Boken om att upphandla och driva e- arkiv kom ut i början av sommaren 2023 och syftar till att öka diskussionen kring e- arkivslösningar i Sverige. Två av ArkivIT:s konsulter har läst boken och redogör nedan för sina reflektioner.
Bokens innehåll utgår från författarens egna erfarenheter samt den enkät och de djupintervjuer som gjorts med anställda inom statliga myndigheter och kommunala verksamheter i Sverige. Bokens disposition är först en presentation av de olika leverantörerna och hur de uppfattas av sina kunder. Den delen inleds med en genomgång av de rättsfall som flertalet av de olika leverantörerna som behandlas i boken figurerar i och avslutas med en avrådan att undvika vissa av leverantörerna som avhandlats. Därefter går boken in på organisationens leveransförmåga och vilka förutsättningar som bör eller kanske ska finnas på plats inom den egna organisationen. Här tas även upp en viss okunskap kring kravställning hos de inblandade parterna. Detta förtydligas med två exempel på hur man som organisation bör tänka när man överväger att införskaffa ett e- arkiv. Detta följs av ett kapitel som tar upp de vanliga misstag som görs vid anskaffningen och med det avslutande råd hur man bör tänka.
Det vi uppskattar med boken är att det tar upp ett stort problemområde som vi inte talar tillräckligt om idag och som behöver komma upp på agendan. Vi håller med författaren om att vi talar om de här frågorna och delar med oss av våra erfarenheter. Även vid enkät och djupintervju så hade författaren svårt att få tag på respondenter, det är något som kan vara problematiskt med boken, att svarsunderlaget är relativt tunt och frågan är hur pass representativt det är. Vi saknar även vissa leverantörer som inte alls nämns i boken.
Det poängteras i boken hur viktigt det är med omvärldsbevakning, vi som recensenter menar att det inte räcker med att titta på de aktörer som finns inom landets gränser, utan att man även behöver titta på både kommersiella och OpenSource-lösningar som finns inom EU, till exempel portugisiska RODA, spanska LIBNOVA och belgiska DOCBITE. Har man on-prem finns även två system från Storbritannien – Preservica och Arkivum. Det saknar vi och önskar att man hade fått med, då vi själva inte förstår motståndet mot att välja icke-svenska leverantörer.
Vi har även lite invändningar mot själva undersökningen. Urvalet är samtliga kommuner och statliga myndigheter, vi saknar dock en total siffra på antalet potentiella respondenter. Vi får det till 651 stycken och svarsfrekvensen var 73,[1] vilket innebär en svarsfrekvens på runt 11%. Redan här blir det problematiskt, för hur tillförlitligt blir resultatet? Som författaren själv skriver så är svarsfrekvensen bland de olika användarna av systemen väldigt differentierat där vissa användare av vissa system har fått väldigt många svar, medan användare av andra system knappt har svarat. Lägg till det osäkerheten kring hur många kunder varje leverantör har, gör att resultatet kan bli svårt att verifiera eller reproducera om undersökningen skulle göras om. Risken är också att det främst är personer som är missnöjda som hör av sig eller svarar på en undersökning vilket ytterligare bidrar till ett skevt resultat. Vi upplever också att egna personliga värderingar om de olika leverantörerna färgar texten och det blir tydligt när just de leverantörer som man avråder från är de som varit inblandade direkt med författaren. Vi tog en extra titt på fråga 9 där frågan lyder “Om leveransen går trögt, vad anser du är den viktigaste orsaken?” [2] med svarsalternativen
- E- arkivet är för dåligt tekniskt
- Vi är organiserade på fel sätt
- Vi har fel finansieringsmodell
- En kombination av ovanstående
- Annan, var god ange
Ett ytterligare svarsalternativ bör vara att avtalet med leverantören fallerar då de inte har de resurser eller den kompetens som krävs för att utföra arbetet. Det finns även aspekten att det kan vara svårt att få ut informationen ur it baserade verksamhetslösningar och att kompetensen för detta saknas, där problemet är att man saknar kunskap om det system som ska levereras. Kopplat till frågan är också problematiken (som boken tar upp) att många har ett e-arkiv, men väldigt få har levererat till det och de som gjort det har ofta tagit hjälp av leverantören trots en önskan att kunna utföra leveransen själv.
Kopplat till “Vi är organiserade på fel sätt” så ställer sig författaren frågan om arkivarier ens försöker ändra organisationen och i samma veva att arkivarier är nöjda med att vara missnöjda.[3] Det stämmer inte med vår syn på hur arkivarier är och att flertalet av de arkivarier vi har stött på dagligen kämpar för mer resurser till arkivet. I samma kapitel tas även upp att arkivarier saknar erfarenhet från verksamheter som inte har arkivfrågor som kärnverksamhet[4], vilket också känns som ett udda påstående då enkäten i sig gått ut till offentliga verksamheter där kärnverksamheten inte är arkivverksamhet.
Sammanfattningsvis är boken läsvärd men att man får ta i beaktande att det till stora delar är författarens egna åsikter som lyser igenom och till viss del påverkar innehållet. Vi hoppas dock att boken leder till en större och allmän diskussion och, som författaren själv önskar, att någon ställer sig upp på en konferens och berättar om allt som gått åt skogen vid en upphandling och efterföljande införandeprojekt. Det skulle vara intressant att lyssna på och skulle ge en ökad medvetenhet kring vad du som verksamhet kan behöva tänka på, både kring krav på leverantören men även den egna organisationen.
Vid pennan,
Leif Pettersson, e- arkivarie och Alexandra Meija, projektledare inom e- arkiv
[1] Johansson, Mats, Att upphandla och driva e- arkiv- Marknad, omvärld och behov, Stockholm: Vulkan, 2023), s. 18
[2] Johansson 2023, s. 164
[3] Johansson 2023, s. 114
[4] Johansson 2023, s. 111
