Artikeln handlar således om vad ett e-arkiv ska göra, men ställer också frågan varför? Den beskriver även hur Visma har tänkt kring att anställa arkivarier för att lättare kunna svara på frågor och stötta våra kunder på bästa sätt.
En av de frågor jag oftast får när det gäller e-arkiv (förutom frågan om hur det ska gå att få ut informationen från källsystemet i ett format som enkelt kan importeras till e-arkivet), är frågan om vad ett e-arkiv egentligen är. Vad är syftet med systemet och vad ska det klara av att göra? Ciceron e-arkiv har utvecklats mycket med detta ”vad” som utgångspunkt, och utifrån gällande standarder och föreskrifter så som OAIS-modellen och FGS:erna. Vad ska ett e-arkiv göra?
Vad ska ett e-arkivsystem göra?
Det mest basala syftet med ett e-arkiv är att det ska hantera digitalt född alternativt inskannad information för att säkerställa informationens läsbarhet över tid. Rörande begreppet över tid finns egentligen inget övre tak. Jag själv brukar säga minst 1000 år när jag pratar om bevarande, men det är egentligen en så abstrakt tidsangivelse att det är svårt att förhålla sig till den. Det enda vi vet är att det i nuläget finns över 1000 år gammal information bevarad. Vad ska då e-arkivsystemet kunna klara för att garantera att informationen bevaras på rätt sätt för att den ska vara tillgänglig om 1000 år?
Det grundläggande här är att den arkiverade informationen efter import måste konverteras till ett arkivbeständigt format, samt att det ska gå att spåra förändringar informationen, och att säkerställa att ingen otillåten informationsförlust sker. Det måste även gå att hantera informationen genom olika arkivvårdande insatser. Om e-arkivsystemet fungerar som mellanarkivlösning kan dessa arkivvårdande insatser vara exempelvis gallring. Även i ett slutarkiv kan gallring förekomma, även om det inte är lika vanligt förekommande.
Syftet med våra arkiv är inte att låsa in informationen och aldrig visa den för någon. Det spelar ingen roll hur väl den hanteras i och av e-arkivets tekniska lösningar genom automatiska konverteringar till arkivbeständiga format, eller avgallringsregler som t.ex. gallrar alla verifikationer äldre än 7 år, om det inte också finns en funktion för att återsöka informationen. Det måste alltså finnas en sökfunktion och även en möjlighet att tillhandahålla exempelvis medborgare eller andra anställda inom den egna organisationen arkiverad information.
Det sista ”vad” som ett e-arkivsystem måste klara av att hantera är att den arkiverade informationen måste kunna exporteras i sin helhet för att föras över till ett annat e-arkiv. Om vi går tillbaka till tanken på att informationen måste finnas kvar i minst 1000 år säger det sig självt att den inte kommer att kunna finnas kvar i samma tekniska lösning under hela den tiden. Även om e-arkivsystemet utvecklas och anpassas efter nya lagar, standarder och tekniska plattformar, kommer det förr eller senare att behöva bytas ut. Dessutom har vi i Sverige en lagstiftning (LOU) som säger att offentlig verksamhet måste gå in i en ny upphandling efter en viss tid. Det i sig innebär att e-arkivlösningen kommer att bytas ut.
Vad kan vi då göra för att säkerställa att informationen hanteras på bästa sätt? För Vismas del har det varit att hela tiden utgå från fastställda standarder och modeller för att underlätta hanteringen av informationen. Den information som arkiveras i Ciceron e-arkiv ska inte låsas in genom aanvändandet av en proprietär teknisk lösning som försvårar exporten till andra e-arkivsystem i framtiden. Ciceron e-arkiv är därför uppbyggt i enlighet med OAIS-modellen och har fyra huvudsakliga funktionsområden: import, sök, gallring och export. Vismas e-arkivsystem använder även så långt det är möjligt FGS:erna som grund för importer och exporter. När lösningen först togs fram gick det inte att använda andra scheman för import än de då gällande FGS:erna, men det har luckrats upp de senaste åren då mycket av den information som ska levereras in inte följer någon FGS-struktur. Grundtanken är ändå att om det finns en FGS så ska den följas, eftersom det underlättar framtida arbete med att exportera den arkiverade informationen till nästa e-arkivlösning.
På så sätt kombineras min erfarenhet och kunskap om arkiv med hans tekniska kunnande, vilket också på sikt främjar våra kunder.
Organisation kring Ciceron e-arkiv
För varje IT-lösning hos Visma finns det en produktägare. Produktägaren ska fungera som mellanhand mellan utvecklarteamet och kunderna, och även vara den som styr och planerar hur produkten ska utvecklas framöver. Det finns även en verksamhetskonsult som hos Visma arbetar nära kunderna i införandeprojekten för Ciceron e-arkiv, dels genom att vara den som utbildar i systemet men också genom att under projektets gång finnas där för att ge råd och stöd till kunderna. Att lära sig ett nytt system tar tid, och det måste få ta tid. Förutom produktägare och verksamhetskonsult finns det även ett behov av support för nya och gamla kunder i systemet. Och slutligen finns det ett team av utvecklare, installatörer och de som arbetar med olika typer av integrationer. Kunderna träffar oftast bara projektledaren och verksamhetskonsulten, men det är alltså fler personer än de som kunderna träffar i införandeprojekten som aktivt arbetar med Ciceron e-arkiv. På Visma var det den tidigare produktägaren som i mångt och mycket stod för tre delar:produktägare, verksamhetskonsult och support. I takt med att antalet kunder växte blev det en allt mer ohållbar situation. Supportteamet stärktes upp med en tekniker som enbart arbetade med Ciceron e-arkiv, och man beslöt att anställa en verksamhetskonsult som kunde avlasta produktägaren.
