ArkivIT:s medarbetare har med stort intresse läst delar av den remiss som Riksarkivet skickade ut den 1 oktober 2021 inom arbetet med projekt FormatE (se hela remissen här: https://riksarkivet.se/rafs/remiss).
Även om ArkivIT inte är en av de utpekade remissinstanserna har vi samlat våra initiala tankar och synpunkter på de delar vi haft möjlighet att läsa och sätta oss in i. Läsningen, tolkningen och diskussionerna kommer dock att fortsätta hos oss då materialet är väldigt omfattande med sina cirka 1 600 sidor.
ArkivIT är mycket positiva till stora delar av utredarens resonemang om öppna format samt att lämpliga format ska användas redan när handlingarna framställs. Vi stödjer att arkiv- och bevarandefrågan inte kan hanteras i efterhand, utan är av yttersta vikt genom hela informationens livscykel för att kunna säkerställa att information finns tillgänglig även på längre sikt. I den digitala världen är livslängden på vissa format betydligt kortare än i den analoga vilket gör att formatfrågan inte bara är ett framtida problem utan en ständig verksamhetsfråga för att säkra tillgång till information som behövs för att säkerställa kärnverksamheter.
Omfattningen på remissen i kombination med bland annat en otydlig disposition, egenkonstruerade begrepp och ett komplext ämnesområde gör dock utredningen och regelverket svårläst. Då ett stort antal yrkesgrupper inom offentlig sektor berörs av remissen hade ArkivIT önskat en mer pedagogisk utformning som tydligt vägleder läsaren genom de delar som är relevanta.
Arkiv- och bevarandefrågan är en av många frågor som ska hanteras och lösas i samband med val av metoder för framtagande av elektroniska handlingar. Frågan bevakas och följs upp i många organisationer av redan idag hårt belastade resurser. Riksarkivets utredare anser att de nya föreskrifterna inte nödvändigtvis kommer medföra kostnader för andra organisationer än för Riksarkivet. ArkivIT förstår och håller delvis med om resonemanget att verksamheter inte kan skylla eventuella konverteringskostnader på de tillkommande föreskrifterna, utan att det lagreglerade kravet på att framställa handlingar i arkivbeständiga format funnits även innan föreskrifterna. ArkivIT anser dock att de föreslagna föreskrifterna behöver ses över igen för att minska risken att de leder till omfattande och kostsamma utredningar hos enskilda organisationer. Sverige är ett förhållandevis litet land där resurser inom den offentliga verksamheten bör användas gemensamt och på ett kostnadseffektivt sätt. Inom detta område bör Riksarkivet tillsammans med bland annat Myndigheten för digital förvaltning, DIGG, arbeta för gemensamma och likriktade ramverk och riktlinjer. ArkivIT:s bedömning är att befintliga förslag inte uppfyller detta.
Vår uppfattning är även att ytterst få befintliga system idag, inklusive de dokument- och ärendehanteringssystem som förekommer på svenska marknaden, kan uppfylla samtliga av de krav som ställas i de föreslagna föreskrifterna för allmänna handlingar. Det kommer att krävas stora insatser för leverantörerna att skapa helt ny funktionalitet i sina system och då behövs en samlad och överenskommen bild av hur de nya funktionaliteterna ska fungera och vad de förväntas göra.
ArkivIT saknar även resonemang, för respektive föreslaget format, om klimat, energi och miljö. Energi- och klimatfrågan tillsammans med ekonomiska analyser är i många fall en av de aspekter som vägs in när lagrings- och formatfrågor diskuteras internationellt idag för omfattande data- och informationsmängder.
Ta del av hela vårt remissvar som skickats in till Riksarkivet den 31 januari 2022.
