Digital arkivering  – digitalisering, googlifiering och metodifiering av Per-Ola Karlsson

När jag började arbeta på Centrum för Näringslivshistoria för 25 år sedan var digitalisering något vi mest hörde talas om. Idag är den en självklar del av vår vardag – och vårt uppdrag. Den här texten är en personlig återblick på hur vi som arkivinstitution mött den digitala omställningen, vilka faser vi gått igenom, och vad vi har lärt oss längs vägen. 

Mycket har hänt sedan dess – både i omvärlden och i min egen roll. 

Centrum för Näringslivshistoria 

I år har jag arbetat hos Centrum för Näringslivshistoria i 25 år som arkivarie, projektledare, arkivchef och nu konsultchef. Under ungefär samma tidsperiod har samhällets digitalisering pågått och förändrat min vardag som arkivarie. Det känns därför passande att reflektera kring hur vi som arkivinstitution hanterat utmaningen att hjälpa våra medlemmar att bevara digitalt skapad information. Detta låter sig inte göras utan att också inordna vårt arbete i kontexter kring samhällets övergripande digitalisering, trender inom denna och förståelse för hur dessa påverkar och har påverkat hur våra medlemsföretag och organisationer arbetar. 

Som nyutexaminerad arkivarie var jag redan en del av en samhällelig digitalisering. Inte för att det märktes av nämnvärt när jag – rekryterad av självaste Edward Blom – gjorde entré i den spännande verksamhet som sedan dess blivit min arbetsplats. Centrum för Näringslivshistoria fick vid den tidpunkten fortfarande endast leveranser av analog information och vi var mer upptagna av att digitisera analoga arkiv än att fundera över hur digitalt skapad information skulle kunna långtidsarkiveras. 

Digitaliseringens tre faser 

Min upplevelse är att både vi som arkivinstitution och samhället i stort sedan dess genomgått tre faser. Vi kan kalla dem massdigitalisering, tillgängliggörande och informationssäkerhet. 

Utifrån det paradigmskifte som erbjöds att snabbt konvertera analog information till digital såg både kulturarvsinstitutioner och samhället i stort möjligheten att hitta nya målgrupper och ett annat sätt att tänka kring information. 

Ett av mina första längre externa konsultuppdrag i början av 2000-talet uppstod utifrån en vd:s önskan att skapa det ”papperslösa kontoret”. Målsättningen var att nyttja digitaliseringen för att samla och dela relevant information internt men också för att skapa nya arbetssätt som snart skulle omvandla de traditionella kontoren till de idag vanliga designade öppna kontorslandskap, där den nya teknikens estetik med bildskärmar fick bli symbol för den digitala revolutionen i motsats till de stängda tjänsterummens skrivbord fyllda med traditionella pappershögar. För att få det nya digitala arbetssättet att fungera behövde emellertid majoriteten av företagets handlingstyper löpande digitiseras. 

De då tillgängliga tekniska plattformar och digitala hjälpmedel som fanns till hands var också trubbiga och svårarbetade. Sannolikt är det därför som många företag släpade efter jämfört med myndigheter och statlig verksamhet som tidigt lade stora resurser på att uppnå digitalisering. Undantag fanns såklart. Early adaptors bland våra medlemmar hade redan på 1990-talet implementerat försök till storskaliga ärende- och dokumenthanteringssystem. Vid ett tillfälle inventerade vi ett sådant där informationen låsts in och hållits vid liv i icke-standardiserade filformat utan möjlighet till migrering om inte enorma kostnader skulle plöjas ner i projektet. 

Det var inte heller helt ovanligt att Centrum för Näringslivshistorias medlemmar kom med förfrågningar om att digitisera hela sina arkiv, utifrån en föreställning att det ju nu var så enkelt och billigt att digitisera, eller kanske bara för att det nu gick att göra. De representerade också ny tekniks early adoptors. De som omedelbart vill hitta nya användningsområden för ny teknik på samma sätt som skedde exempelvis när mikrofilm blev kommersiellt tillgänglig på marknaden mot slutet av 1960-talet. Varför inte fotografera hela arkivet och gallra originalen, bara för att det gick? 

