På jakt efter arkivsektorns svarta svanar av David Nekham och Mats Johansson

Västmanland, oktober 2024. På väg hem från vår nya samverkanskommun Norberg stannar vi till i en närliggande kommun som håller på att utreda sitt vägval i frågan om digital arkivering.  Kommunkontoret ligger nära stationen. En projektledare tar emot oss. Mötet drar i gång. Vi berättar om verksamheten i SkånEarkiv, är ärliga med utmaningarna och försöker ringa in det som skiljer oss från andra aktörer som jobbar med e-arkiv i Sverige.   

Vi ser oss själva och vår organisation SkånEarkiv som arkivsektorns svarta svanar1.  

Vi använder begreppet som en metafor för att vi identifierar oss som annorlunda i relation till andra verksamheter som arbetar med digital arkivering. Vi tänker annorlunda och det förefaller som om vi arbetar på ett sätt och med principer som ingen annan organisation som försöker lösa utmaningen med den digitala arkiveringen gör. Vi utreder inte, vi e-arkiverar. Vi bygger inte modeller, vi bygger relationer. Vi tror att det är detta ”annorlundaskap” som är en stor del av förklaringen till att det går bra för oss. Vi började med 16 skånska kommuner 2019 och idag är 21 kommuner invalda och två ansökningar om inträde väntar på beslut. Att hålla oss till det geografiska Skåne är en begränsning vi inte accepterar.  

SkånEarkiv är en avtalssamverkan. Samverkanskommunerna är sina egna arkivmyndigheter. De äger all information och förvaltningsorganisationen hanterar den bara för teknisk bearbetning.  

Som nämns ovan bildades SkånEarkiv 2019. Men tanken på ett e-arkiv har funnits i Lunds kommun betydligt längre tid än så. Redan 2005 inleddes samverkansprojektet REDA där Lunds kommun deltog tillsammans med representanter från Region Skåne, Lunds universitetsarkiv och med en referensgrupp bestående av deltagare från Riksarkivet och flera andra myndigheter. REDA-projektet genomförde aktiviteter som processkartläggning, utveckling av metadataschema, framtagande av kravspecifikation för upphandling av teknik och programvaruutveckling och så vidare. Någon digital arkivering blev det emellertid inte.  

Lunds kommun spände bågen igen under våren 2016 genom ett projekt som fick namnet Scanarkiv och som försökte få till ett kommunalförbund. En förstudie, en fördjupad förstudie, tre delrapporter och ett okänt antal möten senare rann även detta projekt ut i sanden. Någon digital arkivering blev det alltså inte den gången heller.  

Att så många e-arkivprojekt så ofta resulterar i så många olika typer av dokument snarare än i e-arkivering är bränsle till vår princip att fokusera på leveranserna.  

I mötesrummet i Västmanland går ett fat med kanelbullar runt bordet samtidigt som mörkret börjar falla. Himlen färgas rosa, det är stilla där ute. En stunds tystnad – sen kommer frågan om mellanarkiv. Den är väntad. Ingen av oss sätter i halsen när kommunarkivarien lyfter den. Men vi förstår av hans ton och hans engagemang att det är en viktig fråga.  

En av oss går fram till whiteboarden och ritar en enkel modell för hur en mellanarkivslösning kan se ut. För deltagarna i rummet verkar det vara ett aha-ögonblick. Det är som om de tänker att så där enkelt kan det väl inte vara? Men det kan det. Vill kundkommunen ha ett “mellanarkiv” får kundkommunen ett mellanarkiv.  

Men även i SkånEarkiv var det från början en viktig princip att det gemensamma arkivet skulle vara ett slutarkiv. När vi tänker tillbaka på SkånEarkivs historia konstaterar vi att vi omprövat – minst! – tre principer som från början var centrala. Förmågan att ompröva grundläggande principer är kanske också något som gör SkånEarkiv annorlunda? 

Principer som vi omprövat 

När arbetet började mötte vi följande tre principer som vi sedan tvingats ompröva för att kunna fokusera på leveranserna: 

  • Det gemensamma e-arkivet ska vara ett slutarkiv – inte ett mellanarkiv 
  • Det gemensamma e-arkivet ska inte ta emot gallringsbar information 
  • Leveranserna till det gemensamma e-arkivet ska beslutas av samverkansrådet 

Det här är ju principer som inte på något sätt utmanar arkivmässigt sunt förnuft. Vi antar att många organisationer som jobbar med e-arkiv tillämpar dem. Såhär har vi tänkt kring dem. 

Mellanarkiv? 

