Digital arkivering före e-arkiven – SCB:s digitala statistikregister
Tror du att digital arkivering är något relativt nytt, något som kommit i samband med de senaste årens alltmer datoriserade arbetsplatser? Då tar du fel, redan för omkring 100 år sedan började SCB med en typ av digital lagring på hålkort. Senare lagrades större mängder statistik på magnetband.
SCB började alltså redan på 1920-talet använda sig av hålkort, som bearbetades i utrustning som hyrdes eller köptes. 1950 inrättades Datamaskincentralen med helt egen utrustning på myndigheten, som även utförde beräkningar och andra uppgifter åt andra statliga verk. Fortfarande lagrades informationen på hålkort, och man behövde inte bry sig om sådant som arkivbeständiga filformat, men naturligtvis fanns standarder: Till att börja med hade SCB hålkort med 45 positioner, senare gick man över till 80 kolumner.
1959 inköptes en trumminnesmaskin, IBM 650, som kan sägas vara SCB:s första dator i modernare mening. Men redan tidigare hade man producerat statistik elektroniskt på IBM:s anläggning i Stockholm. Fortfarande läste maskinerna hålkort, men beräkningarna sparades nu på magnetband, stora rullband.
Under 1970-talet utvecklade myndigheten databaser för att presentera statistik. Utvecklingen av dessa skedde i samarbete med användare hos länsstyrelser och kommuner. Databaserna var enbart tillgängliga vid myndigheten. Men i mitten av 1980-talet satsade SCB på att göra databaserna tillgängliga via Televerkets Videotex-system. Det blev dock ingen framgång och Videotex las ner i början av 1990-talet. 1997 slås dock de viktigaste databaserna ihop och bildar Sveriges statistiska databaser, som blev tillgängliga via internet.
Man fick åka ner i berget, och klä på sig skyddskläder för att skydda banden från damm och annat, och där stod de i långa rader. Det var en nästan högtidlig känsla.
Några minnesbilder
AnnaCarin Paavo arbetade under några år med digital arkivering, och arbetar än i dag på SCB, men nu med kommunikation.
– Jag var med redan under stordatortiden, berättar hon, då man sparade statistikregister på stora rullband, 30 centimeter stora eller större. Man tog ut filer i ett visst format, rena textfiler, och till det hade man variabelförteckningar som upprättades I ordbehandlingsprogram som Word och även skrevs ut på papper. Utöver variabelförteckningarna skulle det också finnas annan dokumentation som redogjorde för registrets syfte, hur undersökningen gjorts, och annan information som skulle göra det möjligt att återanvända registret på ett korrekt sätt.
– Rullbanden tog stor plats och så småningom började man i stället lagra på så kallade 3480-kassetter som var betydligt behändigare. Banden levererades i två exemplar till Riksarkivet, ett förvarades nere i berget i Marieberg och ett förvarades i Härnösand, om jag minns rätt. Det var av säkerhetsskäl som de fanns på två ställen.
– Det gick lastbilar flera gånger i veckan mellan SCB och Riksarkivet, med band som skulle levereras eller lånas tillbaka till SCB om vi behövde göra en ny körning av något register. Det var en stor apparat eftersom det var sekretessbelagt material. Det var många rutiner kring det där med förvaring. SCB förvarade sina band i Örebro, om jag minns rätt, där det fanns en lokal som höll en viss temperatur och levde upp till övriga säkerhetskrav. Det var bara de band som innehöll sekretessbelagda personuppgifter som behövde levereras till Riksarkivet.
– Det var spännande att se Riksarkivets lokaler för digitala band. Man fick åka ner i berget, och klä på sig skyddskläder för att skydda banden från damm och annat, och där stod de i långa rader. Det var en nästan högtidlig känsla. Jag vet faktiskt inte vad som har hänt med banden, men troligtvis har de väl förts över till något annat medium.
– SCB hade mycket material på mikrofilm också, och det skulle också förvaras i en viss temperatur. Mikrofilmerna förvarades hos SCB under den äldre delen av Garnisonen i Stockholm. Dit fick man ta sig genom vindlande, ödsliga kulvertar. Temperaturen i rummet skulle kontrolleras med jämna mellanrum. En dag när jag begav mig dit hade hantverkare plötsligt grävt ett flera meter stort hål i kulverten utan meddela oss. Efter mycket trassel lyckades jag ta mig fram till rummet, en arkivarie fullföljer alltid sitt uppdrag! Senare levererades mikrofilmerna till Riksarkivet.
När AnnaCarin Paavo slutade som arkivarie vid SCB 2001, arkiverade man fortfarande digital information på 3480-kassetter. Varför arkiverade man digital information på kassetter så långt fram i tiden?
– Man diskuterade andra format, men kassetterna bedömdes som det säkraste sättet att förvara data på, dessutom tog de ju inte så mycket plats som rullbanden hade gjort. Jag vet inte när den sista leveransen av kassetter till Riksarkivet gick.
Hur gick det till rent praktiskt att läsa banden?
– De stora rullbanden sattes nog upp på stordatorn, typ en bandrobot som såg ut som en jättestor rullbandare, som sedan läste in dem. Vi var inte med i den hanteringen, det var IT-avdelningen som skötte det. Vi skötte det administrativa runt om, allt pappersarbete, vi förtecknade registren och inventerade banden/kassetterna i förhållande till förteckningarna ett par gånger per år. När 3480-kassetterna började användas hade vi gått över till PC-miljö.
OCR-läsning och skanning
Liksom digital lagring är inte heller OCR-läsning en helt ny företeelse. Redan 1968 köpte Maskincentralen en optisk läsare för läsning av streckmarkeringar. 1971 införskaffas en maskin som kunde läsa siffror om de var prydligt skrivna. I mitten av 1990-talet började man använda utrustning för skanning som även kunde tolka bokstäver och siffror. Så småningom började även skanningarna att sparas digitalt och från 1998 behövde myndigheten inte spara pappersblanketter, om de finns digitalt.
De senaste åren
När magnetbanden till sist fasats ut började de digitala statistikuppgifterna sparas på serverplats hos myndigheten, om det inte rörde sig om statistiska primäruppgifter med känsligt innehåll. I sådant fall stod Riksarkivet för bevarandet. Ännu när undertecknad arbetade vid SCB i mitten av 10-talet fanns ingen digital ”lina” till Riksarkivet som bedömdes tillräckligt säker för att leverera sekretessbelagd data, utan medarbetare levererade datan på USB-minne medelst cykel.
Kanske kan det tyckas märkligt att en myndighet som i omkring hundra år använt sig av digitala lagringsmedier, först de allra senaste åren har haft ett e-arkiv i egentlig mening. Men SCB:s tanke att genom ett samlat grepp upphandla både system för bevarande och dokument- och ärendehanteringssystem för hela myndigheten från samma leverantör, ledde till ett omfattande utredningsarbete med flera omtag, bland annat ett brutet kontrakt då ett system visade sig inte hålla måttet, och en överklagad upphandling. Projektet pågick i flera år tills man från 2018 äntligen kunde börja ta ett e-arkiv i drift från det franska företaget Nuxeo.
Källor:
Ulf Jorner, Summa summarum – SCB:s första 150 år (Stockholm : Statistiska centralbyrån 2008)
AnnaCarin Paavo, intervju 9 september 2021
