Att införa ett e-arkiv – i valet och kvalet av Aiden Kvarnström

Man kanske tänker sig att det redan finns färdiga lösningar och produkter, och bara man väljer en av dem så är allt klappat och klart. Men är det egentligen så enkelt att införa ett nytt e-arkiv?  

Tänk er att er arkivverksamhet är i följande situation: ni har kommit till insikten om att ni behöver ett e-arkiv, eller att ni behöver uppdatera ert existerande system. Redan här kommer de första valen; vilket system och/eller vilken typ av tjänst ska verksamheten välja? Ska ni använda något som är byggt på öppen källkod eller inte? Ska leverantören vara svensk, från EU eller från tredje land? Eller ska ni bygga något i egen regi för att ha total kontroll? Vad uppfyller lagkrav, arkivverksamhetens behov, och ger möjligheter till god arkivvård? Och kanske viktigast, vad har ni råd med? 

Även med tydligt definierade krav och behov finns det på dagens marknad ofta flera lösningar i olika former som skulle kunna vara bra alternativ för den egna verksamheten. Det kan vara så att ni kanske till och med utför användartester på några av dem, för att utvärdera vad som kan passa bäst. 

Efter de inledande valen har ni (förhoppningsvis) landat i en lösning efter att ha utfört initiala tester och utvärderat resultatet av dem. Lösningen ni valt kanske till och med har inbyggda funktioner som möter flera av arkivverksamhetens behov. Och ändå har arbetet bara börjat. Nu måste ni exempelvis göra valen kring hur er katalog eller förteckning ska byggas upp. Och det är nu alla val kommer som i mångt och mycket kommer att forma både e- arkivprojektet och det kommande e- arkivet. Hur ska handlingarna hittas i det nya e-arkivet? Ska hela katalogen byggas enbart efter klassificeringsstrukturen eller ska man utgå från arkivbildare som toppnod och klassificera information under varje arkivbildare? Behöver man tänka annorlunda beroende på om man verkar inom en statlig myndighet, eller inom en kommun eller region där man ofta har att förhålla sig till flera nämnder och förvaltningar?  Är det lämpligt att använda sig av en metadatastandard för beskrivande metadata? Vad är bäst, Dublin Core eller Encoded Archival Description (EAD)? EAD är ändå anpassad för arkiv, så det finns argument för att välja den, men vilken version i sådant fall? EAD2002 som fortfarande är utbrett använd, eller EAD3 som är den senaste och mer förbättrade versionen? Båda standarderna har dessutom över 100 olika element som är möjliga att bruka, men det kanske inte är nödvändigt, eller lämpligt, att använda alla element eller låta dem synas i gränssnittet. Då gäller det även att välja ut de element som är viktiga beskrivande metadata inom ens egen verksamhet, och de som behövs för att arkivarier ska kunna bygga en katalog som de kan hitta i. Och finns det fält som ska vara obligatoriska? Finns det fält som kan vara frivilliga? Ska innehållet vara fritext för att tillåta maximal flexibilitet eller styras av värdelistor för att strukturera datan? 

Vidare kan man även välja att komplettera sin beskrivande metadata med andra metadatastandarder. Man kanske använder PREMIS för att beskriva tekniska metadata om de digitala objekten man har i sitt e-arkiv, och METS för att ange information om sina arkivpaket? Då måste verksamheten dels också välja vilka delar av standarderna som ska användas, men dels också göra gränsdragningar kring vilken information som ska dokumenteras via vilken standard, för att undvika onödig dubbeldokumentation. I vissa fall är det väldigt tydligt, men i andra fall kan det vara lite flytande vilken information som ska beskrivas var. Exempelvis kan både EAD och METS användas för att beskriva åtkomsträttigheter för arkivobjektet, medan Rights-enheter i PREMIS kan användas för att beskriva rättigheter associerade med arkivvård och bevarande.  

Och förresten, ska inte hela arkivpaketen byggas upp efter en standard? Detta kan hjälpa en med några av valen ovan, men det kan också öppna upp dörren för vidare val, och tvinga arkivverksamheten att ta ställning till en uppsjö av BÖR och KAN i relation till paketstrukturen. Samtidigt ligger fördelarna i att ni åtminstone slipper uppfinna hjulet själv.  

