En informationshanteringsplan är ett styrdokument som visar hur en organisation hanterar sin information, från skapande till arkivering eller gallring. För offentliga myndigheter och kommuner följer behovet av en informationshanteringsplan arkivlagens krav på att allmänna handlingar ska hanteras, bevaras och kunna tas fram på ett ordnat sätt (arkivlagen 3 §), vilket säkerställer att allmänna handlingar hanteras korrekt och är tillgängliga för allmänheten.

Vad är en informationshanteringsplan?

En informationshanteringsplan (tidigare dokumenthanteringsplan) är en detaljerad förteckning över de olika typer av handlingar som finns i en organisation och hur dessa ska hanteras. Planen beskriver vilka handlingar som ska bevaras för framtiden och vilka som får gallras. Den talar också om när och hur gallring ska ske, hur handlingarna ska diarieföras, var de ska förvaras samt när de eventuellt ska levereras till en arkivmyndighet. Gallring får endast ske i enlighet med fastställda gallringsbeslut som godkänts av arkivmyndigheten eller motsvarande instans.

En informationshanteringsplan är ett praktiskt verktyg för medarbetare och en offentlig handling som visar hur informationen hanteras i organisationen. Informationshanteringsplanen kallas i vissa organisationer fortfarande dokumenthanteringsplan, men i praktiken avse begreppen samma typ av styrdokument.

Dokumenthantering och informationsflöde

Ordning i dokumenthanteringen är viktigt både för att verksamheten ska fungera effektivt och för att följa gällande lagar och regler. En strukturerad hantering gör det lättare att hitta och återanvända material, säkerställer rättssäkerhet och skyddar mot informationsförluster. Information kan finnas i många format, från pappershandlingar till digitala filer, och alla typer måste hanteras på rätt sätt. Effektiv hantering av information är alltså också nära kopplat till god informationssäkerhet.

Informationshanteringsplan för kommun

För kommuner är informationshanteringsplanen ett viktigt verktyg för att följa arkivlagen och leva upp till offentlighetsprincipen. En informationshanteringsplan säkerställer att kommunens handlingar hanteras enhetligt inom alla nämnder och verksamheter. Det kan handla om protokoll, beslut, e-post och annat dokumentationsmaterial. Förutom att guida medarbetarna i hur dokumenten ska hanteras gör planen det också enklare för medborgarna att få insyn i kommunens arbete.

En kontinuerlig process

Att upprätta en informationshanteringsplan är en process som kräver samarbete mellan verksamheten och kunniga inom IT, juridik och arkivhantering, internt eller externt. Varje nämnd eller myndighet ansvarar för att följa informationshanteringsplanen inom sitt verksamhetsområde. Planen bör revideras regelbundet för att anpassas till förändringar i lagstiftningen, teknik och verksamhetsbehoven. En välskött och korrekt uppsatt informationshanteringsplan underlättar intern kontroll och bidrar till en mer effektiv och transparent verksamhet.