Arkivarier står inför många utmaningar i dagens IT-baserade samhälle. Varför har det blivit som det blivit idag? Behöver arkivarier ändra sitt arbetssätt? Är det dags för arkivarierna att ta ett steg framåt och tänka nytt för att inte bli bortspolade i informationsfloden?
Under en längre tid har jag funderat på varför det känns som om det inte riktigt fungerar – det sättet vi arkivarier arbetar på.
För ett par år sedan fick jag på en konferens höra ett föredrag av två personer från Monash university, Clayton, Victoria, Australien. Barbara Reed, Gillian Oliver och Frank Upward gjorde reklam för sin nya bok “Recordkeeping informatics for a networked age”.[1] Den beställdes och levererades direkt när den gavs ut men hamnade vid mottagandet i att-läsa-högen. I december förra året inföll plötsligt lusten att läsa den.
Först förstod jag inget. Vad skrev de? Vad vill de förmedla? När jag läst ett par kapitel kändes det plötsligt som att de skrev till mig. Författarna talar om informationskedjan i det analoga samhället där arkivprocessen var så viktig att den ofta ingick i verksamhetsprocesserna, främst för att säkerställa autenticitet. När National archives and records authority (NARA) grundades i USA under 1930-talet framgår det av organisationens namn att de hade en holistisk syn på informationshantering och bevarande. Det som i anglosaxiska länder I dag delas upp i records management och archival administration sågs som en naturlig helhet.
Med tiden växte dock ett hot fram mot den linjära och sammanhållna synen NARA haft från sin tillblivelse. Under 1950-talet delade NARA upp sin verksamhet. Informationshanteringen inom verksamheten gick en väg, medan arkivverksamheten gick en annan.
Tanken var att de två områdena skulle fungera som ett stafettlopp. Verksamheternas informationshantering skulle, vid någon tidpunkt, lämna över viktig information till arkivverksamheten. I realiteten har det överlämnandet aldrig riktig fungerat, någon tappade pinnen och informationskedjan bröts!
Vad som hände var att de handlingar som hanterades under 1900-talets mitt var annorlunda i kvalitet, kvantitet och form mot de som hanterades under 1800-talet. Under 1970-talet ökades pressen ytterligare. Både records managers och arkivarier började få roller som liknade vaktmästare (janitors) för att få kontroll över det som skulle sparas “[–] as both groups moved away from the moments of creation of recorded information [—].[2]
Stafettanken gjorde att arkivarier fick en passiv roll. Fokus lades på att bevara och gallra i stället för att aktivt styra och vägleda de verksamhetsprocesser där informationen skapades. I Sverige, där rollen records manager (som är svår att översätta) i princip inte har funnits, med några få undantag, har arkivinstitutioner och under lång tid även utbildningsinstitutioner koncentrerat sig på gallring samt bevarande – d.v.s.att tålmodigt invänta stafettpinnen.
Under andra hälften av 1900-talet gjorde datorerna sitt intåg och informationshanteringen tog ett steg in ett digitalt vilda västern. Den mängd information som skapas idag samt de möjligheter det uppkopplade samhället ger oss att kommunicera har skapat en informationstsunami som kommer mot oss arkivarier. Idag kan en person, med några få klick, skicka en e-post. Eller ännu värre, ett SMS. Vi chattar i Teams, Zoom eller varför inte Discord? Det görs inte någon skillnad mellan betydelsefulla meddelanden och meddelandet “ska vi gå på lunch” som skickas i samma informationskanal.
Ett centraliserat och styrt informationsflöde in och ut ur en organisation kanske fungerade när posten kom i samlad leverans varje morgon till en bestämd adress. När det fanns en frankeringsmaskin och posten levererades ut centralt från organisationen varje eftermiddag. En majoritet av informationen skickades genom en informationskanal.
Det forskarna vid Monash talar om är att helt nya koncept för hur vi arbetar med organisationerna behövs. Detta med syftet att få kontroll över informationsflöden. De talar om omedelbar arkivering (nanosecond archiving), att fånga informationen när den skapas. Om inte detta sker är sannolikheten att informationen förloras stor. De talar om hur vi på nytt måste börja vara med från det ögonblick när en informationskedja påbörjas. De talar om flöden av information och jag börjar få en bild av ett vattendrag med en konstruerad damm (centraliserade informationssystem). Alla dammar måste släppa igenom vatten (informationen). Om de inte gör det kommer de förr eller senare att svämma över. Även om vattnet inte rinner över utan vi lyckas hålla vattnet stången, om det finns ett hål (e-post), en spricka (Google Drive), kommer vattnet att leta sig genom om flödet hindras.
Samtidigt behöver vi förstå vad som är mer eller mindre viktigt. Jag upplever ofta att en grundläggande utmaning är att olika verksamheter inte har en klar bild över vilken information som är viktig eller prioriterad.
