Elektronisk arkivering upplevs ofta som ett tekniskt problem – men det handlar i grunden om arkivverksamhet. E-arkivet är inte ett system, utan en funktion: en logisk struktur för att bevara digital information långsiktigt. Det svåra är inte e-arkivet i sig, utan att identifiera, strukturera och sammanställa de digitala objekt som ska bevaras. Med rätt metoder och verktyg blir det både möjligt och hanterbart. 

Vilka är då de här metoderna och verktygen? Nedan kommer de att gås igenom med några tips som får er att lyckas med e- arkivering. 

E-arkiv är enkelt 

För att lyckas behöver man förstå vad e-arkiv och e-arkivering är både principiellt och i praktiken. E-arkiv är i grunden inte något mystiskt, tekniskt avancerat system med särskilda funktioner som måste köpas eller byggas. Det är heller inte ett verksamhetssystem med en egen informationsmodell, användargränssnitt eller produktlogik. I stället bör e-arkiv förstås som en integrerad del av en myndighets arkivfunktion – det vill säga det ansvar och den verksamhet som säkerställer att information bevaras, är sökbar och förståelig över tid. 

Det som skiljer e-arkivet från det traditionella arkivet är endast mediet – de digitala artefakter som ska hanteras, såsom filer och metadata. Men grundprinciperna för vad som ska bevaras, göras tillgängligt och hur det ska dokumenteras, är detsamma som för analoga handlingar. Arkivlagen gäller oavsett format. 

Att införa e-arkiv handlar därför inte främst om att upphandla en teknisk lösning. Det handlar om att utveckla och tydliggöra arkivfunktionen så att den även inkluderar digital information – med rutiner, ansvarsfördelning och struktur som säkerställer att informationen kan tas om hand från såväl verksamhetssystem som manuella processer. 

Ett vanligt misstag är att betrakta e-arkivet som ännu ett system i IT-miljön. Men ett e-arkiv är inte en applikation med låst data, utan ett organisatoriskt åtagande för bevarande, oberoende av plattform. Det ska kunna förändras, flyttas och anpassas utan att arkivfunktionen går förlorad. Därför måste utgångspunkten vara arkivverksamheten – inte tekniken. 

E-arkivering är svårt 

Det som verkligen skiljer digital arkivering från traditionell, fysisk arkivering är inte syftet – det är fortfarande fråga om att bevara informationen – utan formen på det som ska bevaras. I det fysiska arkivet består ett bevarat objekt ofta av en konkret, sluten enhet: ett diariefört ärende i en akt, ett beslut i ett aktskåp, en handling med en given plats. Strukturen är visuell och fysisk, och handlingen i sig är detsamma som det som ska bevaras. I det digitala sammanhanget är detta snarare undantag än regel. 

De objekt som ska bevaras – ärenden, beslut, transaktioner – är ofta inte realiserade som befintliga objekt såsom färdiga filer. I stället består de av distribuerad information: data lagrad i databaser, kompletterande filer i olika format, beroenden till andra poster och relationer mellan systemkomponenter. Objekten existerar logiskt, men inte tekniskt, konkret som en färdig enhet att ”lägga på hyllan”. De behöver därför definieras och sammanställas vilket innebär ett mer eller mindre komplext utvecklingsprojekt. 

Detta är en av de stora utmaningarna för elektronisk arkivering: det finns sällan en enskild, färdig digital handling per objekt. I stället måste man först återskapa, extrahera eller transformera data för att skapa ett begripligt, sammanhållet och långsiktigt bevarandeobjekt. Själva arkivet – strukturen, förteckningen, beskrivningarna – är alltså fortfarande en stabil funktion, motsvarande hyllorna och arkivförteckningen i ett fysiskt arkiv. Men objekten man försöker ordna är, i den mån de alls existerar, flytande, splittrade och ibland kontextberoende. 

Därför är det viktigt att särskilja e-arkivets enkelhet från komplexiteten i digital arkivering. E-arkivet som koncept är enkelt: en logisk ordning för bevarande. Men vägen dit – att tekniskt förstå och sammanställa vad som faktiskt ska bevaras – är det svåra. Därför behöver arkivkompetens och systemförståelse mötas i praktiken, inte i separata stuprör. 

”Och det är här tekniken verkligen kommer till sin rätt, inte som mål i sig, utan som stöd för en professionell arkivfunktion. ”

ETL för arkivering 

En central del i arbetet med att åstadkomma fungerande elektronisk arkivering handlar om det som i tekniska sammanhang ofta kallas ETL – Extract, Transform, Load. Det vill säga: att hämta information från en eller flera datakällor, bearbeta och sammanställa den, och därefter leverera den i den form som är önskad för bevarandet. Det är här mycket av komplexiteten i digital arkivering visar sig – inte i själva e-arkivet, utan i arbetet med att få fram de arkivobjekt som ska placeras där. 

