliga myndigheter där Riksarkivet beslutar om gallring. Det ställer krav på att planen är korrekt upprättad, politiskt beslutad och hålls aktuell.

Dokumenthanteringsplan för statliga myndigheter

En dokumenthanteringsplan för en myndighet på statlig nivå utgår från Riksarkivets föreskrifter och den egna klassificeringsstrukturen. Planen ska visa ett aktuellt läge och beslutas av myndigheten. Varje gång verksamheten förändras, nya processer tillkommer eller system byts ut behöver planen ses över och vid behov beslutas på nytt, vilket en erfaren arkivkonsult från oss på ArkivIT hjälper er med.

Hjälp med att upprätta och underhålla er plan

Att ta fram en dokumenthanteringsplan från grunden är ett arbete som kräver god kännedom om verksamhetens processer, arkivlagstiftningen och klassificeringsstrukturer. Våra konsulter har akademisk examen inom arkivvetenskap och bred erfarenhet från både offentlig och privat sektor. Vi kan ta ett helhetsansvar för processen eller kliva in som stöd i delar av arbetet.

Vi hjälper er bland annat med:

• Kartläggning av verksamhetens handlingstyper och informationsflöden
• Uppbyggnad av klassificeringsstruktur som grund för planen
• Framtagande av en komplett plan anpassad till er verksamhet
• Framtagande av en mall för dokumenthanteringsplan som er organisation kan förvalta och uppdatera själva
• Gallringsutredning kopplad till planen
• Beslutsstöd inför politisk eller myndighetsmässig fastställelse
• Löpande revidering och uppdatering när verksamheten förändras

Vad ska en dokumenthanteringsplan innehålla?

En välgjord dokumenthanteringsplan täcker verksamhetens samtliga handlingstyper och är strukturerad utifrån verksamhetens processer eller klassificeringsstruktur. Det rekommenderas att gå igenom den minst en gång per år och göra en särskild genomgång när verksamheten har förändrats eller när nya system införts.

Vanliga kolumner och uppgifter som planen bör innehålla är:

• Handlingstyp och en tydlig beskrivning av vad handlingen avser
• Medium och format, det vill säga om handlingen är digital, analog eller båda
• Hur handlingen registreras, till exempel diarieföring, systematisk förvaring eller objektsregistrering
• Var handlingen förvaras och i vilket system
• Gallringsfrist eller bevarandebeslut
• Eventuell sekretessmarkering eller hänvisning till offentlighets- och sekretesslagen

Informationshanteringsplan och dokumenthanteringsplan – vad är skillnaden?

Många kommuner och myndigheter har på senare år börjat använda begreppet informationshanteringsplan i stället för dokumenthanteringsplan. Det är i huvudsak ett namnbyte snarare än en saklig förändring. Har er verksamhet redan en beslutad plan behöver ni inte byta namn på den, men vid nästa revidering är det vanligt att den nya benämningen används. ArkivIT hjälper er att hålla terminologi, innehåll och struktur i fas med hur er arkivmyndighet arbetar.

Varför anlita ArkivIT?

Vi på ArkivIT är oberoende konsulter med lång erfarenhet av arkivering och laguppfyllnad. Råden ni får från oss utgår alltid från er verksamhets faktiska behov och de krav som ni måste uppfylla. Våra konsulter är vana vid att snabbt sätta sig in i nya verksamheter och kan hjälpa till med kort varsel, både på plats och på distans.

Vi arbetar med myndigheter, kommuner, regioner och privata bolag och känner väl till de skilda regelverk och förutsättningar som gäller för respektive sektor. Kombinationen av arkivvetenskaplig kompetens och bred erfarenhet från verkliga projekt gör att ni kan känna er trygga i processen, från kartläggning till beslutad och fastställd plan.