Under flera år har Kalmar Läns Arkivförbund (KLAF) sett tecken på enskilda arkiv som både ”gömts” och glömts bort. Genom åren har länsarkivarien tagit emot e-post från föreningar i länet vars arkiv befunnit sig i riskzonen att helt försvinna. Det gemensamma för dessa förenings- eller företagsarkiv är att de haft sina arkivhandlingar i en lokal hos kommunen eller företaget. På grund av platsbrist eller nedläggning av en verksamhet har det uppstått ett akut behov av att finna förvaring för handlingarna, då lokalen måste tömmas, och man har bett kommunen eller sitt lokala arkivförbund om hjälp för att inte behöva slänga arkivhandlingar.
Ett stort problem är att det finns områden i länet där regionalt och lokalt verksamma föreningar och företag inte har tillgång till en arkivinstitution där de kan lämna in sitt arkiverade material för slutförvaring. Vi på KLAF, som är en ideell organisation, har ett regionalt uppdrag att samordna aktiviteter och utveckling av enskilda och offentliga arkiv i Kalmar län.
Det finns flera exempel på situationer som kan uppstå till följd av denna platsbrist där KLAF har varit med och bidragit med råd eller lösningar och jag har valt att ta upp några av dem.
Vänföreningen Lettlands vänner
KLAF fick e-post som kom från en kvinna vars mamma varit aktiv i föreningen Lettlands vänner och som nu hade över 20 års handlingar i en flyttkartong med arkivkartonger på sin vind. Modern var på väg att sälja sitt hus, så av den anledningen kunde handlingarna inte vara kvar där. Dottern undrade om det fanns någon arkivinstitution i länet som kunde ta hand om handlingarna då hon inte ville slänga dem.
Föreningen Lettlands vänner startade runt 1988 och lades ned 2021. De hade medlemmar i hela Småland och arbetade för en kommun i Lettland. Föreningen var en välgörenhetsorganisation som samlade in material från företag och vårdinrättningar i Kalmar län som det fanns behov av i Lettland. Det har gällt allt från möbler och sjukhussängar till kläder, leksaker med mera. De har även bedrivit samarbete med skolor och kyrkor i Lettland.
I det här fallet har vi en anhörig som insett vikten av att ta hand om både sin mammas och föreningens historia och verksamhet. Arkivhandlingar tar plats och om de ska bevaras på rätt sätt bör arkivet lämnas in till en arkivinstitution som kan ta hand om det och förvalta det korrekt. Vad gör vi nästa gång någon hör av sig om att lämna över handlingar och vi inte har möjlighet att ta emot dem? Eller när det inte finns någon anhörig som är medveten om arkivens viktiga roll som en del i vårt gemensamma kulturarv? Då har vi kanske inte samma tur och risken är då stor att arkivet slängs.
En tillfällig lösning för att ta hand om detta arkiv diskuteras inom KLAF, så fortsättning följer.
Räddningsaktion Ljungdahls kuvertfabrik Nybro
Ljungdahls kuvertfabrik startades av Sture Ljungdahl 1915 och var en stor arbetsgivare i Nybro på sin tid. Familjen Ljungdahl drev både bokhandel och tillverkning av brevpapper och kuvert. Sture Ljungdahl var VD till 1953 då äldste sonen tog över. 1981 var Ljungdahls kuvertfabrik Europas tredje största och hade som mest 800 anställda. Företaget var ett familjeföretag fram till 1987 då det såldes till Munksjö AB, och år 1997 tog Bong AB i Kristianstad över verksamheten. Bong AB har fortfarande kvar sin administration i Nybro men har flyttat tillverkningen till Kristianstad.
Sture Ljungdahl var mycket mån om sina anställdas hälsa och lät anlägga både en tennisbana och en friskvårdsanläggning med pool, bastu, gym och bordtennis – verksamheter som är i bruk än idag. I arkivet finns dokument som visar att Ljungdahls även på andra sätt månade om sina anställda, bland annat fanns där en sjukfond för de som av någon anledning inte kunde arbeta. Ljungdahls hade också en egen musikkår – Ljungdahls musikkår. Det säger mycket om företagets samhällsengagemang och drivkraft i Nybro kommun. Många av invånarna i Nybro har en relation till Ljungdahls kuvertfabrik, antingen känner de någon som arbetat där eller så har de själva arbetat inom administrationen eller på fabriksgolvet.
