Verksamhetsutveckling

På ArkivT erbjuder vi omfattande tjänster inom verksamhetsutveckling. Vi utgår från ArkivIT:s kärnverksamhet informationshantering. Detta ger oss en unik position att förstå och hantera de utmaningar som moderna organisationer står inför. Våra tjänster inkluderar:

• Verksamhetsledning och styrning
• Processledning och effektivisering
• Projekt och förändringsledning

Kontakta oss via mejl: salj@arkivit.se eller klicka på “Skicka en förfrågan” nedan så hittar vi en lösning anpassad för er.

Våra tjänster inom verksamhetsutveckling

Tjänsterna kan levereras enligt kundens önskemål i form av exempelvis rådgivning, träning, utbildning, coaching eller som handfast stöd i form av exempelvis projektledning.

Nedan listar vi exempel på kundutmaningar från både offentlig och privat sektor samt vad vi gjort för att adressera dem.

IT-projekt

Kundens utmaning är att en it-projektledare saknas i organisationen inför ett implementationsprojekt. Men ett IT-system är bara så bra som verksamheten gör det till vilket får konsekvenser för all form av implementation. ArkivIT fokuserar därför på att stötta kunden då vi kliver in och driver projektet med fokus på transparens och verksamhetseffekt. Detta gör vi exempelvis genom löpande träning och utbildning av verksamheten som ett sätt att både lära sig och ge feedback.

Förstudier

Kundens utmaning är att det saknas en förstudieledare i organisationen vid upphandling av system. Men all förändring ”stör” verksamheten och om nuvarande system fungerar är det bättre för skattebetalarna och verksamheten att låta bli. ArkivIT fokuserar därför på att stötta kunden genom att driva förstudien utifrån ansatsen att om systemet fungerar så låt oss förhålla oss till LoU på ett för verksamheten optimalt sätt. Exempelvis genom att hitta konkreta exempel från liknande aktörer, i samma situation, som haft samma förhållningssätt till LoU och därmed ej konkurrensutsatt systemen.

Verksamhetsprocesser

Kundens utmaning är ett behov att effektivisera verksamheten för att möta besparingskrav. Men alla verksamheter, inklusive dess processer, är ofta en direkt konsekvens av det system (exempelvis kundens verksamhet i samverkan med sin omgivning) man befinner sig. ArkivIT fokuserar därför på att identifiera GAP mellan önskade processer och faktiska. Exempelvis genom att först definiera systemet och hur verksamheten faktiskt arbetar idag som utgångspunkt för effektivare förbättringsarbete.

Gruppeffektivitet

Kundens utmaning är att vissa grupper upplevs som ineffektiva och karakteriseras av skiftande fokus och leveransförmåga. Men är det verkligen gruppen och inte strukturerna (exempelvis plan/uppföljning) som behöver adresseras? ArkivIT fokuserar därför på att träna grupper i effektivitet genom bland annat transparens i struktur och tillit. Exempelvis genom att träna på att ge/ta strukturerad feedback i trygg miljö samt att tydliggöra strukturer i form av plan/uppföljning.

Verksamhetsförändringar

Kundens utmaning är att verksamheten är pressad och hinner inte hantera alla förändrade krav på, och leveranser av, verksamhetsförändringar exempelvis it. Men initiativ, exempelvis it-projekt, som inte aktivt fokuserar på verksamhetsnytta tenderar att kosta mer än de smakar. ArkivIT fokuserar därför på projektgenomförande som är mer riggat för verksamhetmottagande och -effekt. Exempelvis genom projektledning enligt ”minor-milestone” modellen som möjliggör samplanering av delleveranser med verksamheten.

Ledningssystem

Kundens utmaning är att ledningssystemet inte har uppdaterats och behöver förtydligas för att öka styrbarheten i verksamheten. Men det dokumenterade ledningssystemet har ofta lite att göra med verksamhetens faktiska styrförmåga då det gärna beskriver mer av ett bör- än ett nuläge. ArkivIT arbetar därför med att fokusera på de faktiska resultat verksamheten levererar och kartlägger hur dessa uppnås idag. Detta skapar en grund för att förbättra styrningen. Ett exempel på detta är att definiera en Cause-Effekt-modell som tydligt beskriver sambanden mellan resultat, vad som krävs för att nå dem, och vilka styrmekanismer som är relevanta för att säkerställa måluppfyllelse.

Förändringsprojekt

Kundens utmaning är förändringsinitiativ som tar kraft från, och skapar osäkerhet i, organisationen. Men förändringsledning handlar mer om att ge medarbetare förutsättningar att förstå och förhålla sig till förändringen och mindre om att de ska ”gilla” den. ArkivIT fokuserar därför på att stötta/driva projekten genom strukturerad förändringsledning. Exempelvis genom att planera och driv förändringarna enligt konkreta principer för mänsklig förändring.

Yttre krav

Kundens utmaning är att hantera nya yttre krav, som exempelvis Cybersäkerhetslagen, vilket skapar osäkerhet i en redan pressad verksamhet. Men den mindre utmaningen ligger i att värdera kravefterlevnaden, medan den större utmaningen är att få verksamheten att faktiskt leva upp till kraven på ett effektivt sätt. ArkivIT adresserar därför detta genom att genomföra en komprimerad revision som täcker både kravefterlevnad och organisationens förändringsförmåga. Detta inkluderar att identifiera GAP:en – både vad som saknas (t.ex. krav på informationssäkerhet) och hur dessa GAP kan åtgärdas genom förbättrad förändringsförmåga.

Resultatet blir ett prioriterat underlag för att avgöra vad som ska förändras, när det ska ske och på vilket sätt.