Länge störde jag mig på att många tycktes ha så svårt att se hela digitaliserings kretslopp. Det var endast slutresultatet som var synligt – det ryms ju så mycket information på den här lilla hårddisken – och bakomliggande resurser för lagring och hantering glömdes bort. Kostnader för strömförsörjning, tillgång till el eller miljömässig hållbarhet var definitivt inget som diskuterades i digitaliseringens barndom. 

Idag har massdigitalisering intressant nog återvänt på agendan men nu utifrån en annan diskurs; den som handlar om att träna AI-modellerna med så mycket information som möjligt, annars kommer AI inte kunna användas i tillräcklig utsträckning. Här finns också en gemensam nämnare med digitaliseringens andra fas; tillgängliggörande. 

”En annan vanlig utmaning är att kundens information hanteras i ett system som driftas av en tredje part och ibland kan kontakten med den tredje parten krångla till leveranserna. ”

Tillgängliggörande, en återvändsgränd? 

Tillgängliggörandet har, enligt min uppfattning, kraftigt fördröjt nödvändigt metodarbete för mottagande och hantering samt principer för ordnande- och förtecknande av digitala arkiv. 

Det går att argumentera för att resan bör börja med byggandet av en infrastruktur och arbetsmetoder som gör att vi som arkivinstitutionen känner oss säkra på hur vi ska hanterar digitalt material. Tyvärr är det väldigt enkelt att utgångspunkten i stället blir att arkivbildaren nu måste kunna få omedelbar åtkomst till sitt digitala arkiv. När tillgängliggörandet ses i ljuset av googlifiering, det vill säga en vana att enkelt kunna nå information genom att ställa frågor i en sökruta, skruvas förväntningarna till att det är den nivån arkivinstitutionen måste kunna erbjuda. Sannolikt har det vanliga synsättet att arkivering bara har ett värde om informationen kan tillgängliggöras så snart som möjligt, förstärkt sådana förväntningar. 

Centrum för Näringslivshistoria började bygga upp en plattform för digital arkivering 2008. Det fanns tre delar vi ville uppnå: metodutveckling, vilket innefattade internt arbetssätt, rutinbeskrivningar och utveckling av tjänster; implementering av en teknisk plattform för hantering av digitala filer och en ”digital läsesal” för att kunna tillgängliggöra vårt material. Huvudsakligen var det målsättningen om läsesalen som uppfylldes och prioriterades. 

Vid den här tiden hade samhället också börjat träda in i en standardisering. Microsoft fick mer eller mindre hegemoni över ”kontors-IT”-tjänster. Office 365 och SharePoint togs i drift nästan överallt hos våra medlemmar. Diskussionen bland arkivarier blev emellertid inte ”hur flyttar vi enkelt information från SharePoint till ett eArkiv och vilken metadata blir viktig att få med” utan olyckligtvis ”hur kan vi använda SharePoint som eArkiv?” 

Mellan 2015–2020 tog CfN emellertid betydande steg. Vi blev 2015 det första enskilda arkivet i Sverige som kunde erbjuda arkivering av webbplatser och ganska snart förstod vi att samma metod kunde användas för att även arkivera fullskaliga intranät. Vi började utveckla metoder kring initiala leveransprojekt där vi sedan årligen kunde ta emot leveranser av samma information från medlemmarnas system. Vi skrotade vår första generation av eArkiv (som egentligen var ett dokumenthanteringssystem, om än bra på att organisera filsamlingar) och gick all in på att upphandla i det vi då hoppades vara en mer mogen eArkiv-marknad. Det var den inte. Sveriges Kommuner och Regioners ramupphandling, för att nämna ett exempel, innehöll mestadels leverantörer som kunde erbjuda fragment och i bästa fall pusselbitar i det som borde krävas för att få betecknas som ett eArkiv och samtliga var såklart utformade för att passa en kommun eller en region.  Det saknades plattformar som var utformade för en arkivinstitutions behov; enorma mängder filer uppdelade efter många arkivbildare möjliga att söka i. Fanns det ett någorlunda dugligt system saknades däremot en rimlig prissättning, då marknaden ofta prissätter system utifrån mängden av filer eller hur ofta systemet används. 

Kravet på informationssäkerhet; vägen mot sunda arkivariemetoder? 