I slutet på november 2019 kom ett telefonsamtal från personal vid Nybro kommunarkiv. De hade fått frågan om de ville ta över handlingarna från Ljungdahls kuvertfabrik, ett företagsarkiv på ungefär 40 hyllmeter. Flytt av arkivet behövde ske innan årsskiftet, annars skulle hela arkivet slängas.
Jag och personalen på Nybro kommunarkiv diskuterade hur vi skulle gå vidare. Kommunen kunde endast ta emot 10 hyllmeter. Vi frågade oss om det fanns andra institutioner som kunde vara intresserade av att ta emot delar av arkivet, eller om någon arkivinstitution kunde ta emot det kompletta arkivet? Vi frågade arkivinstitutioner och museer i främst Kalmar län men även i övriga Sverige men fick inte napp någonstans.
Hela arkivbeståndet fanns i Ljungdahls kuvertfabriks gamla lokaler; den största delen återfanns en trappa ner i ett skyddsrum i källaren. Här hittade vi protokoll från
1950–1970-talet, inbundna årsredovisningar, kassaböcker, personaltidningar, korrespondens, avtal och filmer om Ljungdahls kuvertfabrik och Nybros utveckling. Här fanns också stora kart- och ritningsskåp med maskinritningar samt mängder av produktkataloger. En trappa upp i ett förråd fanns planscher, manus och underlag för personaltidningarna, patentansökningar och lånehandlingar med mera. På samma våning fanns även ett kontorsrum med personalhandlingar samt fackliga handlingar, räkenskaper och byggritningar.
Jag åkte till Nybro den 19 december 2019 och tillsammans med kommunarkivets personal genomfördes en första grovinventering av arkivet. En andra inventering genomfördes i mitten av januari 2020. Tillsammans diskuterade vi kring vad som var viktigt att bevara för att spegla den verksamhet som bedrevs i företaget, samt vad som var viktigt att bevara för framtida forskning. Vi konstaterade att det inte skulle finnas någon möjlighet att hinna göra en grundligare inventering, gallringsutredning och flytt av arkivet innan årets slut. Vi fick två veckors dispens för att avsluta vårt arbete.
Hur skulle vi hantera detta? Kommunen kunde bara ta hand om en fjärdedel av materialet. Optimalt vore att arkivet skulle vara samlat på ett ställe men i detta fall så gick inte det att lösa. Skulle vi så att säga plocka ”russinen i kakan” och bara rädda det vi ansåg vara mest relevant, eller skulle vi försöka att rädda hela arkivet?
Lösningen blev att arkivet delades upp mellan fyra olika organisationer för att säkerställa att arkivet bevarades i sin helhet. Ljungdahls kuvertfabriks arkiv finns numera bevarat hos Nybro kommunarkiv, Nybro Hembygdsförening, Designarkivet i Pukeberg och på Nybro bibliotek.
Vår tanke var att de inblandade institutionerna skulle skriva varsin förteckning över de handlingar och föremål som bevaras hos just dem. Vi måste göra arkivet tillgängligt för de som är intresserade, men då måste de veta att det finns, var det finns och att arkivet är uppdelat på flera institutioner.
I den bästa av världar hade arkivet fått förbli intakt, samlat på ett ställe – t.ex. i en länsarkivdepå i Kalmar län för att säkerställa ett säkert bevarande och intakt proveniensen. I detta fall blev lösningen en annan.
Östra Smålands missionsförening
I början av maj 2022 ringde min telefon och i andra änden hördes en röst från en anställd på ett kommunarkiv som hade fått en förfrågan om att ta emot arkivet från Östra Smålands missionsförening. Det aktuella arkivet visade sig vara mellan 10 och 20 hyllmeter och flera av handlingarna var upprättade i folioformat, d.v.s. de tar extra stor plats. Kommunarkivet räknade och räknade och kom fram till att om arkivet och dess handlingar packades riktigt tätt så kunde de maximalt ta emot 17 hyllmeter. Skulle kommunarkivet välja att ta emot hela arkivet skulle deras arkivlokal fyllas helt och det skulle inte finnas något utrymme kvar att ta emot arkiv från andra föreningar.
Frågan ställdes till föreningen om läget var akut och om de p.g.a. lokalbrist hade ett behov av att lämna in sina handlingar, men detta var inte fallet. Föreningen hade en lokal men de ville själva lämna in sina arkivhandlingar till en arkivinstitution då de bedömde att handlingarna då skulle bevaras på ett säkrare sätt. I en godkänd arkivlokal skulle handlingarna vara säkrade mot bränder, översvämningar, fuktskador och stöld. Genom att lämna in handlingarna till en arkivinstitution så bedömde föreningen att informationen skulle vara säkrad för framtiden och att den därmed skulle bidra till att bevara kulturarvet och föreningens historia. Möjligheten skulle också finnas att både marknadsföra arkivet och göra det tillgängligt för eventuell forskning.
