Under projektets gång utfördes en processkartläggning av myndighetens verksamhet, där nyckelpersoner inom olika verksamhetsområden intervjuades, som resulterade i en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar. De första månaderna genomfördes en förstudie av organisationen och en projektplan togs fram som fastställdes av GD i april 2013. En processkartläggning gjordes av organisationen.
Parallellt med arkivredovisningsprojektet, påbörjades ett projekt för införande av nytt systemstöd för ärendehantering, diarieföring och arkivering i e-arkiv via ärendehanteringssystemet Public 360.
Målet med den nya arkivredovisningen är att Svenska ESF-rådets ärendehantering och arkivering ska följa arkivlagen och Riksarkivets föreskrifter. Arkivredovisningen ska också medverka till att konsolidera och förenkla ärendehanteringen på myndigheten .
Resultat
Klassificeringsstruktur med grafiska processbeskrivningar inkluderande vanligt förekommande handlingstyper, samt en beskrivning av handlingsslag och förvaringsenheter som är nu framtagna i arkivredovisningen och klassificeringsstrukturen är införd i diarieföringssystemet.
I projektet för införande av ärendehanteringssystemet och e-arkivet samverkade ESF-rådets arkivarie med ArkivITs konsult Ebba Södersten, införandeprojektets konsulter och Public 360s leverantörer för att anpassa systemet till organisationens behov och förutsättningar samt till arkivredovisningens regler.