När SkånEarkiv bildades var det bestämt att det gemensamma e-arkivet skulle vara ett slutarkiv och således inte ett mellanarkiv. Varför det var bestämt så vet vi inte. Kanske för att det fanns en uppfattning om att det ena uteslöt det andra. Men så är det ju inte. Vår bestämda uppfattning är att en e-arkivverksamhet måste erbjuda mellanarkivslösningar för att vara relevant. För SkånEarkivs del var det ett enkelt ställningstagande. Kommunerna behövde mellanarkiv och vår samverkan finns till för att tillgodose kommunernas behov.  

Gallringsbar information? 

Att det gemensamma e-arkivet inte skulle ta emot gallringsbar information var en annan viktig princip när verksamheten startade. Den principen är arkivmässigt i grund och botten sund. Men även denna princip visade sig snart kollidera med hur behoven ser ut i verkligheten. För det första är gallringsfunktionaliteten i verksamhetssystemen på marknaden ofta undermålig eller dyr. Eller, rättelse: undermålig och dyr. Att inte ta emot gallringsbar information kan alltså mycket väl fungera som ett sätt att säga nej till att överhuvudtaget ta emot leveranser. SkånEarkiv var under en tid inne på att formulera principen så att vi skulle kräva att lagstadgad gallring var genomförd innan vi tog emot informationen. Men när en av samverkanskommunerna behövde e-arkivera ett socialtjänstsystem som skulle kosta 400tkr per år i tittlicens tvingades vi ompröva även den principen.  

”Vi är till för att genomföra leveranser av samverkanskommunernas digitala information till e-arkivet. Allt annat vi gör i verksamheten ska på något sätt tjäna det syftet.”

Vem ska besluta vilka system som ska levereras? 

Delaktighet är ett viktigt värde för SkånEarkiv. Enligt samverkansavtalet är det samverkansrådet som ska besluta om ”prioritering av system/informationspaket för leverans till e-arkivet”.  

Samverkansrådet är SkånEarkivs högsta beslutande organ och består av en representant från varje kommun, som regel en kanslichef. Det är alltså ett tjugotal kanslichefer som ska besluta om vilka system som ska levereras till det gemensamma e-arkivet. Det låter kanske bra? Men kanslichefer är alltid – vågar vi påstå – oerhört upptagna, och de flesta är jurister. I kommunerna och förvaltningsorganisationen finns sammanlagt runt 20 arkivarier. Men det är alltså kanslicheferna som ska fatta bevarandebesluten? Det går att invända mot en sådan ordning. Vi skrev fram ett förslag till leveransplan som antogs. Vi hade därmed en beslutad lista över system som skulle levereras, ordnad i prioriteringsordning. Det var organisatoriskt oklanderligt, kanske rent av snyggt. Men snart kom återigen verkligheten och knackade på dörren. En kommun hade behov som inte fångats i planeringen. System behövde ställas av. Det var bråttom. Det skulle bli dyrt att vänta. Efter några vändor i samverkansrådet la vi fast nya principer för leveransplaneringen. Idag har vi ett arbetssätt som innebär att kommunerna årligen anger sina behov. Dessutom förpliktigar vi oss att hantera även sådant som dyker upp med kort varsel.  

De här tre exemplen ovan menar vi visar att förmågan att ompröva principer som krockar med verkligheten är en grundläggande förutsättning för att en verksamhet som arbetar med e-arkiv ska fungera. För den typen av krockar är oundvikliga. Men hur är det nu efter alla dessa omprövningar, finns det några principer kvar som faktiskt påverkar hur vi arbetar? Ja då. Vi har en helt grundläggande princip. Vi delar med oss av den i nästa avsnitt.  

SkånEarkivs grundläggande princip 

SkånEarkivs viktigaste princip handlar om organisationens syfte. Vad vi är till för. Den första och viktigaste principen är leveranser, leveranser, leveranser. Vi är till för att genomföra leveranser av samverkanskommunernas digitala information till e-arkivet. Allt annat vi gör i verksamheten ska på något sätt tjäna det syftet. För att möjliggöra detta har vi en modell som vi med en charterinspirerad term kallar all inclusive. Det betyder att förvaltningsorganisationen gör så mycket som möjligt av arbetet. Det är de digitala leveranserna samverkanskommunerna behöver hjälp med. Inte att skriva styrdokument och förstudier – eller att kartlägga processer och starta terminologigrupper.  

Det är i syftet att gynna arbetet med leveranser som vi driver tre olika nätverk. Nätverket för samverkanskommunernas arkivarier är viktigast. Det syftar till att utveckla och stärka relationerna mellan förvaltningsorganisationen och samverkanskommunernas nyckelpersoner. De som är vår ingång till kommunens verksamheter – och verksamhetssystem, vår nyckel för att förstå samverkanskommunernas behov. Nätverket för kunder till vår e-arkivsleverantör har som mål att diskutera potentiella samarbeten i leveransarbetet och utbyta leveransmodeller. Nätverket är en indikation på vilken potential samverkan i e-arkivfrågan har och hur det skulle kunna växlas upp ytterligare.  