Det finns goda argument för att följa standarder. Dels för att det ökar interoperabiliteten med andra system och andra verksamheter som använder samma standarder, dels för att verksamheten slipper bygga upp sina arkivpaket och metadatafiler från noll. Som framkommer ovan så finns det dock en hög nivå av flexibilitet även inbyggt i många av de olika standarder som är relevanta inom arkivområdet. De har ofta anpassningsbara och valfria delar, för även om de är framtagna för att passa ett specialiserat fält, så ska det passa många verksamheter inom det specialiserade fältet. Det kan också finnas fall där man vill göra något som är frivilligt inom standarden till ett krav inom den egna verksamheten. Det krävs alltså i princip alltid en lokal anpassning, oavsett hur bra standarderna som väljs är. Detta gäller både paketstruktur, metadata, arbetssätt för arkiveringsprojekt och så vidare och så vidare… 

Valen slutar inte heller där. Vilka filformat ska godkännas som arkivbeständiga? Ska vi utgå från andra organisationers listor eller göra några egna undersökningar och utvärderingar? Behöver vi ändra några nuvarande arbetssätt? Ska leveranser ske på ett nytt sätt? Hur? Vilka roller ska utföra vilka arbetsuppgifter i det nya systemet? Vilka kompetenser behövs i de rollerna? 

Regionarkivet i Skåne har gått igenom alla valen ovan och fler därtill. Införandeprojektet för vårt nya e-arkiv är inte klart ännu, så det slutgiltiga utfallet har ännu inte visat sig. Svårigheterna ligger naturligtvis också i att försöka förutse åtminstone några av framtidens behov, och balansera dem med nutidens behov. Vi vill inte låsa in oss i att ha obligatoriska metadata som i vissa fall inte går att ange, om de saknas i källdatan eller om ingen inom verksamheten har kunskap om informationens sammanhang. Samtidigt vill vi kunna ange mycket (gärna strukturerad eller semi-strukturerad) information om materialet om den finns. Vi har försökt att i största möjliga mån förhålla oss till redan existerande standarder och principer. Det regionala självbestämmandet inom arkivsfären ger spelrum, men samtidigt är vi för små för att kunna uppfinna egna standarder, och arkivet måste naturligtvis förhålla sig till beslut som fattas av Region Skåne. Arbetet har inneburit att försöka ta fram hyfsat omfattande men flexibla tillämpningar av våra valda metadatastandarder, en paketstruktur för arkivpaket som är byggd efter Digital Information LifeCycle Interoperability Standards (DILCIS) Boards specifikationer och arbetssätt som är tänkta att matcha god praxis inom arkivvärlden.  

Vi har försökt utgå från ett antal olika aspekter när vi stått inför valen som beskrivs ovan; 

  • Vad är våra egna och regionens verksamheters behov? 
  • Hur skulle framtida behov kunna se ut? 
  • Hur har man gjort på andra arkiv? Har det fungerat bra eller dåligt? 
  • Vilken är den metadata som är absolut nödvändig för återsökning, möjligheter till och dokumentation av arkivvård, samt god dokumentation av proveniens? 
  • Vad är praxis? Vad säger arkivteorin? Fungerar det för oss i praktiken? 
  • Hur kan vi se till att alla olika typer av information och format som behöver tas emot kan arkiveras? 
  • Hur kan vi se till att våra digitala filer håller så länge som möjligt och att informationen fortsätter vara tillgänglig i framtiden? 
  • Vad utgör god arkivvård i ett digitalt arkiv? 

Det har varit ovärderligt att ha flera arkivarier med olika yrkeserfarenheter med i arbetet, men även att ta in perspektiv från personer med andra roller som också på olika sätt kommer att arbeta med e-arkivet. Det bästa rådet är kanske att vara öppen för input i valen och ödmjuk inför andra perspektiv, men också att våga välja! Det är det enda sättet att komma framåt; annars blir det ingenting av projektet alls.  

Aiden Kvarnström, Verksamhetsutvecklare/arkivarie, Regionarkivet, Region Skåne 

Aiden Kvarnström har arbetat på Regionarkivet sedan januari 2023, och specifikt med e-arkivet sedan hösten 2023. Jag tycker att det är särskilt viktigt att man tar hänsyn till arkivvårdsperspektivet även vid hantering av digitala arkivobjekt, och brinner (på riktigt!) för frågor kring filformat, migrering och lagringsmedier. En kul grej med det är hur förvånansvärt mycket användning jag har av den kunskapen i mitt privatliv också.