Om någon frågar, så brukar jag säga att mitt arbete som kommunarkivarie är oerhört varierande. Ena stunden bläddrar jag bland ritningar från 1906, andra stunden granskar jag XML-filer inför en e-arkivleverans. Som kommunarkivarie har du ena foten i det förflutna och den andra i framtiden. 

Många gånger ställer jag mig frågan ”varför gjorde verksamhet A på det viset och verksamhet B på en helt annat sätt med samma typ av information?” Jag är trogen proveniensprincipen och även om jag stundom blir frustrerad över ineffektiviteten i vissa sökvägar i historiska arkiv, så tycker jag samtidigt att det är spännande att få en inblick i tjänstepersonernas arbetsliv. Att bläddra i register X för att få nästa uppslag till register Y som därefter leder till handlingen Z är meditativt på något sätt. När jag lyfter blicken och tittar på min egen arkivarievardag märker jag att detta ofta lever kvar och att det faktiskt kan skilja sig ganska brett åt hur samma information hanteras i kommunen.  

Information som ska e-arkiveras följer inte alltid de vedertagna arkivstandarderna idag. Jag lägger mycket tid och kraft på dialoger med verksamheter och leverantörer där vi pratar om vad som ska bevaras, hur det ska bevaras och när arkiveringen ska ske. Många gånger gör jag en variant på processkartläggning för att överhuvudtaget förstå hur informationen i ett system är uppbyggd. Mer än en gång har jag förundrats över hur verksamhet A hanterar samma information i systemet på ett helt annat sätt än verksamhet B. Det känns kanske igen? 

En förklaring som ibland anges för detta fenomen är det faktum att en kommun ofta består av flera olikriktade myndigheter som själva kan bestämma över sin information. Det är ett skäl till att jag under mitt yrkesliv arbetat mycket med den rent normerande delen; alltså reglementen, styrdokument och stöddokument beslutade av arkivmyndigheten. Det ger den viktiga gemensamma grund som alla arkiv i kommunen ska vila på. Vi har även i vår kommun informationshanteringsplaner som gäller för alla, vilket öppnar upp för en mer enhetlig informationshantering. Allt detta har hjälpt en bit på vägen. Men jag känner ändå att vi kan göra mer. 

Kan processer vara en lösning? 

Min kommun har påbörjat ett arbete med att övergå till ett processorienterat arbetssätt. Tanken är att kommunens processer ska specificeras och på sikt även utgöra den gemensamma utgångspunkt som allt arbete ska utgå ifrån. En målbild med detta är att det ska bli lättare för de vi finns till för, våra kommuninvånare, att förstå vad vi gör, hur vi gör det och varför. Motsvarande målbild finns även för oss som arbetar i kommunen. 

Då jag fick höra talas om detta arbete tänkte jag förstås att detta vore ett ypperligt tillfälle att samtidigt övergå till en processorienterad informationshantering. Jag tänkte mig då ett arbete inte helt olikt det som jag kommit i kontakt med tidigare i yrkeslivet. Då har de olika processerna kartlagts, information har identifierats i varje process och ur dem har processbaserade informationshanteringsplaner skapats. Det har också skapats en klassificeringsstruktur som utgjort grunden för bland annat diarieföring. 

I det nuvarande arbetet inom kommunen, som än så länge befinner sig i sin linda, är inte informationsidentifieringen huvudsyftet. I stället har fokus skiftat mot verksamhetsutvecklingshållet. De invånare som vi som arbetar i kommunen finns till för står i fokus. Tanken är att informationsidentifieringen ska utgå ifrån detta. Vi kommer såklart att inspireras av de vägledningar som finns från statligt håll, de kommuner som gjort något liknande förr och mina kollegor i kommunens kloka inspel.  

”Inte alltför sällan upplever jag det som att det kan bli en ”arkivprodukt” med fokus på informationshanteringen enbart, vilket gör att andra yrkesroller i kommunen inte alltid tar till sig resultatet.”

Om jag får lov att tänka högt… 

Min förhoppning är att processkartläggningen kan ge oss det gemensamma förhållningssätt som vi saknar inom vår informationshantering idag. Genom metoden hoppas jag på följande utopi: 

• Att vi får en mer enhetlig informationshantering som utgår ifrån processer och de vi finns till för. 

• Att vi kan börja prata samma språk mellan yrkesroller i kommunen. 

• Skapa processgemensamma krav som kan användas i till exempel upphandling och utveckling. 

• Skapa processgemensamma regelverk vad gäller till exempel format, metadatasättning och databärare, vilket skulle förenkla e-arkiveringen. 

• Hitta svagheter och förbättringsområden i informationsflöden snabbare. 

• Utgå ifrån processerna i allt arbete, oavsett om det rör informationshantering eller ekonomifrågor. 

• Ta fram en gemensam metodik där vi visar hur processerna kan användas till mer än ”bara” att kartlägga arbetsflöden. 

• Skapa en processbaserad struktur i e-arkivet som möjliggör gemensamma förhållningssätt till hur man söker efter information i framtiden. 

• Kanske kunna experimentera med AI i informationshanteringsprocesserna… 

Been there, done that? 

Jag har som sagt kommit i kontakt med processorientering tidigare i mitt yrkesliv. Inte alltför sällan upplever jag det som att det kan bli en ”arkivprodukt” med fokus på informationshanteringen enbart, vilket gör att andra yrkesroller i kommunen inte alltid tar till sig resultatet. 

Jag har ingen aning om det angreppssätt som vi har påbörjat i min kommun kommer att bli sämre, lika bra eller bättre än tidigare försök – men jag säger som allas vår Pippi Långstrump: ”Hur ska jag veta det, när jag aldrig har försökt?” ¹

---

1. Astrid Lindgren, Pippi går i affärer, illustrerad av Ingrid Vang Nyman, Stockholm: Rabén & Sjögren, 1949  ↩︎

---

Malin Kullberg, kommunarkivarie och systemspecialist e-arkiv i Kalmar kommun. Jag har sedan barnsben haft ett intresse för den digitala världen och jag började att modda mina spel, skapa snyggfula presentationer med HTML-kod och spendera timmar i virtuella världar. I yrkeslivet har det skapat ett intresse för bevarande av digitala informationstillgångar och de spännande utmaningarna detta medför.