Nya arbetssätt, nya verktyg nya utmaningar

Leif mötte Danne av en slump hos en kund som båda har uppdrag hos. Temat för mötet var Microsoft Teams och kundens arbete med att införa Teams i sin verksamhet. Under mötets gång frågade jag Danne – hur arkiverar man ur Teams och chattar? Då svarade han – det har aldrig någon frågat. Efter detta fortsatte mötet men nu med fokus på utmaningar kring arkivering.

Leif ”Peppe” Pettersson mötte Dan ”Danne” Sturk möttes 31 augusti 2021 för att tala om Office 365, om  hur viktigt det är med en förståelse  i vad det innebär att vi börjar använda dessa verktyg men även att den förståelsen finns   inom ledningen även för e-arkivering.

Med en gedigen IT-grund och insikt i Office 365 började Danne runt år 2011 arbeta med försäljning av systemfamiljen som en del i övrigt IT-utbud, då denna ”produkt” hade tagits fram av Microsoft som en prenumeration i Officepaketet. Efter ett par år uppfattade Danne de stora mervärden Office 365 kunde erbjuda kundernas digitaliseringsutveckling allt efter som produkten utvecklades med nya funktioner och appar. I samband med utvecklingen uppstod ett intresse hos Danne som började utforma tjänster samt egensnickrade utbildningar för att hjälpa kunderna att dra nytta av dessa verktyg i sin verksamhetsutveckling. 2018 tog Danne klivet fullt ut och blev renodlad konsult med förkärlek och fokus på verksamhetsutveckling, digital utveckling, projektledning och rådgivning vilket ledde till att han 2019  startade  sitt eget företag DAST Partner AB. Danne har utöver ovanstående även ett stort intresse för människans beteenden och är certifierad inom NLP (Neurolingvistisk programmering ) vilket passar mycket väl in med de stora förändringar de digitala utvecklingsprojekten innebär för individ och organisation.

Efter detta kom vi in på funderingar som är aktuella idag:

• Hur bevarandeperspektivet hanteras vid dagens snabba digitalisering av arbetssätt.
• Införandet och användandet av framför allt Microsofts olika tjänstebaserade verktyg har ökat explosionsartat. 

I vårt samtal blev det ett stort fokus på Microsofts produkter som i stor utsträckning används i digitaliseringen av verksamheter, dels beroende på företagets dominerande ställning, dels för att det är många av dessa produkter Dannes uppdrag har fokus på idag.

Min första fråga rör hur han ser på införandet av dessa verktyg idag och vilka utmaningar han ser i sitt arbete med att hjälpa kunder att komma igång, och att använda verktygen på rätt sätt?

Danne svarar; Jag ser så många olika typer av kunder. 
Det finns de som är mycket försiktiga. De ser ett hot i att det är en tredje part som hanterar deras information och att de därmed inte har kontroll vad som händer med den. Det finns de som väljer att avvakta med dessa molntjänster i väntan på utredning (oftast offentliga verksamheter jag mött).
Andra väljer att ånga på utan någon större eftertanke, i vissa fall kanske det till och med rör sig om ett strutsbeteende – de vet att det råder ett osäkert juridiskt läge kring användandet av tjänsterna men väljer att köra på ändå, då de kanske anser det vara för omständligt att börja utreda och göra research om gällande lagar och regler som GDPR, cloud act, privacy shield och så vidare och den påverkan det skulle kunna ge.

På min fråga varför detta sker i så fall blir Danne lite eftertänksam. 

Är det IT-avdelningar som driver på? Eller verksamheterna som i och med pandemin tvingats arbeta hemifrån? Eller handlar det helt enkelt bara om en naturlig utveckling? Eller är det bara så att de hakar på bara för att ”alla andra gör det”?

Han svarar att det  ofta finns ett gap mellan it och verksamheterna. Verksamheten önskar få Microsoft 365 och tenderar sedan lämna över införandet till IT-avdelningen utan att själva direkt vara deltagande eller kravställande. Microsoft har blivit lite av en standard och är det självklara valet som promotas hårt av Microsoft. Verktyg som Outlook, Teams, Officepaketet med fler men väldigt få verksamheter, användare och it-avdelningar har riktigt bra koll på vad man kan göra med ”365-plattformen”, och har därför svårt att veta vad man kan kravställa eller förvänta sig. Införandet blir därmed just bara ett införande utan förberedelser, struktur eller strategi om hur verktygen kan skapa skillnad och möjligheter. 