Digitaliseringens tredje fas är kravet på informationssäkerhet. Tillsammans med GDPR:s införande i maj 2018 har detta påverkat oss som arkivinstitution mer än något annat de senaste tio åren. Hur digital information förvaras och hanteras blev en politisk fråga i samband med Transportstyrelsens bristande IT-upphandling som ledde till inrikesminister Anders Ygemans avgång 2018. På bara något år vände samtalet från att handla om tillgängliggörande och fördelar med molnlagring till att handla om skydd mot obehörig åtkomst och säker lagring (egentligen traditionella arkivfrågor). 

Även om Centrum för Näringslivshistoria är en arkivinstitution så betraktas vi numera av våra företagsmedlemmars IT-avdelningar som vilken outsourcad IT-leverantör som helt. Självklart är det tufft att bli genomlyst och kravställd, men samtidigt förstår vi vad som krävs av oss och vilka steg vi behöver ta för att kunna fortsätta ta emot leveranser. Det har också blivit lättare att räkna på vad vår tjänst behöver kosta. 

När information blivit digital har den fått ett högre värde hos den som skapade den. Det har på gott och ont smittat av sig även på arkiveringsfrågan. Många vill äga informationen, vilket gör att det kan bli längre och krångligare beslutsvägar fram till att arkivering kan ske. En annan vanlig utmaning är att kundens information hanteras i ett system som driftas av en tredje part och ibland kan kontakten med den tredje parten krångla till leveranserna. Det handlar inte bara om att få den tredje parten att förstå vilka vi är eller vad arkivering innebär utan även att de kan ha egna tankar kring hur arkivering borde ske eller till och med ser egna affärsmöjligheter. 

Visserligen är vi stolta över att vi nyligen lanserat en ny uppdaterad digital läsesal som mycket snabbare än vårt eArkiv låter oss, våra medlemmar och våra forskare söka i visst digitalt material. Men de största genombrotten har skett bakom kulisserna. Vi har nu dedikerad personal för att ta emot digitala leveranser. Vi har färdigutvecklade metoder för hur vi ordnar, förtecknar och redovisar digitalt material i den traditionella arkivförteckningen och rutiner för säkerhetsklassificering av information som ska arkiveras. Vi har vana arkivarier som kan inventera och kartlägga våra medlemmars digitala miljöer samt föreslå lösningar för hur leveranser ska kunna göras vare sig det gäller filsamlingar eller uttag från system. 

För att lyckas med digital arkivering krävs också att vi får hjälp av företagens egen IT-kompetens. Vi hade själva inte kunnat bygga en applikation för näst intill automatiserade e-postleveranser helt utan mellanhänder från de anställdas e-postlådor till vår sftp-server, eller själva kunnat programmera en app i programmeringsspråket Python som krävdes för att hämta ut intern kommunikation från den plattform vår kund använder, för att nämna två av de uppdrag vi genomfört de senaste åren. 

Som alltid med arkivering: det viktigaste är att vi arkivarier förstår hur verksamheten där informationen skapas arbetar. Ingen vet vad arkivarien gör men arkivarien behöver veta vad alla andra gör, och hur! 

Centrum för Näringslivshistoria (CfN) är en ideell förening med svenska företag och näringslivsorganisationer som medlemmar och som bevarar och berättar näringslivets historia. Ett riksarkiv för företag och en kunskapskälla om svensk företagsamhet. Idag är ca 350 företag och organisationer medlemmar och deponenter och tillsammans deponerar de över 85 000 hyllmeter arkivhandlingar. CfN har kontor i Bromma och Uppsala där runt 30 medarbetare, majoriteten utbildade arkivarier, arbetar. Verksamheten är både konsultinriktad – medlemmarna köper uppdrag – och förvaltande. Löpande leveranser och forskarservice utförs precis som hos andra arkivinstitutioner.

Per-Ola Karlsson är konsultchef på Centrum för Näringslivshistoria. Har var mångårig ordförande för Näringslivsarkivens Förening, NAF (föregångare till Svenska Arkivförbundet) och gästföreläser återkommande om enskilda arkiv på Södertörns högskola. Han har genom åren intresserat sig extra mycket för enskilda arkivs villkor och arkivariens yrkesroll.