Vad – hur versus varför – därför
Frågan om ”vad” är i mångt och mycket en fråga om att hitta en teknisk lösning, där den tekniska lösningen ofta uppstår ur frågan ”hur?”. Vad är problemet och hur ska vi lösa det? Ciceron e-arkiv har utvecklats utifrån kundernas behov och önskemål och de flesta problem går att rent tekniskt att lösa. Det är dock sällan en fråga om att stanna upp och ställa motfrågan ”varför?”. Det är inte alltid säkert att lösningen verkligen utvecklas i den riktning som är optimal för en e-arkivlösning. En sådan diskussion kan t.ex. uppstå kring om ett e-arkiv också ska vara ett arkivredovisningssystem, eller för den delen fungera som ett processregister. Är det optimalt att kunna rita en processkarta i e-arkivet eller finns det bättre verktyg för det? Ska arkivredovisningen finnas i e-arkivlösningen eller är ett arkivredovisningssystem bättre till det? Här uppstår också frågan om lösningen kanske istället är att ha ett e-arkivsystem som kan integreras med ett arkivredovisningssystem eller med processkartläggningsverktyget. Men varför ställs dessa krav på ett e-arkivsystem och vad är de bakomliggande orsakerna till att systemet ska fungera på ett visst sätt och klara av att göra vissa saker? För att kunna diskutera med kunderna kring frågan om ”varför” och kanske även nå till svaret ”därför” fanns ett behov på Visma av någon som kunde tala med kunderna på kundernas språk, en person som kunde ”arkivariska” helt enkelt. Det fanns även ett behov av någon som kände till och förstod kundernas situation som kommunarkivarier eller som myndighetsarkivarier och den verklighet som kunderna befinner sig i. Visma beslutade därför att förstärka sin interna kompetens när det gäller arkiv- och informationshantering genom att anställa en verksamhetskonsult med arkivariekompetens, d.v.s. någon som hade likartad kompetens och erfarenhet som kunderna.
Det är för de allra flesta kunderna första gången de arbetar med ett e-arkivsystem och det är många frågor som kommer upp i samband med det. Många gånger är det även personal från verksamheten som hanterar källsystemet med i projekten och det finns då ett behov av att förklara att även om e-arkivet inte ser exakt likadant ut som källsystemet, och kanske inte har samma funktionalitet som detta, så kommer informationen ändå att finnas kvar och vara sökbar. Genom att verksamhetskonsulten själv har en bakgrund som arkivarie kan kunderna i det här läget få hjälp med att förklara för levererande verksamhet vad ett e-arkivsystem är och vad som är syftet med detta. Jag tror att det är något som underlättar mycket, både i införandeprojektet och för framtida inleveranser till e-arkivet.
I somras valde dåvarande produktägaren att byta arbetsplats och tjänsten som produktägare tilldelades arkivarien/verksamhetskonsulten (d.v.s. mig). Detta innebär att produktägaren numera även är mer inriktad på ”varför” när det gäller hur produkten ska utvecklas framöver. Eftersom Visma fortfarande såg vikten av att ha en verksamhetskonsult med arkivariekompetens beslutades att det skulle anställas ytterligare en arkivarie (d.v.s. chefredaktören för denna tidning). Vi är nu två arkivarier som aktivt arbetar med Ciceron e-arkiv vilket vi ser som en stor fördel för e-arkivets fortsatta utveckling. Vi kan stötta och hjälpa utvecklarteamet i att förklara varför viss funktionalitet är nödvändig, eller svara på enklare frågor som kan uppstå som vad en arkivbildare egentligen är, eller förklara att verksamhetssystem och källsystem är två ord för samma sak.
Eftersom jag själv som produktägare inte är tekniskt utbildad så har jag som stöd en teknisk produktägare. På så sätt kombineras min erfarenhet och kunskap om arkiv med hans tekniska kunnande, vilket också på sikt främjar våra kunder.
Den andra verksamhetskonsulten kommer att arbeta mer mot supporten (förutom med införandeprojekt/verksamhetskonsultuppdrag). Visma har märkt att många frågor som kommer till vår support för Ciceron e-arkiv är av mer verksamhetsnära karaktär än rent tekniska frågor kring systemets funktionalitet. Att ha en arkivarie i supporten, som även hon talar ”arkivariska”, är därför en stor fördel. Hon kan mer direkt svara på hur e-arkivlösningens gränssnitt är uppbyggt, det vill säga mer koncentrerat kring vad det är kunden möts av i sitt dagliga arbete.
Vi tror att vi genom nuvarande uppdelning av arbetsuppgifterna, och genom förstärkningen av verksamhetsnära kompetens, kommer att kunna komplettera frågorna om ”vad” och ”hur” med ”varför” och kanske även nå till svaret ”därför”. Vi kommer fortfarande göra detta arbete i nära samarbete med våra kunder. Arkivvärlden är inte en homogen grupp där alla har samma svar på frågorna. Det gäller därför att vi arkivarier som arbetar på Visma fortfarande är lyhörda kring vad övriga arkivsverige (och därmed även våra kunder) vill och önskar av vår produkt Ciceron e-arkiv.
Presentation av artikelförfattaren
Namn: Maria Boman
Roll: Produktägare och verksamhetskonsult Ciceron E- arkiv
Arbetsplats: Visma Consulting
Maria har arbetat som arkivarie sedan 1995 och har erfarenhet från den statliga, kommunala och enskilda sektorn. Inom sin karriär har hon gjort allt från att ordna och förteckna till att leda projekt för upphandling av e-arkivsystem. Maria har även arbetat med att ta fram ett kommunövergripande processregister med Klassa 2.0 som grund. Maria är även en av medförfattarna till antologin Enskilda arkiv.