Här kommer då nästa tes från författarna. De som ser sig som ansvariga för en organisations informationsmassa, i Sverige oftast arkivarier inom myndighet, behöver börja analysera de olika verksamheternas informationsbehov samt hur de processer ser ut där informationen används och skapas. Jag menar inte här hur KLASSA ska införas och informationstyper kartläggas för att vi ska kunna bestämma –spara eller inte. Vi behöver förstå varför informationen skapas och används. Den analysen innebär också att vi behöver finna de nödlösningar, genvägar och informella informationskanaler som används. Inte för att förbjuda och banna utan för att förstå varför dessa har uppstått. Vi behöver hjälpa verksamheter att skapa formella processer och verktyg som gör att de inte behöver hitta egna sätt för att lösa sina uppgifter på ett så effektivt och produktivt sätt som möjligt. De “grå” arbetssätten finns av en orsak och det behöver vi ta till oss.
Samtidigt behöver vi förstå vad som är mer eller mindre viktigt. Jag upplever ofta att en grundläggande utmaning är att olika verksamheter inte har en klar bild över vilken information som är viktig eller prioriterad. Viss information måste hanteras helt centraliserad för att uppfylla lagkrav, för att säkerställa rättssäkerhet, säkerställa sekretess, säkerställa autencitet och så vidare. Om detta kunde tydliggöras och förklaras för de personer som arbetar i verksamheterna tror jag att de absolut flesta skulle börja göra sitt bästa för att följa regelverk som sätts upp.
Till sist, med dagens formlösa miljö av olika formella och informella informationskanaler behöver vi all hjälp vi kan få för att fånga, klassificera och i framtiden arkivera den digitala informationen. Vi måste våga ta fram metoder där vi använder tekniska hjälpmedel för detta. Tyvärr tror jag att tänkarna från Monash har rätt – enda sättet att få kontroll över detta är att den information som skapas och tas emot fångas där och då automatiskt, eller så automatiserat som möjligt. Detta i sin tur betyder att det måste finnas någon typ av “intelligens” i de verktyg som förväntas göra detta. Men det finns väl inte? Det är väl bara science fiction? Det kommer aldrig att hända? Det händer just nu och används redan av alla som söker på nätet eller får vägbeskrivningar i sin bil. Ett intressant exempel är verktyget RATOM (Review, Appraisal, and Triage of Mail) som finns att hämta som öppen källkod.[3] Det är ett verktyg som analyserar e-postkonton för att sedan presentera en lista med meddelanden som det har bedömt behöver kontrolleras av en människa. Verktyget ger också förslag på en grov klassificering av respektive e-postmeddelande. Hur effektivt det är eller hur mycket det missbedömer vet jag inte. Det har säkert svagheter men det kommer kanske att bli en utmärkt hjälp i sinom tid om det fortsätter att utvecklas och användas. På tal om Outlook, det finns vissa funktioner vi kan använda som ytterst få gör. Ett exempel är att, med lite kunskap, kan egna knappar skapas som presenteras i menyområdet. När du sedan klickar på den nya knappen skapas en e-post som automatiskt skickar en kopia till en funktionsbrevlåda i Outlook.[4] Det kan vara en funktionsbrevlåda för ett projekt, för registraturen eller för annat syfte. Att sedan få moderna dokument- och ärendehanteringssystem att automatiskt fånga de meddelanden som ligger i dessa funktionsbrevlådor är ingen konstighet idag. Det finns många intressanta nya tekniker att sätta sig in i. Kan vi använda dessa och i så fall hur?[5]
Är det då arkivariernas uppgift att så radikalt ändra sitt arbetssätt? Av de arkivarier jag känner skulle en majoritet göra ett alldeles utmärkt arbete om de fick möjligheten. Det skulle kräva tätare samarbete med IT-avdelningar, verksamhetsspecialister och andra kompetenser inom organisationerna. Om det inte är vi arkivarier som ska göra detta måste en ny roll skapas men då skulle vi åter mista vi det holistiska och sammanhållande synsättet som är en förutsättning för att lyckas få kontroll. Vi skulle återskapa stafettanken i en ny tappning. Så arkivarier – våga ta för er, våga ta täten och våga tänka nytt!
“What is needed at this point in time are archivists who are willing to experiment with creative combinations of ideas, old and new; [—] who are motivated to learn new skills; and ultimately, who are committed to developing realistic strategies for managing electronic records, no matter where this journey may lead them.”[6]
Leif “Peppe” Pettersson
Har arbetat som arkivarie i drygt 25 år och har genom åren haft fokus på informationshantering inom organisationer och hur vi använder informationen i vårt dagliga arbete. De senaste åren har Leif främst arbetat med olika aspekter av digitalt bevarande.
[1] Frank Upward, Barabara Reed, Gillian Oliver & Joanne Evans; Recordkeeping informatics for a networked age. Monash university publishing, 2018, ISBN: 9781925495881
[2] Frank Upward, m.fl., sidan 47
[3] https://ratom.web.unc.edu/tools-and-code/
[4] https://blog.jongallant.com/2017/01/outlook-custom-ribbon-button-macro-send-and-cc/
[5] Exempel är RPA (Robotic Process Automation) eller analytics inom artificiell intelligens.
[6] Philip C. Bantin; Strategies for managing electronic records: A new archival paradigm? An affirmation of our archival tradition?
Archival Issues, nr 1, volym 23, 1998, sidan 31.