SkånEarkiv nationella e-arkivnätverk bildades 2021 med syftet att få till en ärlig diskussion om problemen med att driva e-arkiv. Arbetet med vårt första e-arkiv hade havererat och vi försökte förstå varför. Men vi var vilsna eftersom så många verksamheter stod på så många konferenser och talade om hur bra det gick för dem. Det verkade så lätt. Vad var det för fel på oss undrade vi. Fast det gick ju inte så bra, förstod vi efter en tid. Idag har det nationella nätverket två sammankomster per termin, ofta med gästföreläsare. Att driva nätverk är ett sätt att synas och vara relevanta, att nå fram. Att, med ett ord som sällan används i arkivsektorn, skapa ett varumärke.  

Avslutningsvis vill vi lyfta fram att vi är ödmjukt medvetna om att samverkanskommunernas förtroende är vår viktigaste tillgång. Och att vi kan förlora det förtroendet om vi glömmer vilka vi är till för – eller vad vi är till för. Förtroende byggs på relationer och resultat. Därför är SkånEarkiv en resultat- och relationsorienterad organisation. Förtroende är också den tillgång som skapar det handlingsutrymme vi behöver för att kunna arbeta på ett sätt som gynnar målet att genomföra leveranser. Det sätt som säkert inte kommer att vara samma vid varje leverans och inte heller samma i morgon som idag. Vi är så priviligierade att det enda som krävs av oss är modet och förmågan att använda det handlingsutrymmet.  

Epilog – Västmanland är den norra delen av Skåne 

Bullarna i det västmanländska konferensrummet är uppätna. Vi är nöjda med vår dragning när vi går mot stationen. Projektledaren lovar att höra av sig om hur kommunen väljer att gå vidare. Att få vara i Västmanland en sen tisdagseftermiddag och prata om e-arkiv och om hur behov kan tillgodoses, vilken fantastisk tillvaro vi har! Att Sydarkivera samtidigt befinner sig i Budapest och pratar standarder med ungerska Riksarkivet, det ger också något slags perspektiv på våra respektive verksamheter.  

Vi känner oss upprymda när vi går mot stationen. Vi reflekterar över hur deltagarna på mötet reagerade när vi förklarade att jo, e-arkivet kan visst vara ett mellanarkiv och ett slutarkiv samtidigt. Det är upp till er hur ni vill hantera er information. Det är upp till er.  Vi har lyckats nå fram med det centrala budskapet att vår uppgift är att finnas till för dem, att tillgodose de behov de har. Vi tänker att det är det som driver oss. Det är därför vi är här nu, över sextio mil hemifrån en tisdag i oktober. Att uppfylla behov som kommunerna har på riktigt och berätta att det faktiskt är möjligt. När vi sitter i restaurangvagnen på det andra tåget hemåt har vi 4 timmars resa framför oss. Vi sitter med en räkmacka och en kall öl medan ett mörkt land glider förbi utanför. Och visst förundras vi över att just detta enkla förhållningssätt är så fjärran för så många andra som arbetar med e-arkiv.  

Ps. Kommunen vi besökte i oktober 2024 har nu formellt beslutat att ansöka om inträde i SkånEarkiv.  

[1] Begreppet Den Svarta svanen myntades av den libanesisk-amerikanske nationalekonomen Nassim Nicholas Taleb, se Taleb, Nassim Nicholas: The Black Swan. The Impact of the Highly Improbale. Random House, New York, 2007.

Namn: David Nekham 

Roll: IT-arkivarie och Systemförvaltare 

David Nekham arbetar som IT-arkivarie och Systemförvaltare inom SkånEarkiv sedan sex år tillbaka. I drygt 10 år har han arbetat inom gränslandet mellan IT och arkiv. 

Namn: Mats Johansson 

Roll: Enheten för informationsförvaltning och har varit i Lunds kommun sedan 2019.  

Jag rekryterades ursprungligen främst för att vara med och starta upp den kommunala samverkan SkånEarkiv och samtidigt leda arbetet i stadsarkivets ursprungliga del. Idag har jag även registraturen inom min enhet. Har jobbat kort tid i Riksarkivet med att förteckna arkiv, kort tid i Region Skåne som chef över enheter som sysslade med registratur och arkiv och länge i domstolsvärlden, även där med arkiv och registratur och dessutom som chef. Jag skrev Att upphandla och driva e-arkiv 2023 och jobbar nu för fullt på en uppföljare som är inriktad mot att beskriva kulturens roll i att det går fortsatt trögt med den digitala arkiveringen i landet.