Att arkivera sina sociala medier och webbplatser
ArkivIT genomförde under maj och början på juni (2021) en marknadsundersökning för att få veta mer om våra kunders arkiverande av information publicerad på webben. Vi var nyfikna på hur olika organisationer tänker runt och planerar för bevarande av sina webbplatser och information publicerad på olika sociala medieplattformar. Vi fick in lite drygt 20 svar och vill framföra ett stort tack till alla respondenter som tagit sig tid att besvara våra frågor!
Enkäten var anonym och vi ställde inga frågor om själva organisationen utan fokuserade på just hur man arbetar med arkivering runt sina webbplatser och sociala medier. Vi kan dock utläsa av fritextsvaren att många av de svarande arbetar i organisationer som omfattas av offentlighetsprincipen och arkivlagen.
Samtliga organisationer som besvarat enkäten har minst en webbplats, en fjärdedel av de svarande har 3–5 webbplatser i sin organisation och 3 organisationer har 6–10 webbplatser (inkl. intranät). Samtliga svarande är även aktiva på minst 1 socialmedieplattform. De som dominerar är LinkedIn, Facebook, Youtube, Twitter och Instagram.
På frågorna om man bevarar sin/sina webbplatser idag och sin information på sociala medier ser vi att många organisationer i högre grad gjort bedömningen att de har unik och bevarandevärd information på sina webbplatser än på sociala medier. Flera organisationer svarar dock att de har en policy och rutiner för att samla in och bevara t.ex. enskilda inlägg från sociala medier som leder till ärenden hos myndigheten eller som bedöms vara av vikt (dvs. ej av ringa karaktär och därmed gallringsbara vid inaktualitet). Flera svarar även att utredning pågår om hur man kan och bör bevara information publicerad på sociala medier men att brist på bl.a. rätt resurser gör att arbetet inte utförs idag.
På frågan, till dem som samlar in information idag, om vem som varit drivande i att bevara information från webbplats och sociala medier svarar många arkivarie men även att andra yrkesgrupper såsom t.ex. kommunikatör varit drivande i frågan. Många vet inte heller vem som först lyfte frågan om att bevara informationen.
Bevarandet för framtida forskning och uppfyllandet av regelkrav såsom arkivlagen och offentlighetsprincipen är även i fokus för svaren om varför man samlar in information från webben samt hur man vill kunna använda sina arkivkopior och vilka funktioner man söker i en arkiveringslösning. De svarande efterfrågar i lägre grad möjlighet att på olika sätt bearbeta arkivkopiorna i arkiveringslösningen. En specifik publicerings- eller tillgängliggörandelösning för denna typ av information är även lågt prioriterat av merparten, men inte alla, av de svarande.
Slutligen frågade vi om budget för att bevara information publicerad på webben. Några organisationer har en löpande budgetpost för denna typ av arbete medan många avsätter pengar i riktade projekt.
Vi på ArkivIT tar med oss svaren på marknadsundersökningen i det fortsatta arbetet med att utveckla vår tjänst Arkiwera.
Är du nyfiken på att veta mer om vår tjänst eller har tankar om hur den kan bli ännu bättre?
