Sydarkiveras förbundsmedlemmar är fria att själva bestämma över sina verksamhetsnära arkiv. Med verksamhetsnära arkiv menar vi alla förekommande lösningar för att lagra data, dokument och andra objekt som är allmän handling (verksamhetsinformation) och bildar myndigheternas arkiv. Det har visat sig att det finns flera olika strategier för de verksamhetsnära arkiven som kan fungera bra beroende på de varierande behoven och förutsättningarna för olika kommuner eller verksamhetsområden. Förbundsmedlemmarna får råd och stöd från Sydarkivera i frågor som rör gallring och arkivering utifrån sina specifika förutsättningar. I samband med digitala arkivleveranser samarbetar vi både med förbundsmedlemmarna, deras systemleverantörer och konsulter.   

I den här artikeln berättar vi om några generella strategier för verksamhetsnära arkiv och några av de vanligaste användningsfallen.  

Våra förutsättningar 

Sydarkiveras förbundskrets har varierat över de tio år som har gått sedan förbundet bildades 2015 med 11 förbundsmedlemmar. Idag samlar Sydarkivera 39 kommuner och en region och fler förbundsmedlemmar är på väg in. Samtidigt väljer några få att träda ur för att söka andra samarbeten eller hantera även slutarkivet själva i kommunen. Det är därmed troligt att förbundskretsen kommer att förändras även under de kommande tio åren. 

Inom förbundskretsen ingår kommunalförbund och kommunala bolag i de fall där Sydarkiveras förbundsmedlemmar utgör hälften eller fler av de samverkande kommunerna. I dagsläget är det omkring 150 kommunala företag som ingår.  

De organisationer som ingår har varierande förvaltningstraditioner, juridiska, ekonomiska och praktiska förutsättningar och även olika strategiska samarbeten. Ofta finns det regionala samarbeten och nätverk. Det finns också traditioner att samverka med närliggande kommuner inom olika verksamhetsområden som till exempel löneadministration, överförmyndare eller räddningstjänst. Det finns alltså många samarbeten som involverar både förbundsmedlemmar och kommuner eller regioner utanför förbundskretsen. 

Det förekommer inte minst olika samarbeten inom upphandling, införande och förvaltning av informationssystem. Sydarkiveras förbundsmedlemmar har valt att samverka på många olika sätt när det gäller it och systemförvaltning. Kommunalförbund som ITSAM och kommunala bolag som Unikom, IT-kommuner i Skåne AB är exempel på detta. Det förekommer även gemensamma nämnder och inte minst interkommunala avtal.  

De verksamhetsnära arkiven behöver fungera praktiskt och organisatoriskt i vardagen. Att upphandla och införa en enda lösning för verksamhetsnära arkiv som passar alla framstår inte som genomförbart i ett långsiktigt perspektiv. Genom att tillåta olika strategier och lösningar blir det dessutom möjligt att följa upp, utvärdera och dra slutsatser om de olika alternativen. Det blir också möjligt att justera kravställning och uppsättning av de verksamhetsnära arkiven över tid på ett sätt som är mer flexibelt än om alla är bundna till att använda samma lösning.  

Kompletta lösningar där ”allt” ingår 

Ofta räcker verksamhetssystemet i sig till för att hantera det verksamhetsnära arkivet. Verksamhetssystem betyder här olika typer av ärende- och dokumenthanteringssystem, verksamhetsstödjande system eller tjänster för att hantera verksamhetsinformation. Det är vanligt att kommuner upphandlar färdiga och kompletta lösningar som stöd för olika verksamhetsområden. Dessa lösningar har i många fall redan allt det stöd som behövs för det verksamhetsnära arkivet, det vill säga registrering av uppgifter, hantering av dokument och bilder, gallring och uttag för slutarkivering. 

Uppgifter och dokument arkiveras i systemen i takt med att de registreras eller signeras, alternativt när ärenden eller akter avslutas. Att det är så, har att göra med de bestämmelser som finns i offentlighetslagstiftningen. Det finns inte något krav på att flytta verksamhetsinformationen till ett separat system för att den ska anses vara arkiverad. 

Förbundsmedlemmar och verksamhetsområden som väljer färdiga helhetslösningar av det här slaget fokuserar på att säkra upp verksamhetssystemen så att de uppfyller krav på säkerhet, dataskydd och att det finns de funktioner och tjänster som behövs för dokumenthantering men även till exempel för gallring och uttag för slutarkivering hos Sydarkivera. Det finns i dag exempel på marknaden där tjänster har inbyggt stöd för att skapa och distribuera digitala arkivfiler på ett användarvänligt sätt.  

