OAIS – denna mystiska förkortning som vi så ofta använder oss av – har uppdaterats. Den första versionen kom redan år 2002, med en uppdatering som lanserades under 2012. Kanske var det därför på tiden med en reviderad version igen, publicerad i december 2024.  

Innan jag går in på uppdateringarna så vill jag dela lite kort historik och kontext till referensmodellen OAIS (Open Archival Information System). Syftet med modellen är att vara ett stöd för befintliga, och framtida, arkiv och ge en grund för jämförelse och kunskapsutbyte mellan arkiv. När referensmodellen först publicerades klassades den som en ”Blue”-bok, vilket innebär att den då var en rekommenderad standard. Idag är klassningen ändrad till ”Magenta”, det vill säga ”Recommended practice”.  

OAIS är framtagen av CCSDS. Förkortningen står för ”Consultative Committee for Space Data Systems” och betecknar ett samarbete, en kommitté, mellan olika statliga, och halvstatliga, organisationer som ägnar sig åt rymdrelaterade aktiviteter. ESA, European Space Agency, och NASA är två av medlemmarna. OAIS, med tillhörande syskonrekommendationer, är alltså bokstavligen att betrakta som rymdforskning.  

Sedan OAIS först publicerades har den även fått sällskap av ett antal ”syskonskrifter”. En kortfattad beskrivning av syskonskrifterna är att de behandlar rekommendationer för hur information ska förberedas inför leverans till ett e-arkiv samt hur e-arkivet bör granskas och utvärderas (samt hur granskaren bör granskas).  

Övergripande om uppdateringen 

Vid årsskiftet 2024/2025 publicerades en uppdaterad version av OAIS. Uppdateringen består av en rad förtydliganden. David Giaretta, en av eldsjälarna bakom OAIS, beskriver själv när han berättar om ändringen att ingen ska behöva göra stora förändringar på sina arkiv eller sitt arbetssätt för att vara kompatibla med den senaste uppdateringen. Däremot är målsättningen med uppdateringen att säkerställa att referensmodellen fortsatt är relevant för oss som arbetar med digitalt bevarande samt att förtydliga delar som tidigare upplevts som otydliga av många.  

När man skummar igenom uppdateringen är den tydligaste förändringen att de figurer, modeller och tabeller som finns i vägledningen nu är färgsatta. Detta kan tyckas småaktigt att nämna i en sådan här översyn men jag måste säga att jag tycker det gör dem mer lättlästa och tydligare – vilket en komplex modell likt OAIS alltid gynnas av. Exemplen och beskrivningarna har även moderniserats och uppdaterats för att vara relevanta och ett stöd i ännu större bemärkelse än tidigare.  

En nyhet i och med uppdateringen är också en helt ny vägledning i OAIS-familjen. ”Information Preparation to Enable Long Term Use”, IPELTU, beskriver hur till exempel kärnverksamheter kan arbeta med metadatasättning, eller som man skriver i standarden ”Additional information” då man menar att begreppet ”metadata” är för ospecifikt. IPELTU är tänkt att vara ett stöd i processtegen före de sedan tidigare publicerade vägledningarna PAIMAS och PAIS.  

I min sammanfattning nedan har jag tagit mig friheten att lyfta ut och tolka några av de förändringar jag sett. Jag hoppar även mellan olika avsnitt i OAIS.  

”I vissa diskussioner runt OAIS och e-arkiv upplever jag att det funnits en övertygelse om att ett system måste lösa allt.”

Representationsinformation och PDI 

I OAIS-modellen finns något som benämns som ”representationsinformation”. Det är beskrivande information om ett dataobjekt, till exempel en fil som ska bevaras. Representationsinformation utgör tillsammans med dataobjektet det som i OAIS kallas för ”informationsobjekt”. Vi som arbetar med digitalt bevarande är ofta överens om vikten av representationsinformation för att kunna förstå och bevara information på lång sikt. Däremot kan det vara svårt att avgöra hur mycket som behövs och vad som behövs.  

I senaste versionen av OAIS förtydligas därför att mängden och innehållet av representationsinformationen kommer att behöva förändras över tid. Förvaltaren av arkivet behöver även löpande avgöra om det räcker att hänvisa till externa källor eller om all representationsinformation måste lagras i det egna informationsobjektet. Författarna av OAIS skriver att i vissa fall kan det vara så att väldigt lite representationsinformation behövs vid själva arkiveringstillfället, men de varnar också för att det ofta blir dyrare att tillföra information i efterhand än att samla den man har vid arkiveringstillfället.  

Även för det som brukar kallas för PDI, ”Preservation Description Information” eller på svenska ”information för bevarande”, har en mindre ändring skett. I informationsmodellen kopplas PDI såsom till exempel checksumma (fixity) och behörigheter nu till det så kallade ”Content Data Object” i stället för till ”Content Information”. När David Giaretta själv berättade om denna ändring så betonade han att troligtvis arbetar de flesta så redan. Ändringen är dels en anpassning till verkligheten, dels för att underlätta kontroller av dataobjektet.  

