Ett dataskyddsombud arbetar med att se till att organisationer hanterar personuppgifter enligt reglerna i dataskyddsförordningen (GDPR). Rollen handlar om att övervaka efterlevnaden av lagstiftningen samt att ge råd och utbilda kring hur organisationen kan utforma sina processer för att skydda individers integritet.

Ett dataskyddsombud fungerar också som en länk mellan organisationen, myndigheter och de personer vars uppgifter behandlas.

Vad gör ett dataskyddsombud under en vanlig arbetsdag?

En vanlig arbetsdag för ett dataskyddsombud är varierad och kan spänna över både strategiska och praktiska frågor. Fokus ligger på att förebygga risker, kontrollera efterlevnad och bidra till ordning och struktur i hur personuppgifter hanteras. Uppdraget anpassas beroende på organisationens storlek och vilka system eller processer som finns.

Vanliga arbetsuppgifter:

• Granska och ge råd kring rutiner för personuppgiftshantering
• Ta fram eller uppdatera styrande dokument som policyer och riktlinjer
• Utföra riskanalyser eller konsekvensbedömningar (DPIA)
• Delta i utbildning och information till personal om GDPR
• Fungera som kontaktperson mot Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
• Genomföra interna kontroller och uppföljningar för att säkerställa att reglerna efterföljs.

Skillnaden mellan externt och internt ombud

Ett dataskyddsombud kan antingen vara en person som är anställd i organisationen eller en konsult som anlitas externt.

Internt ombud

Ett internt ombud kan vara fördelaktigt om organisationen vill ha en resurs som är helt integrerad i verksamheten. Det kan dock bli en utmaning att kombinera rollen med andra arbetsuppgifter, eftersom dataskyddsombudet ska agera helt oberoende och inte hamna i intressekonflikt med andra funktioner.

Extern konsult

Ett externt dataskyddsombud är en smart lösning för verksamheter som behöver specialistkunskap, vill säkerställa oberoende eller som saknar möjlighet att avsätta interna resurser. Andra fördelar med att ta hjälp externt är att konsulterna ofta har bred kompetens från flera branscher och att organisationen får tillgång till ett helt team, snarare än en enskild person.

Lagkrav för flera organisationer

Enligt lagen måste vissa organisationer utse dataskyddsombud, till exempel myndigheter eller verksamheter som hanterar stora mängder känsliga uppgifter. Oavsett om uppdraget löses internt eller externt behöver det finnas en tydlig kontaktperson. Rollen kan också fyllas av en grupp eller organisation, så länge ansvarsfördelningen är tydlig. Ombudet ska också ha ett nära samarbete med den personuppgiftsansvarige, som ytterst bär ansvaret för att dataskyddslagstiftningen följs.

Även för organisationer som inte omfattas av detta lagkrav finns stora fördelar med att anlita ett ombud eller en GDPR-konsult.

Vad är ett dataskyddsombud – kunskaper som krävs

För att arbeta som dataskyddsombud krävs både djup kunskap om GDPR och en god förståelse för hur organisationens verksamhet fungerar. Det finns inget lagkrav på en specifik utbildning, men många har akademisk bakgrund inom juridik, informationssäkerhet eller systemvetenskap. Viktigast är att kunna tolka lagtext och omsätta regler till praktiska rutiner.

En person i rollen behöver också ha kunskap om:

• Dataskyddslagstiftning och relaterade regler
• Informationssäkerhet och riskhantering
• Dokumentation och styrdokument
• Kommunikation och utbildning för att höja kunskapen internt
• Kontakterna med tillsynsmyndigheter som IMY
• Organisationens IT-miljö och processer för personuppgiftshantering.

Förutom sakkunskap är det viktigt att ett ombud kan arbeta självständigt, vara noggrann och ha integritet. Rollen innebär att kunna stå upp för lagens krav även när det kan vara obekvämt för verksamheten.

Skapar värde för verksamheten

Det är lätt att tro att ett dataskyddsombud bara arbetar med juridik och kontroller, men rollen handlar också om att skapa värde för verksamheten. Genom att bygga tydliga strukturer och rutiner för hantering av personuppgifter kan organisationer undvika risker, skydda sitt anseende och frigöra resurser som annars skulle gå åt till att hantera problem i efterhand. På så sätt blir ett dataskyddsombud en viktig del av både säkerhetsarbetet och utvecklingen framåt.

Vi hjälper dig!

Behöver din organisation hjälp med GDPR och efterlevnad av reglerna? Våra konsulter är experter på lagstiftningen och har lång erfarenhet av att hjälpa organisationer i flera branscher. Kontakta oss så berättar vi mer!