En spännande händelse i Huddinge kommun: fusion mellan bolag är inget ovanligt. Men fission – att ett bolag delas upp på flera – är mer unikt och innebär andra utmaningar. Inte minst på området arkiv- och informationshantering, då dessa kommunala fastighetsbolag omfattas av det arkiv- och offentlighetsrättsliga regelverket enligt 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen.
Huge Fastigheter anlitade ArkivIT och senior arkivarie Susanne Strangert och arkivarie Pamela Dahlström (i ett senare skede även arkivarierna Marie Morner, Caroline Magnusson och Elin Berg) för uppdraget. Tidsplanen var redan klar för fissionsprojektet: i oktober 2017 skulle fissionen vara formellt genomförd.
Susanne Strangert hade under uppdragets gång även uppdrag att inneha rollen som t.f. arkivarie för Huge Fastigheter/Huge Bostäder.
Delprojektet bestod i sig av tre huvuddrag:
1. Leverans av styrande och redovisande dokumentation för de båda blivande bolagen
Inom denna del ingick att utreda och lägga fram förslag för hur den framtida arkivorganisationen skulle utformas med särskilt avseende på fördelningen av ansvarsområden, roller och arbetsuppgifter för dokument- och arkivhanteringen. Nödvändig dokumentation i form av arkivbeskrivning (hur arkivet, dvs. hanteringen av allmänna handlingar, är organiserat) och arkivförteckning (det dokument som systematiskt enligt klassificeringsschema beskriver vilka arkivhandlingar/uppgifter som är bevarade och var dessa finns/lagras). Sist men inte minst ingick också att se över och uppdatera tidigare dokumenthanteringsplan (Huge Fastigheters processbaserade dokumenthanteringsplan) – det styrdokument som tillhandahåller gällande hanteringsregler för handlingar och uppgifter ur ett livscykelperspektiv för hela verksamheten.
2. Uppdelning av dokumentation och arkivlokaler
En omfattande och nödvändig del i genomförandet av fissionen bestod i att genom förstudie utreda och avgränsa det som skulle fördelas och föras till respektive nybildat bolag. Beslutet om att Huge Fastigheter fick överlämna viss dokumentation till de båda bolagen togs slutligt av kommunfullmäktige i Huddinge kommun.
Arbetet omfattade informationen i analoga handlingar: fastighetsakter, avtal, hyreskontrakt och teknisk dokumentation. Digitala handlingar och uppgifter i IT-system, såväl fastighetsrelaterade som administrativa system, bland annat Huge Fastigheters diarie- och ärendehanteringssystem, hanterades i ett separat delprojekt av Huges IT-chef och samtliga systemförvaltare. Tillsammans med IT-chefen, tillika projektledare för delprojektet Arkiv och information, gjordes en ny mappstruktur för den gemensamma filkatalogen G:/. Den utgick från den processbaserade dokumenthanteringsplanen. Mappägare utsågs, behörigheter tilldelades och samtliga chefer informerades. En stor insats gjordes för att inventera och skapa en användbar förteckning över de många analoga ritningar över fastigheter som skulle knytas till de nya bolagen. Vidare utformades förslag till hur de befintliga arkivlokalerna inom verksamheten bäst kunde fördelas och utnyttjas, både administrativt men också rent praktiskt, och det slutliga förslaget verkställdes genom en serie flyttningar av arkivhandlingar och andra inventarier mellan arkivlokaler.
3. Ordna, förteckna, gallra och leverera Huge Fastigheter med föregångares arkiv
Förutom arkivet för det upphörande bolaget Huge Fastigheter förvarades inom verksamheten handlingar hörande till bolagets föregångare, stora och små men allt som allt nio arkivbildare med material som sträckte sig tillbaka till 1930-talet. Handlingarna var delvis ordnade och förtecknade men ingen leverans till kommunarkivet hade tidigare skett. En stor del av arbetet bestod i att ordna och förteckna det material som ännu inte var leveransklart samt se över, komplettera och skapa arkivredovisning (förteckningar, arkivbeskrivning och -historik) för samtliga arkivbildare. Till sist kunde omkring 80 hyllmeter arkivmaterial levereras till Huddinge kommunarkiv.
I samband med ordnings- och förteckningsarbetet genomfördes också en gallringsutredning av ett stort handlingsbestånd som förvarades inom verksamheten. Viss gallring av allmänna handlingar genomfördes enligt gallringsfrister i angiven dokumenthanteringsplan.