”Det finns flera olika metoder för arkiveringsuttag från äldre register, databaser och verksamhetssystem.”

Ibland behövs kompletterande dokumentarkiv 

En del ärendehanteringssystem och administrativa system saknar inbyggt stöd för att hantera dokument, bilder eller andra stora objekt. Det kan också vara så att det inbyggda stödet för dokumenthantering inte är tillräckligt väl utbyggt och säkert för att fungera som verksamhetsnära arkiv. Det kan till exempel vara så att användare kan fortsätta att skriva och ändra i dokument, eller flytta dokument utan att det spåras av verksamhetssystemet. I dessa fall kan det vara nödvändigt att köpa till moduler eller funktioner för dokumenthantering. Alternativt att upphandla fristående lösningar för dokumentarkiv. 

Dokumentarkiven, som ofta benämns e-arkiv, är verksamhetsnära arkivlösningar som har stöd för hantering av dokument, bilder eller andra stora objekt och för filtrering/sökning efter begrepp som till exempel diarienummer, personnummer eller fastighetsbeteckning. Dokumentarkiven kan ha stöd för direktarkivering från anslutna verksamhetssystem eller e-tjänster så att dokument registreras (arkiveras) helt eller delvis automatiserat. Dokumentarkiven kan fungera bra som komplement till verksamhetssystemen och kan också ha färdigt inbyggt stöd för arkiveringsuttag för överföring till det digitala slutarkivet. Ofta behöver uttaget kompletteras med databaser eller arkiveringsuttag från de administrativa register som finns för att informationen ska fortsätta vara sökbar och användbar fullt ut.  

Förbundsmedlemmar och verksamhetsområden som har ett eller flera dokumentarkiv fokuserar, , utöver att säkra upp systemen, på val av filformat som är lämplig för arkivering och urval av sökbegrepp.  

Mellanarkiv som strategi 

Det förekommer att systemleverantörer satsar på att endast erbjuda öppna maskingränssnitt för integrationer, så kallade API:er, för att stödja e-arkivering. Det vill säga att det inte finns något färdigt användargränssnitt eller process för att genomföra ett arkiveringsuttag för en inloggad användare. I det fallet behövs någon typ av mellanarkiv eller annan mellanlösning för att kunna göra arkiveringsuttag för slutarkivering hos Sydarkivera. 

En del kommuner och regioner har som strategi att upphandla system och tjänster som är flexibla när det gäller att till exempel att bygga integrationer eller processer och anpassa systemstödet för verksamheternas behov. Det kan vara behovet av att bygga ihop, eller integrera, olika typer av lösningar med varandra som är drivande. Målsättningen kan vara att bygga ihop olika lösningar för ärendehantering, dokumenthantering, digitala kartor, e-tjänster och så vidare så att allt fungerar tillsammans. Men kommunen vill själv välja de olika byggstenarna för lösningen och kunna byta ut olika komponenter efter hand. För att det här ska vara möjligt i praktiken används ofta öppna maskingränssnitt som hjälper utvecklare att bygga till funktioner och bygga ihop olika lösningar. 

En förutsättning för att det ska fungera bra är att det finns personer som hanterar de anpassningar och integrationer som behövs. Det kan hanteras med egen personal eller med konsulter från systemleverantör eller tredje part. För olika verksamhetssystem och integrationsplattformar kan det i varierande grad finnas färdiga ”adaptrar” som mallar att utgå ifrån.  

De förbundsmedlemmar som har den här strategin behöver ta ställning till om de olika verksamhetssystemen ska integreras med en lösning för mellanarkiv. Det vill säga ett verksamhetsnära arkiv som kan ta emot information från olika anslutna system och processer för att därefter exportera och paketera för slutarkivering. Det här sättet att arbeta kan vara en bra och väl fungerande lösning där arkiveringen sker ”i bakgrunden”. Alternativet för förbundsmedlemmar som använder system av det här slaget är att bygga exporter utifrån de gränssnitt som finns och formaten som stödjs för att därefter paketera filer för slutarkivering utan att informationen passerar ett mellanarkiv. 

