Sveriges Riksbank skapar årligen stora mängder informationsmaterial som bland annat publiceras på myndighetens webbplats. Tidigare har dessa publikationer även tryckts som pappersutgåvor. Riksbanken avser att ge ut dessa publikationer i endast elektroniskt format samt implementera ett e-arkiv. Då publikationerna ska bevaras elektroniskt är det viktigt att säkerställa att överförande till bevarandeformat (PDF/A) är möjligt.
ArkivIT fick i uppdrag att:
- Utreda och sammanställa anvisningar gällande framställning av elektroniska publikationer genom att presentera förutsättningar för att dokument ska gå att konvertera till PDF/A
- Föreslå arbetssätt och ansvarsfördelning (med avseende på bevarande) vid upprättande av publikationer
- Identifiera arbetssätt som idag hindrar PDF/A konvertering
- Ge förslag till systemstöd för konvertering till och kontroll av PDF/A dokument
ArkivIT genomförde en analys av vad PDF/A är och hur det formatet fungerar med hjälp av branschorganisationen PDF Associations guider, Riksarkivets praktiska och teoretiska guider vad gäller PDF, standarder på området och tester med hjälp av ett konverteringsverktyg, PDF/A Manager. Resultatet av inläsningen och tester samt diskussioner med Riksarkivet, systemleverantören för PDF/A Manager och Riksbanken nuvarande designleverantör för digitala publikationer presenterades i Anvisningar gällande publikationer – Konvertering till PDF/A. För att kunna ge förslag på arbetssätt för Riksbanken har intervjuer med berörda varit vitalt för att få till en bra process. För att underlätta övergången till det nya arbetssättet har även designleverantören intervjuats och denne har bekräftat att de kommer att kunna börja tillämpa arbetssättet framöver.
Resultat
ArkivIT levererade följande:
- Anvisningar gällande elektroniska publikationer – Konvertering till PDF/A
- PDF/A konverterade filer
- Penning- och valutapolitik från 2011:1 till 2014:1
- Ekonomiska kommentarer från 2008-03-06 till 2013-10-14
- Working papers från N 257 till N 284
Med hjälp av ArkivITs konsultstöd har Riksbanken fått rätt förutsättningar för att kunna förbereda sig mot en digital hantering av sina publikationer och uppfylla lagkraven för bevarandeformat. Projektet har lett till att digitala publikationer är framtidssäkrade i ett standardiserat format som inte kräver någon specifik programvara.]]>
