Arkivredovisning

Arkivredovisning innebär att systematiskt strukturera och dokumentera verksamhetens handlingar utifrån de processer där de uppstår. Vi hjälper kommuner, regioner, statliga myndigheter och privata aktörer som hanterar allmänna handlingar att få kontroll över dokumentflöden och skapa en hållbar struktur för framtiden.

Kontakta oss via salj@arkivit.se eller skicka en förfrågan så hjälper vi er med arkivredovisning som uppfyller alla lagkrav.

Uppfyll lagkraven för arkivredovisning

Många organisationer kämpar med ostrukturerad information, vilket försvårar efterlevnaden av arkivlagen (1990:782), offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), tryckfrihetsförordningen och Riksarkivets föreskrifter. Med vår rådgivning kartlägger ni er information, upprättar klassificeringsstrukturer och tar fram dokumenthanteringsplaner som ger er kontroll över dokumentflödena.

Vår tjänst för arkivredovisning riktar sig i första hand till aktörer som omfattas av arkivlagen och Riksarkivets föreskrifter, såsom myndigheter, kommuner och regioner. Detta kan även vara relevant för privata bolag inom exempelvis hälso- och sjukvård eller skola som hanterar allmänna handlingar på uppdrag av offentliga aktörer.

Vad innebär verksamhetsbaserad arkivredovisning?

Att redovisa ett arkiv handlar om att systematiskt dokumentera hur en organisation skapar, hanterar och bevarar sina handlingar. Tidigare användes ofta traditionell arkivredovisning baserad på det allmänna arkivschemat, där dokument sorterades efter pappersbuntarnas fysiska placering. Riksarkivet har idag föreskrifter som innebär att arkivredovisningen ska spegla verksamhetens processer på ett ändamålsenligt sätt.

Denna metod kallas verksamhetsbaserad arkivredovisning och innebär att handlingar kopplas direkt till de aktiviteter och processer där de uppstår. När man utgår från verksamhetens processer blir det lättare att förstå i vilket sammanhang en handling har skapats.

Målet är detsamma oavsett om man kallar det verksamhetsbaserad arkivredovisning eller processbaserad arkivredovisning: att skapa en logisk ordning som gör informationen sökbar och spårbar över tid. Denna struktur dokumenteras i en klassificeringsstruktur.

Så hjälper vi er

Våra konsulter har akademisk examen inom arkivvetenskap och flerårig yrkeserfarenhet från offentlig sektor. När vi hjälper er med er arkivredovisning skräddarsyr vi strukturen så den både passar er verksamhet och uppfyller alla lagkrav. Processen sker vanligtvis i fyra steg:

Steg 1: Processkartläggning och nulägesanalys

Vi börjar med att gå igenom era befintliga flöden och identifierar de processer som styr er verksamhet. Vi har nära kontakt med er för att förstå hur era dokument skapas och hanteras i det dagliga arbetet.

Steg 2: Framtagande av klassificeringsstruktur

Vi bygger upp en logisk struktur som speglar era processer. Här definierar vi hur handlingar ska registreras, förvaras och gallras. Detta arbete utgår från Riksarkivets riktlinjer.

Steg 3: Upprättande av dokumenthanteringsplan

Vi sammanställer de styrande dokumenten. Detta inkluderar en uppdaterad dokumenthanteringsplan och en formell arkivbeskrivning som visar hur er information är organiserad.

Steg 4: Implementering och utbildning

Vi hjälper er att rulla ut den nya strukturen i era system och utbildar er internt så att de nya rutinerna sätter sig i vardagen. Med en arkivkonsult från oss på ArkivIT kan ni även få hjälp med löpande stöd samt uppdatering av arkivredovisning, strukturer och planer.

Vanliga frågor och svar

Vad är ett exempel på verksamhetsbaserad arkivredovisning?

Ett klassiskt exempel på verksamhetsbaserad arkivredovisning är när en kommunal nämnd delar in sin information efter processer som ”Utbildning”, ”Bygglov” och ”Ekonomistyrning” istället för att sortera den efter dokumenttyp, som protokoll eller avtal (traditionell arkivredovisning). Alla handlingar som rör bygglovsprocessen hamnar då under samma process i strukturen.

Vad innebär Riksarkivets föreskrifter?

Riksarkivets föreskrifter (RA-FS) för verksamhetsbaserad arkivredovisning innebär att myndigheter ska organisera och redovisa sin information utifrån verksamhetens processer i stället för den traditionella organisationsstrukturen. Reglerna kräver att myndigheten upprättar en klassificeringsstruktur, en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan som styr hur handlingar hanteras, bevaras och gallras.

Vad är skillnaden mellan verksamhetsbaserad och processbaserad arkivredovisning?

Verksamhetsbaserad arkivredovisning utgår från organisationens samlade uppdrag och struktur, medan processbaserad arkivredovisning är inriktad på de specifika arbetsflödena som utförs. I praktiken används begreppen synonymt inom svensk offentlig förvaltning, då Riksarkivets modell definierar verksamheten utifrån dess processer. Båda metoderna syftar till att koppla informationen till rätt sammanhang i stället för till den enhet som skapade handlingen.