Här har vi alltså ett exempel på en förening som vill lämna in sitt material men som inte kan göra det p.g.a. platsbrist hos mottagande kommunarkiv.
KLAF:s rekommendation blev att föreningen i första hand skulle kontakta landsarkivet i Vadstena och höra med dem om de hade möjlighet att ta emot materialet. Om landsarkivet inte hade möjlighet att omhänderta materialet bad vi föreningen att ”sitta stilla i båten” ett tag och berättade om våra planer på att få till en länsarkivdepå.
Förstudie länsarkivdepå i Kalmar län
KLAF arbetar för att det senast år 2026 ska finnas en länsarkivdepå i Kalmar län. En förstudie med start hösten 2022 ska undersöka behov, förutsättningar och kriterier för en länsövergripande och samordnad lösning för enskilda arkiv från föreningar, länsorganisationer och nedlagda företag inom Kalmar län. Förstudien ska även ta fram konkreta förslag på hur och var en länsarkivdepå kan inrättas fysiskt samt vilka resurser och kompetenser som krävs för att göra detta. En länsarkivdepå bidrar till att värdefullt arkivmaterial från länet inte går förlorat. Syftet är att arkivmaterialet ska bevaras säkert och tillgängligt i en godkänd arkivlokal.
En länsarkivdepå är tänkt att vara en komplettering vid de tillfällen där de enskilda arkivinstitutionerna inte räcker till. Depån ska inte ta över de arkiv som redan finns bevarade på de enskilda arkivinstitutionerna och den ska inte ta emot arkivmaterial som redan har en given plats på någon av de arkivinstitutioner som finns i länet. Arbetet med en länsarkivdepå i Kalmar län är ett långsiktigt och pågående arbete som vi inte räknar med att bli klara med förrän om flera år. KLAF tittar, parallellt med förstudien, på flera lösningar för en framtida arkivlösning.
Ideella krafter viktiga för bevarandet av vårt gemensamma kulturarv
Föreningars initiativ och privatpersoner är viktiga när arkivmaterial ska bevaras och lämnas in till en arkivinstitution. KLAF som regionalt arkivförbund måste bli bättre på att ta vara på de goda krafterna som finns och uppmuntra och stödja dem. Föreningarna är viktiga för bevarandet av vårt kulturarv!
Hur gör vi ett gömt arkiv tillgängligt för Linus Persson eller Anna Lindström vars morfar eller farmor arbetade på verkstaden i kuvertfabriken eller som var aktiv i en lokal förening på orten?
Idag är det någons dotter som i bästa fall uppmärksammar materialet, men vad händer i nästa led när barn eller barnbarn hittar flyttkartonger på farmors vind eller källare med gamla föreningshandlingar som de inte vet något om? Det finns en stor risk att det bedöms vara ”gammalt skräp” och att det i stället slängs varpå vi förlorar intressant historia som säger mycket om den tid vi lever i.
KLAF är angelägen om att föreningarnas handlingar lämnas in till en arkivinstitution för att säkras och bevaras för framtiden. Vi brottas ständigt med frågor om hur föreningarna ska få vetskap om möjligheten att lämna in arkivmaterial till en arkivinstitution? Och vem tar på sig uppdraget att informera föreningssverige?
Arkivinstitutioner för föreningars och företagens arkiv finns i hela Sverige. Hittar du eller dina anhöriga arkivmaterial hemma hos t.ex. mormor, kontakta en arkivinstitution!
Faktaruta
Om Kalmar läns Arkivförbund (KLAF)
KLAF är en ideell organisation som har ett regionalt uppdrag att samordna aktiviteter och utveckling av enskilda och offentliga arkiv i Kalmar län. Uppdraget ingår i Region Kalmar läns kulturuppdrag inom kultursamverkansmodellen.
KLAF har både folkrörelse- och föreningsarkiv (arkivinstitutioner), enskilda och regionala föreningar, kommuner och specialarkiv som medlemmar.
KLAF har en sammanlagd personalresurs fördelad på tre personer (85 %). Länsarkivarien arbetar för tillfället 50 % och ansvarar för att säkerställa arkivkompetens. Hon har även ansvar för utförande, planering, samordning och kompetensutveckling till de föreningar och organisationer som är medlemmar (36 medlemmar år 2022).