Båda dessa ändringar är relativt små och i många fall en anpassning till hur många redan idag jobbar i verkligheten. De får dock belysa den inom vår bransch ständigt pågående diskussionen om beskrivande information till dataobjekt som ska bevaras.  

Bevarandeplanering ”Preservation Watch” och bevarandemål 

OAIS består av ett stort antal figurer och flöden som beskriver olika processer. En av dem är över den funktion som på engelska kallas för ”Preservation Planning”, på svenska bevarandeplanering. I den uppdaterade versionen av OAIS har en ny roll, eller funktion, lagts till för bevarandeplaneringen: ”Preservation Watch”. Rollen har en samordnande och ”övervakande” roll. Tanken är att rollen ska samla in information från olika källor, både interna och externa, för att på bästa sätt säkerställa att arkivet följer standarder och ”best practice” för bevarande. Omvärldsbevakning är givetvis en viktig del av denna funktion.  

Något som också införts i denna version av OAIS är ”Preservation objectives”, på svenska ungefär bevarandemål, och som hjälper till att säkerställa att information bevaras så att den är möjlig att använda, titta på och söka i även i framtiden. För att uppnå detta ska objektet vara ”independently understandable”, det vill säga möjligt att ta del av oberoende av andra källor. För att säkerställa att ett informationsobjekt är möjligt att förstå oberoende av andra källor så listas tre typer av bevarandemål i den uppdaterade OAIS-versionen: 

• Specifik – Bevarandemålet ska vara väl definierat och tydligt för alla, med en förväntad insyn och kunskapsnivå.  

• Genomförbart – Det ska vara möjligt att bevara informationen idag och i framtiden.  

• Mätbart – Det ska vara möjligt att följa upp att målet har uppnåtts.  

Exempel på bevarandemål är att olika filformat ska gå att titta på i en så lik form som möjligt som när de togs fram eller att möjliggöra sökning i informationen på liknande sätt som i det verksamhetssystem den togs fram.  

Flera OAIS parallellt 

I den uppdaterade versionen av OAIS har förtydligande resonemang införts om parallella OAIS och stödjande arkiv till det primära. Att ha flera system eller stödjande funktioner som skapar en enhet har varit ett grundläggande tänk i OAIS-modellen sedan början. Nu förtydligas det dock ytterligare med fler målande exempel.  

Vi på Arkiwera, som ju just tillhandahåller ett stödjande OAIS specialiserat på onlinekanaler, uppskattar detta förtydligande. I vissa diskussioner runt OAIS och e-arkiv upplever jag att det funnits en övertygelse om att ett system måste lösa allt. I och med att mognaden runt digitalt bevarande blir större har dock, enligt min uppfattning, dessa diskussioner och förväntningar nyanserats – vilket ju också nu ytterligare förstärks i och med de utökade exemplen i kapitel 6 av referensmodellen.  

Avslutande reflektioner 

För oss som jobbar med digitalt bevarande är OAIS, med tillhörande syskonskrifter, en viktig del i vårt ramverk. Att läsa, reflektera och försöka förstå de olika delarna i de till viss del komplexa rekommendationerna är ett bra stöd för att kvalitetssäkra arbetet med att långtidsbevarande.  

En viktig aspekt i uppdateringen, som stämmer väl överens med hur vi på Arkiwera arbetar både själva och tillsammans med våra partners, är förtydligandet om att flera OAIS kan samverka parallellt på olika sätt. Vi är övertygade om att för att uppnå ett tryggt bevarande av all den komplexa information som vi hanterar i våra verksamheter idag så behöver vi förena olika kompetenser samt tekniska plattformar och system. När vi ska samarbeta underlättas det av gemensamma ramverk, begreppsapparater och bevarandemål.  

---

Källor 

Texten i artikeln baseras på det webbinarium som Arkiwera anordnade i april. Några av de källor som jag utgått ifrån är bland annat David Giarettas föreläsning om uppdateringen av referensmodellen och dess syskonskrifter på FAIR-IMPACT:s webbinarium som livesändes 24 mars 2025 (inspelning tillgänglig här: https://www.youtube.com/watch?v=ZGktxbLHRGM) samt givetvis skrifterna själva samt den sammanfattning som togs fram i januari 2019 av arbetsgruppen bakom uppdateringen, https://www.researchgate.net/publication/335160206_OAIS_Version_3_Draft_Updates.  

---

Namn: Magdalena Sjödahl 

Roll: VD 

Arbetsplats: Arkiwera 

Magdalena är arkivarie med mångårig erfarenhet från olika branscher tack vare sina år som arkivkonsult på ArkivIT. Sedan februari 2025 är hon VD för Arkiwera, systemleverantör av bevarandeplattform för onlinekanaler. Att trygga information för framtiden är en av Magdalenas drivkrafter i det dagliga arbetet.