Olika användningsfall 

För de verksamhetsnära arkiven finns det typiskt sett några olika användningsfall. Ett är visningsarkiv som underlättar utlämnande av handlingar via kontaktcenter eller publicering externt. Ett annat är skanningsarkiv där fokus är att skanna handlingar på papper som är från tiden före verksamhetssystemet infördes. Det är vanligt med särskilda digitala personalarkiv eller skolarkiv som är dokumentarkiv specialiserade för att fungera så bra som möjligt för det specifika verksamhetsområdet. Det finns också arkiv som är fokuserade på en viss typ av format som till exempel mediefiler, sociala medier, teknisk dokumentation eller ritningar.  

Arkivtillsynen 

Sydarkivera ansvarar för tillsyn över förbundsmedlemmarnas arkiv. Både förvaltningarnas arkiv och de kommunarkiv eller centralarkiv som finns. Sydarkivera har en beslutad strategisk tillsynsplan fram till 2030 som styr tillsynen av olika verksamhetsområden. Varje år har sitt fokusområde och tillsynen sker oberoende av kommunernas organisering i nämnder och styrelser. Det sker återkoppling till respektive förbundsmedlem, men även analys och rapportering samlat till den gemensamma arkivmyndigheten, Sydarkiveras förbundsstyrelse. Det här gör det möjligt att identifiera samband i ett större perspektiv och gemensamma förbättringsområden. Utbildning och insatser för rådgivning planeras med utgångspunkt från resultatet av tillsynerna.  

Korta arbetsmöten via webben 

För de vanligt förekommande stora verksamhetssystemen är det årligen korta arbetsmöten via webben. Då träffas systemförvaltarna hos förbundsmedlemmarna, Sydarkiveras bevarandefunktion och den arkivarie hos Sydarkivera som ansvarar för det aktuella området. Dessa tillfällen är till för information om det praktiska kring digitala arkivleveranser och erfarenhetsutbyte när det gäller olika frågor som har att göra med informationsförvaltning och digitalt bevarande som filformat, elektroniska underskrifter och så vidare. 

Verkstäderna Få ordning på e-arkivet 

För fördjupning finns verkstäder via webben som är riktade till verksamhetsnära systemförvaltare. Tillsammans går vi igenom 12 moment med allt det som på olika sätt påverkar förvaltningens e-arkiv. Till varje moment finns en checklista som kan användas för att identifiera sådant som är oklart eller som behöver förbättras. 

”E-arkivering är ett område där flera olika professioner och aktörer behöver samarbeta.”

Inbyggt stöd för arkiveringsuttag 

När informationen inte behövs längre i verksamheten, eller den inte längre får finnas direktåtkomlig för verksamheten på grund av integritetsskäl, kan myndigheten komma överens med Sydarkivera om en digital arkivleverans. Den avlämnande myndigheten får stöd och anvisningar av en handläggare hos Sydarkivera under processen. Många verksamhetssystem, dokumentarkiv eller mellanarkiv har inbyggt stöd för arkiveringsuttag. Det betyder att en systemanvändare med behörighet kan skapa ett arkiveringsuttag i form av en export för slutarkivering med stöd av systemets användargränssnitt  

De gamla registren och databaserna 

Många av särskilt de äldre verksamhetssystemen har inte inbyggt stöd för arkiveringsuttag. Det är inte något hinder för att slutarkivera information digitalt hos Sydarkivera. Det finns flera olika metoder för arkiveringsuttag från äldre register, databaser och verksamhetssystem. Sydarkivera använder den öppna programvarusviten DBPTK, Database Preservation Toolkit, i de fall som datalagret är en relationsdatabas. Förbundsmedlemmens it-funktion, eller leverantör av it-tjänster, överför kopior av databasdumpar, backuper av informationsinnehållet i en databas. Sydarkiveras mottagningsansvariga tekniker importerar filerna i en kompatibel databashanterare och genomför därifrån databasexporter i arkiveringsformatet SIARD. Analys genomförs av Sydarkiveras personal med hjälp av skärmbilder från verksamhetssystemet och den dokumentation som eventuellt finns att tillgå.   

Rådgivningen i samband med upphandling och införande 

Det ingår i Sydarkiveras uppgifter att ge råd om arkiv och digitalt bevarande i samband med att förvaltningarna upphandlar och inför nya verksamhetssystem och lösningar. Rådgivningen utgår från förbundsmedlemmarnas och de olika kommunala myndigheternas varierande behov och förutsättningar.  