Ett exempel är huvudbokstransaktioner i ett ekonomisystem. Dessa finns sällan färdigpaketerade som avgränsade objekt. Istället finns de som en mängd poster i databaser, med kopplingar till kontoplaner, användarloggar, bilagor och periodiseringar. Att skapa ett begripligt, enhetligt arkivobjekt kräver ett tekniskt och verksamhetsmässigt arbete: vilka fält behövs? Vilka relationer måste bevaras? Vilka filer tillhör vilket objekt och på vilket sätt? 

Det är fullt möjligt att utföra detta mer eller mindre manuellt, särskilt i mindre sammanhang. Men i takt med ökande volymer och komplexitet blir manuella metoder snabbt ineffektiva, svårkontrollerade och felbenägna. Här gör rätt verktyg stor skillnad – både generella ETL-verktyg och mer domänspecifika sådana som är anpassade för just arkivets behov, där utgångspunkten är att skapa logiskt hållbara, objektcentrerade leveranser. 

Skillnaden blir ofta dramatisk: att med ett generellt verktyg försöka skapa varje arkivobjekt från grunden kräver mycket konfiguration, kontroll och dokumentation. Ett domänanpassat verktyg för just arkiveringsscenariot ger därför betydligt bättre förutsättningar för ett effektivt arbete, kvalitetssäkring och spårbarhet. Skillnaden är helt enkelt inte vad som kan göras med eller utan ett visst verktyg, utan hur och framför allt med vilken effektivitet, kvalitet och kostnad. 

Det är i detta arbete – att extrahera, strukturera och leverera – som grunden för lyckad digital arkivering läggs. Och det är här tekniken verkligen kommer till sin rätt, inte som mål i sig, utan som stöd för en professionell arkivfunktion. E-arkivet behöver rätt sammanställda objekt som representerar artefakterna att bevara – och en genomtänkt ETL med lämpliga verktyg är processen med vilken man skapar dem. 

Modeller som sanningens kärna 

En domänspecifik lösning behöver en definition av det som hanteras, det vill säga objekten och deras proveniens och uppkomst – en modell. För att verktyg för digital arkivering verkligen ska fungera i praktiken – inte bara tekniskt utan också som stöd för långsiktig kvalitet, spårbarhet och förvaltningsbarhet – behöver de bygga på en modelldriven arkitektur. Det innebär att det inte är den enskilda filen, tabellen eller exportinställningen som styr vad som bevaras, utan en gemensam, explicit modell av vad varje typ av arkivobjekt faktiskt är. 

Om en traditionellt interaktiv operatörsdriven ETL-process kan beskrivas som en överföringsfunktion från källa till mål i ett givet scenario, så kan den modelldrivna processen ses som den programmatiskt körbara, domänspecifika överföringsfunktionen där modellen, med rätt vald programvara, till och med kan vara genererbar för de objekt som finns eller är dokumenterade. Denna modell fungerar som en ”single source of truth” – en central definition av objektets struktur, innehåll, relationer och, inte minst, regler. 

Modellen används som utgångspunkt för hela kedjan: från extraktion av data i källsystem, via bearbetning, sammanställning och eventuell paketering, till arkivleverans och ordnande i e-arkivet. Den används till och med för implementering av olika tillgänglighets- och användningslösningar för det aktuella materialet. På så sätt skapas en stabil grund, där arkivets begreppsvärld inte löses upp i tekniska detaljlösningar, utan hålls samman genom hela processen med materialets integritet intakt. 

Det framgångsrika valet 

Fördelarna med en modelldriven ansats är flera. För det första skapas en tydlig och enhetlig dokumentation av varje objektstyp, vilket minskar beroendet av enskilda lösningsbeskrivningar och personbunden kunskap. För det andra blir förändringar lättare att hantera: om något i verksamheten förändras – ett nytt fält, ett annat samband – så uppdateras modellen, och alla delar av processen kan hanteras systematiskt och kontrollerat. För det tredje säkerställs kvalitet, eftersom varje leveranstyp kan förstås genom sin entydigt definierade och gemensamma förväntade struktur. 

Slutligen möjliggör en sådan modellorienterad metod ett mer transparent samarbete mellan arkivfunktion, IT och verksamhet. Alla talar om samma objekt – inte olika utdrag, filformat eller systeminställningar. Det gör e-arkivprojekt mindre sårbara och mer förutsägbara. Modelldrivna verktyg gör därmed inte bara arkiveringsprocessen effektivare – de gör den begriplig, spårbar och hållbar över tid.  

Vi kan se många exempel runt omkring oss hos myndigheter där man inte nått i mål på grund av undermålig kvalitet på resultatet, försenade projekt och skenande kostnader. Det belyser hur viktigt valet av rätt strategi är för att lyckas. Modelldriven, programmatisk ETL erbjuder en möjlighet att lyckas med storskalig, högkvalitativ elektronisk arkivering, på ett långsiktigt hållbart sätt. 

---

Namn: Joar Swenning 

Roll: Grundare R2B Software AB 

Joar Swenning har mångårig erfarenhet av informationshanteringslösningar, verksamhetsstöd för myndigheter och inte minst elektronisk arkivering. Han är en av grundarna till R2B Software AB som verkat inom området sedan starten 2007.