E-arkiv – digital lagring

E-arkiv är ett sätt att spara och lagra information digitalt under lång tid. E-arkivering gör det möjligt att säkra utvalda och viktiga data från både pågående och avslutade system, vilket är ett lagkrav för bland annat myndigheter, kommuner, regioner och vissa verksamheter inom privat sektor.

ArkivIT hjälper er med e-arkiv och trygg digital lagring, utan att göra avkall på spårbarhet, struktur eller kvalitet. Kontakta oss via mejl: salj@arkivit.se eller skicka en förfrågan nedan så hittar vi en lösning anpassad för er.

Vad är e-arkiv?

E-arkiv handlar om att spara, skydda och tillgängliggöra verksamheters information på ett tryggt och långsiktigt sätt. Det kan gälla en mängd olika slags information – från olika sorters digitala filformat till databaser, programvaror och fysiska foton eller dokument. ”E” i e-arkiv innebär att denna information finns tillgänglig digitalt, även om ett exempelvis ett inskannat dokument i ursprunglig form var fysiska papper.

Flera lagkrav på lagring

Enligt tryckfrihetsförordningen, arkivlagen och flera andra bestämmelser så är alla myndigheter, kommuner och regioner ansvariga för att spara information, antingen digitalt eller i pappersform. Även för vissa privata verksamheter regleras detta enligt lag. Att endast spara fysiska exemplar, eller att använda interna digitala verksamhetssystem som inte är anpassade för långsiktig lagring, ger informationen begränsad livslängd. Förr eller senare innebär detta att informationen går förlorad och att verksamheten inte lever upp till lagkraven.

Så kan vi hjälpa er med e-arkiv

På ArkivIT har vi samlat alla de kompetenser som behövs för att skapa en väl fungerande leverans- och förvaltningsorganisation för e-arkiv, som er organisation har stor nytta av idag och lång tid framöver. I våra uppdrag arbetar vi med införande och förvaltning av system för e-arkivering med allt som det medför, exempelvis:

• Förstudie
• Kravanalys
• Funktionsspecifikation
• Implementation
• Ingest/ETL (uttag och paketering)
• Systemavställning.

Val av e-arkiv

Vi hjälper er att kartlägga och strukturera era behov och krav inför val av e-arkiv eller annan it-lösning för att hantera information.

Uppfyllnad av lagkrav

Flertalet organisationer har alltså genom lagkrav ett ansvar att bevara sin digitala information. Vi hjälper er att uppfylla dessa krav i ert kommande eller befintliga e-arkiv.

Utbildning för din organisation

Vi håller egenutvecklade kurser inom arkiv, e-arkiv och teknik. Våra kurser kan även skräddarsys efter era önskemål och behov.

Systemavställning och informationsmigrering

Verksamhetssystem har en begränsad livslängd och är inte anpassade för att kunna hantera information över mycket lång tid. Att inte ha en plan för att säkra informationen för framtiden innebär en stor risk för permanent informationsförlust när systemet stängs eller slutar fungera. Vi har den erfarenhet som krävs för att ställa av system och samtidigt bevara er information genom trygg e-arkivering..

Införande av e-arkivet

Med vår unika kombination av kompetens inom teknik och informationshantering säkerställer vi ett effektivt införande och att ni får ett användbart, tillgängligt och kvalitetssäkrat e-arkiv.

Experter på e-arkiv och informationshantering

Vår främsta uppgift är att hjälpa er att säkerställa att viktig information bevaras och hålls tillgänglig efter era behov. Vi vill även se till att ni får ut ert förväntade värde av er systemlösning/e-arkiv. Våra konsulter arbetar i roller som e-arkivarier, systemutvecklare samt projektledare/verksamhetsutvecklare.

E-arkivarie/IT-arkivarie

Våra e-arkivarier har i de flesta fall en utbildning i arkivvetenskap och har därefter specialiserat sig mot e-arkiv genom utbildning och mångårig arbetserfarenhet.

Våra e-arkivarier hjälper er med:

• Gallringsutredning och utförande av gallring
• Förteckna bevarandematerial  
• Skapa lösningar för framtidssäkring av bevarandehandlingar i er it-lösning
• Undersöka och identifiera potentiella risker relaterade till informationsförlust och genomför olika bedömningar för att hantera dem effektivt
• Mycket god kännedom om de lagar som omgärdar informationshantering, exempelvis arkivlagen, OSL samt GDPR
• Rådgiva kring filformat, bevarandelösningar, metadata och mycket mer.

Systemutvecklare

Våra systemutvecklare har vanligtvis en civilingenjörs- eller systemvetarutbildning.

Våra systemutvecklare hjälper er med:

• Fullstack applikationsutveckling
• Installation av mjukvara
• Applikations- och serverdrift
• ETL-processen (Extract Transform Load)

Projektledare/verksamhetsutvecklare

Våra projektledare och verksamhetsutvecklare kommer från olika bakgrunder. Det ger oss bredare kompetens att arbeta med e-arkiv för många olika typer av verksamheter. De kan exempelvis hjälpa er med:

Projektledning

• Samordna införande och implementation av e-arkiv, dokument- och ärendehanteringssystem samt andra typer av applikationer
• Genomföra förstudie
• Utföra kravfångst
• Utföra kravanalys
• Ta fram kravställning
• Utföra test.

Processledare

• Processkartläggning
• Processutveckling.

Webbarkivering och e-arkivering av sociala mediaflöden

ArkivIT har sedan år 2010 arbetat med att bevara webbplatser och olika digitala kanaler. Sedan några år erbjuder vi dessa tjänster genom vårt systerbolag Arkiwera. Arkiweras plattform möjliggör bevarande av webbplatser och sociala medieflöden genom några knapptryck. Via tjänstens gränssnitt kan ni söka i, titta på och exportera ut era arkivpaket bestående av arkivkopior av era digitala kanaler. Arkivpaketen är utformade för att enkelt kunna bevaras i ett e-arkiv eller dokument- och ärendehanteringssystem. Om ni har publikationer som ska levereras som e-plikt i era digitala kanaler kan även detta göras direkt via Arkiwera.