I samband med införandet av ett verksamhetssystem gör vi tester tillsammans för att se att allting fungerar som det ska. Det är för att kontrollera att allting är rätt inställt och att de digitala filerna som exporteras är lämpliga för långsiktigt digitalt bevarande. Det gäller både för verksamhetssystem och verksamhetsnära arkiv (mellanarkiv). En viktig del är att validera filer i strukturerat format och kontrollera att de följer sina utpekade specifikationer och regler.  

Stöd till utvecklare 

Sydarkivera ger stöd till de som utvecklar exportformat för slutarkivering, vare sig det är anställda hos förbundsmedlem eller systemleverantörer som förbundsmedlem har avtal med. Stödet är dels information om standarder och specifikationer för överföring av information, dels granskning av exempeluttag, det vill säga exportfiler som endast innehåller påhittade uppgifter. Sydarkivera validerar och kontrollerar exempelfilerna mot de specifikationer som används. Sydarkivera deltar i de europeiska initiativen för e-arkivering E-ARK, DLM-forum och DILCIS Board framför allt när det gäller specifikationerna för informationspaket. CSIP och innehållstypsspecifikationerna CITS och är därigenom väl bekanta med formaten.  eller dokumentation. Genom att delta aktivt i arbetsgrupperna finns möjlighet att påverka så att specifikationer utvecklas för att fungera för alla.Det är inte ett krav att uttagsformaten följer gemensamma specifikationer, Sydarkivera kontrollerar även andra format förutsatt att det följer med valideringsregler eller dokumentation. Om det är något som behöver åtgärdas eller som är oklart får utvecklare kommenterade filer i retur och förklaringar om vad det är som behöver åtgärdas för att filerna ska validera och stämma överens med de standarder och specifikationer som används.  

Bästa tipset från oss på Sydarkivera! 

Under de tio år som passerat har det skett en utveckling med både flera olika lösningar för e-arkiv på marknaden att välja bland och mer användarvänliga funktioner och processer för arkiveringsuttag från system och tjänster som används i verksamheterna. Kombinationen av att erbjuda rådgivning vid upphandling och testleveranser i samband med införande har gett konkreta resultat. Framför allt att i att filer som exporteras för e-arkivering validerar och följer sina standarder och specifikationer redan när systemet införs. Det är ett viktigt fundament i arbetet med att säkerställa långsiktigt digitalt bevarande.  E-arkivering är ett område där flera olika professioner och aktörer behöver samarbeta. Som gemensam arkivmyndighet för många har Sydarkivera tillgång till olika specialister som kan stödja förbundsmedlemmarna även i dialogen med leverantörer och utvecklare. Särskilt när det gäller specialiserade frågor om till exempel filformat eller öppna standarder och specifikationer för informationsöverföring.  

Samtidigt ser vi att det har kommit både nya möjligheter och utmaningar med den snabba tekniska utvecklingen som sker. För att e-arkivering ska fungera i praktiken behöver det finnas en robust marknad med olika lösningar för de verksamhetsnära arkiven som på ett effektivt sätt stödjer bevarande i det medellånga perspektivet. Det vill säga de 5–20 år eller mer som informationen behöver finnas direkt tillgänglig och användbar i de kommunala verksamheterna. Vi ser fram emot en fortsatt positiv utveckling där e-arkivering är en naturlig del i de tjänster och lösningar som erbjuds offentlig sektor. Medskick till både beställare och leverantörer är att tänka på att det finns olika strategier och användningsfall när det gäller e-arkiv. Den lösning som passar på en plats kanske inte alltid passar på nästa. För välfungerande e-arkiv i de kommunala verksamheterna är det viktigt att titta på förutsättningarna för den enskilda organisationen och det aktuella användningsfallet. 

---

Elin Jonsson, bevarandestrateg hos Sydarkivera och har följt med förbundet sedan starten 2015. Framförallt engagerad i samordningen av digitala arkivleveranser och förvaltningen av den gemensamma bevarandeplattformen.  

Jag har arbetat med digitalt bevarande och systemförvaltning i olika roller sedan början av 2000-talet. Innan Sydarkivera startade var jag projektledare och verksamhetsspecialist i projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge 2013–2014. Jag har deltagit i flera olika nationella projekt kring e-arkiv och digitalt bevarande.