Införandet blir därmed just bara ett införande utan förberedelser, struktur eller strategi om hur verktygen kan skapa skillnad och möjligheter.

Min naturliga följdfråga är hur borde det gå till vid införandet? Här har Danne många tankar:  I grunden skiljer sig inte dessa system när det gäller  vad som är bästa sätt att införa nya verksamhetssystem. Det är också otroligt viktigt med ledningens fulla engagemang. Ledningen måste visa ”sense of urgency” – alltså att det är och varför det är viktigt för verksamheten att börja använda de nya verktygen.  Viktigt är självklart att policyer och riktlinjer finns på plats. Men – kanske det viktigaste är att det finns en framtagen vision om vad som förväntas uppnås:  
Varför gör vi detta, vart är vi på väg, vad vill vi uppnå!

Dannes erfarenhet är att cirka 80 % av de som inför Microsofts verktyg idag helt eller delvis saknar en vision vad de vill uppnå med införandet. 

Han fortsätter, ett sätt att få en förståelse och motivation inom en verksamhet kan vara att arbeta med så kallad storytelling och verkligen reflektera på sina framgångar. Vad som är gjort, när gick det bra, varför gick det bra o.s.v. och dokumentera detta väl synligt för organisationen. Det är så otroligt lätt att vi glömmer alla våra utvecklings- och förändringsresor över tid.

Somarkivarie/informationshanterare måste jag ställa frågan: När nu allt fler organisationer börjar använda den här typen av tjänster – hur går det då med arkiveringen och det framtida bevarandet?

Danne svarar att genomgående tänker inte organisationer inte på detta. Det är så otroligt viktigt med förståelse i vad det innebär att vi börjar använda dessa verktyg? Att det måste finnas en förståelse inom ledningen även för e-arkivering. 

Han har själv har egentligen inget riktigt bra svar hur information från Office 365, Teams och de andra delarna ska arkiveras. Men säger att det organisationerna kan göra idag är att styra upp användandet av verktygen. Vad som får göras var, hur dokument och andra informationsmängder ska hanteras i till exempel Teams, exempelvis personuppgifter. Arbetar man uteslutande i 365 så är enligt honom ”best practice” att hantera dessa filer i SharePoint och att därpå lägga in länkar i Teams. Därmed ökar kontrollen över informationen. 

Om till exempel dokument läses in i olika Teams chattar o.s.v. läggs även dessa automatiskt in i SharePoint (på olika platser) som är basen för O365, vilket inte många vanliga användare känner till. Därmed kan filserverfenomenet att många identiska kopior läggs in i SharePoint (på olika ställen) vilket försvårar en framtida arkivering. I SharePoint, i sin tur, bör strukturer skapas genom att ange metadata och inte genom att skapa traditionella mappstrukturer. Andra frågor kan röra hur chattfunktionen i Teams får användas.

En för många okänd risk som Dan lyfter är att enligt standard med Microsoft 365 ingår ingen backuptjänst utan det finns endast en så kallade ”retentionpolicy”. 

Danne berättar att det kortfattat innebär att information som raderas (avsiktligt/oavsiktligt), användarkonton som avslutas inkluderande e-post och filer, som standard landar i en papperskorg under 30-90 dagar, och sedan är dessa borta.  Detta är något som samtliga organisationer som använder Microsoft 365 bör undersöka och bedöma ur ett säkerhets- och informationssäkerhetsperspektiv. 

Hela programsviten utvecklas snabbt med ny funktionalitet som införs löpande. Här hänger de flesta organisationerna inte med. Deras processer kring informationshantering kan vara allt för tröga och utvecklingen kan upplevas för snabb.

Även om vi idag inte har klart för oss hur arkivering ska gå till i framtiden kan vi under tiden se till att vi arbetar strukturerat och dokumenterat, enligt fastställda riktlinjer som är framtagna med eftertanke. Kanske det viktigaste i slutändan ändå är att vi faktiskt vet varför vi väljer att arbeta i de olika verktygen.